Peppol maakt het mogelijk om e-facturen veilig en gestandaardiseerd te verzenden en ontvangen.
In dit artikel beantwoorden we veelgestelde vragen over het gebruik van Peppol.
⏭️ Wil je starten met Peppol in AdminPulse? Bekijk dan ook onze artikelreeks: Aan de slag: Peppol en AdminPulse
Waarom zou ik Peppol gebruiken?
In Nederland is e-facturatie naar de overheid verplicht sinds 1 april 2019. Dit betekent dat alle leveranciers van de Nederlandse overheid hun facturen als elektronische factuur moeten indienen. Dit geldt voor rijksinstanties, gemeenten, provincies en andere aanbestedende diensten. Hiermee voldoet Nederland aan de Europese richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturering bij overheidsopdrachten.
Naast verplichtingen voor overheidsleveranciers wordt Peppol ook steeds vaker in het bedrijfsleven gebruikt voor B2B-transacties vanwege de gestandaardiseerde en veilige verwerking van facturen.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
- Veiligheid: Elke verzender en ontvanger wordt geïdentificeerd, en facturen worden versleuteld verzonden.
- Uniform formaat: Dankzij het UBL-formaat kunnen alle softwarepakketten facturen correct verwerken.
- Efficiëntie: Automatisering bespaart tijd en voorkomt fouten in het facturatieproces.
- Snelheid: Facturen via Peppol worden doorgaans binnen 10 minuten na verzending ontvangen.
- Bescherming tegen fraude: Facturen kunnen niet worden onderschept of gewijzigd.
- Betrouwbare levering: Facturen raken niet kwijt en worden altijd correct afgeleverd.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is een netwerk dat is gebouwd op Europese standaarden, waar erkende Access Points met elkaar samenwerken.
Bedrijven melden zich aan via een Peppol Access Point om e-facturen te versturen of te ontvangen. Als je een e-factuur verzendt via een Access Point, wordt deze veilig versleuteld en afgeleverd via het Peppol-netwerk bij het Access Point van de ontvanger.
Voor B2G-transacties (Business to Government) met de Nederlandse overheid is het verplicht om e-facturen via het Digipoort-platform te verzenden. Digipoort is een centraal systeem dat Peppol als transportmechanisme gebruikt. Als je Peppol gebruikt, voldoe je automatisch aan deze wettelijke verplichting.
Facturen verzenden via Peppol
Om e-facturen via Peppol te verzenden, moet je bedrijf geregistreerd zijn bij ten minste één Access Point. In AdminPulse gebeurt dit via de Peppol-integratie. Zodra je bedrijf is aangesloten op Peppol, kun je facturen versturen naar alle andere Peppol-gebruikers volgens het "connect one, connect to all"-principe.
Facturen ontvangen via Peppol
Een bedrijf dat facturen wil ontvangen via Peppol moet zich registreren bij een erkend Access Point. Zodra de ontvanger is aangesloten op een Peppol-Access Point, kan de factuur rechtstreeks worden ingelezen in de boekhoudsoftware.
Afhankelijk van het gekozen Access Point kan de ontvanger een e-mailmelding krijgen met de factuur als pdf-bijlage. Niet alle Access Points bieden deze functie standaard aan.
(Bron: 4-corner model - PEPPOL)
Kan AdminPulse ook Peppol-facturen ontvangen?
Nee, AdminPulse ondersteunt alleen het verzenden van facturen via Peppol. Wil je facturen ontvangen via Peppol? Dan moet je hiervoor een apart Peppol-Access Point gebruiken, bijvoorbeeld via je (pre-)accountingsoftware zoals Exact.
Hoe begin ik met Peppol?
Wil je starten met het verzenden van facturen via Peppol vanuit AdminPulse? Lees dan dit artikel over de Peppol-integratie, waarin je stap voor stap wordt begeleid: Peppol: Handleiding voor het opzetten van een connectie om facturen te verzenden
Kan ik Peppol-facturen naar buitenlandse klanten sturen?
Je kunt via Peppol ook facturen versturen naar bedrijven in het buitenland (zeker naar België). Houd er wel rekening mee dat sommige buitenlandse softwarepakketten een ander UBL-formaat gebruiken of verwachten.
AdminPulse ondersteunt het Europese Peppol BIS Billing 3.0-formaat en het UBL.BE-formaat.
Ontvangt de eindklant mijn factuur via e-mail?
Of een klant een e-mail ontvangt bij een Peppol-factuur, hangt af van het Access Point waarop hij is aangesloten en het boekhoudpakket dat hij gebruikt. Sommige versturen automatisch een e-mail, maar dat is niet altijd het