In het scherm Facturatieplanningen (Relatiedossiers > Facturatieplanningen) zie je per relatie (en opdracht) of er een facturatieschema is ingesteld en welk bedrag en welke prijstabel van toepassing zijn. Je kunt hier snel schema’s controleren, gerichte aanpassingen uitvoeren of facturatieplanningen in bulk instellen of vervangen via de globale acties.
In dit artikel lees je hoe je het scherm gebruikt, filters toepast op specifieke situaties en efficiënt acties uitvoert op meerdere relaties tegelijk.
💡 Meer uitleg over de verschillende typen facturatieschema’s en hoe je die toevoegt aan een relatie, vind je in het artikel: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
💡 Facturatieschema’s opzetten en aanpassen? Lees hier hoe: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Zoeken en filteren in het Facturatieplanningen-scherm
Bovenaan het scherm kun je uitgebreide filters toepassen om snel specifieke relaties of facturatieplanningen te vinden.
💡 Combineer filters slim om lijsten van relaties op te stellen waarop je vervolgens globale acties kunt uitvoeren.
Standaardfilters in de facturatieplanningen
- Relatie: Zoek en selecteer een specifieke relatie.
- Type: Filter op het type relatie (Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon).
- Facturatieschema's: Filter op bijvoorbeeld “Met facturatieschema”, “Zonder facturatieschema”, "Met inactief facturatieschema", “Abonnement”, “Urenbasis”, "Met “Factureren aan”", enz.
Extra filters onder 'Meer filters' in de facturatieplanningen
Klik op Meer filters om extra criteria toe te passen voor een gerichtere zoekopdracht. De beschikbare filters zijn onder andere:
- Bedrag vanaf / Bedrag tot: Filter op een minimumbedrag, maximumbedrag of beide.
- BTW-tijdvak: Filter op de btw-aangiftefrequentie van de relatie (maandelijks, per kwartaal, enzovoorts).
- Eigen bedrijven: Beperk het overzicht tot relaties die gekoppeld zijn aan een specifiek eigen bedrijf.
- Einde boekjaar: Filter relaties op basis van hun datum van boekjaarafsluiting.
- Hoe registraties 'buiten abonnement' factureren?: Filter op hoe registraties buiten abonnement worden gefactureerd: volgens de algemene instelling, op een aparte factuur of samen met het abonnement.
- Hoe registraties 'niet in voorschot' factureren?: Filter op hoe registraties buiten het voorschot worden gefactureerd: volgens de algemene instelling, op de afrekening, op een aparte factuur of samen met het voorschot.
- Inactieve relaties: Toon ook relaties die momenteel als inactief zijn gemarkeerd.
- Labels (met): Zoek relaties die bepaalde labels bevatten. Je kunt hierbij filteren op “EN” of “OF”.
- Labels (zonder): Zoek naar relaties waar specifieke labels juist ontbreken.
- Medewerkertypen: Selecteer op het type medewerker dat aan de relatie is gekoppeld (bijv. verantwoordelijke, partner, facturatie, vervanger).
- Prijstabel: Filter op de toegepaste prijstabel (zoals “Standaard” of specifieke tabellen).
- Relatiegroepen: Beperk tot relaties binnen een bepaalde relatiegroep.
- Relatiekiezer: Filter op meerdere specifieke relaties door deze één voor één in te geven
- Opdrachtsjabloon: Filter op het gebruikte opdrachtsjabloon.
- Startdatum relatie vanaf / tot: Filter op relaties die gestart zijn binnen een bepaalde periode.
Filters terugzetten
Klik op Filters terugzetten om alle actieve filters te wissen en het volledige overzicht opnieuw te tonen.
Overzichtstabel in het Facturatieplanningen-scherm
De overzichtstabel van de facturatieplanningen toont per relatie en opdracht het toegepaste facturatieschema. Daarnaast zie je ook de volgende informatie:
- Opdracht: De toegewezen opdracht, mits er met opdrachten wordt gewerkt.
- Unieke ID code: De automatisch toegekende ID-code van de opdracht, opgebouwd uit de APR-code van de relatie en een volgnummer.
- Facturatieschema: Het toegepaste schema — “Geen facturatieschema” of Factureren aan. Indien van toepassing, de relatie waarnaar wordt gefactureerd.
- Bedrag: Het bedrag bij abonnements-, voorschot- of afrekeningsschema’s.
- Hoe registraties 'buiten abonnement' factureren?
- Hoe registraties 'niet in voorschot' factureren?
- Prijstabel: De toegepaste prijstabel.
Zie je niet alle kolommen? Klik dan op Kolommen aanpassen en vink de kolommen aan of uit die je wel of niet wilt tonen.
💡 Klik op de kolomtitels Relatie, Opdracht of Bedrag om de tabel oplopend of aflopend te sorteren.
Acties in het scherm Facturatieplanningen
Exporteren naar Excel
Klik op Exporteren naar Excel om een Excel-bestand te downloaden met het overzicht van de facturatieplanningen. Handig voor eigen verwerking, rapportage of archivering.
Actieknoppen per regel in de facturatieplanning
Aan het einde van elke rij in de overzichtstabel vind je een actieknop:
-
Facturatiegeschiedenis openen
: Bekijk eerder gefactureerde bedragen en andere relevante facturatie-informatie voor deze relatie.
Globale acties in de Facturatieplanningen
Wil je voor meerdere relaties tegelijk acties uitvoeren op hun facturatieplanning? Dan zijn de globale acties daar bij uitstek geschikt voor. Hiermee kun je efficiënt schema’s in bulk instellen, bedragen aanpassen, medewerkers wijzigen of klanten informeren.
Welke globale actie je gebruikt, hangt af van wat je wil doen: een volledige facturatieplanning opzetten, of slechts een specifiek onderdeel aanpassen.
Hoe voer je een globale actie uit?
- Selecteer één of meerdere relaties met het selectievakje aan het begin van de rij, of gebruik het selectievakje bovenaan de overzichtstabel.
Zodra je één of meerdere relaties hebt aangevinkt, wordt de knop Globale acties actief.
- Klik op Globale acties en kies de gewenste actie.
Globale actie: Facturatieplanning instellen
Met de globale actie Facturatieplanning instellen stel je in één keer nieuwe facturatieplanningen in voor meerdere relaties, of vervang je bestaande facturatieplanningen volledig.
Je definieert daarbij telkens een volledige facturatieplanning: het type facturatieschema (zoals abonnement, voorschot/afrekening of urenbasis), de startdatum, eventueel een bedrag, een specifieke grootboekrekening en de manier waarop bestaande facturatieplanningen worden behandeld.
Wanneer gebruik je ‘Facturatieplanning instellen’?
Deze globale actie is bedoeld voor situaties waarin je facturatieplanningen nog moet opzetten of opnieuw instellen, en niet om afzonderlijke onderdelen van bestaande facturatieplanningen aan te passen.
- Bij de start van AdminPulse, wanneer voor veel relaties nog geen facturatieplanning is ingesteld.
- Bij het aanmaken van meerdere nieuwe relaties, bijvoorbeeld tijdens een onboarding of migratie.
- Wanneer je bewust bestaande facturatieplanningen volledig wilt vervangen voor een groep relaties.
Globale actie: Bedrag aanpassen
De globale actie Bedrag aanpassen maakt het mogelijk om in één keer abonnement- of voorschotbedragen van meerdere relaties te wijzigen. Ideaal om bestaande bedragen te corrigeren, indexeren of standaardiseren.
👉 Volledige uitleg vind je in: FAQ - Hoe kan ik abonnementsbedragen aanpassen of indexeren in AdminPulse?
Globale actie: Prijstabel aanpassen
Via de globale actie Prijstabel aanpassen kun je de prijstabellen in bulk wijzigen die aan facturatieplanningen zijn gekoppeld – per relatie of per opdracht. Je kunt ook de prijstabel van de geselecteerde opdrachten leegmaken, zodat de prijstabel van de relatie wordt gebruikt. Hiermee pas je in één handeling je tarievenstructuur aan voor een hele groep klanten.
Gebruik Prijstabel aanpassen wanneer je overstapt op een nieuwe prijstabel, diensten opnieuw geprijsd zijn of je een uniforme tariefstructuur wilt doorvoeren.
Globale actie: Medewerker aanpassen
Met de globale actie Medewerker aanpassen pas je in bulk één specifiek type medewerker aan voor meerdere relaties of opdrachten. Je geeft in het keuzemenu aan welk type medewerker je wilt wijzigen – zoals de verantwoordelijke, facturatiemedewerker, vervanger, partner of een ander type. Bij opdrachten kun je ook aangeven dat een medewerker verwijderd moet worden, zodat de medewerker op relatieniveau automatisch wordt overgenomen.
Daarnaast kun je ervoor kiezen om de wijziging automatisch door te voeren in bestaande taken waarbij die medewerker momenteel is toegewezen. Zo beheer je de taakverantwoordelijkheden ook meteen in één efficiënte actie.
Deze actie is bijzonder handig bij interne teamwissels, het herverdelen van werk of tijdelijke vervanging.
Globale actie: Veld aanpassen
Pas in één keer hetzelfde veld aan voor meerdere geselecteerde facturatieplanningen. Zo wijzig je snel een instelling per opdracht, zoals de Begindatum, Betaalmethode of Verzendmethode facturen.
- Kies in het menu Globale acties voor Veld aanpassen.
- Selecteer het veld dat je wilt wijzigen.
- Vul de nieuwe waarde in of selecteer deze.
- Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Welke velden kun je aanpassen?
Via de globale actie Veld aanpassen kun je de volgende velden voor meerdere geselecteerde facturatieplanningen tegelijk wijzigen:
- Begindatum
- Betaalmethode
- Creditnota sjabloon
- Factuursjabloon
- Sjabloon voor factuurspecificatie
- Type factuurspecificatie
- Verzendmethode facturen
Globale actie: E-mail verzenden
Met de actie E-mail verzenden stuur je met één klik dezelfde e-mail naar meerdere geselecteerde relaties. Je kunt hiervoor een bestaand e-mailsjabloon gebruiken of een geheel eigen tekst schrijven.
Gebruik deze functie om je klanten snel te informeren over wijzigingen in hun facturatieschema, prijsaanpassingen of andere praktische mededelingen.
Globale actie: Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken
Met de actie Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken kun je eerder verwijderde factuurvoorstellen voor een bepaald facturatieschema opnieuw genereren. Je selecteert zelf welke factuur opnieuw aangemaakt moet worden en met welke factuurdatum.
Deze actie is handig wanneer een voorstel per ongeluk is verwijderd, of wanneer je aanpassingen hebt gedaan die opnieuw doorgevoerd moeten worden.
Globale actie: Volgende facturatieplanning uitvoeren
Wil je een factuur eerder factureren? Gebruik dan de globale actie Volgende facturatieplanning uitvoeren. Daarmee wordt het eerstvolgende factuurvoorstel direct aangemaakt voor één of meer relaties.
Wanneer ‘Volgende facturatieplanning uitvoeren’ gebruiken?
- Als je een factuur voor een klant eerder dan gepland wil opmaken
- Voor het vooraf klaarzetten van facturen bij vakantieperiodes of weekenden
- Om je werkdruk te spreiden rond de maandafsluiting
👉 Let op: registraties die na het aanmaken van het voorstel worden ingevoerd, worden hierin niet automatisch meegenomen en moeten handmatig worden toegevoegd.
Globale actie: Label toevoegen aan relatie
Met de globale actie Label toevoegen aan relatie voeg je hetzelfde label toe aan meerdere relaties tegelijk.
Filter eerst de relaties waarop je het label wilt toepassen. Selecteer daarna de gewenste relaties en kies via Globale acties de actie Label toevoegen aan relatie.
Dit label kan dienen als tussenstap om deze relaties later ook in andere schermen van AdminPulse gemakkelijk terug te vinden of verder te verwerken.
Globale actie: Taakfacturatie uitvoeren
Bij gebruik van taakfacturatie worden factuurvoorstellen normaal automatisch aangemaakt in de nacht nadat je de taak hebt afgevinkt. Wil je daar niet op wachten, dan gebruik je de globale actie Taakfacturatie uitvoeren om direct factuurvoorstellen aan te maken voor geselecteerde relaties met taken die afgevinkt zijn.
Filter eerst de relaties waarvoor je de taakfacturatie wilt uitvoeren. Selecteer daarna de gewenste relaties en kies via Globale acties de actie Taakfacturatie uitvoeren.
💡 Is een factuurvoorstel op basis van taakfacturatie per ongeluk verwijderd? Dan kun je het opnieuw laten aanmaken via de globale actie Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken.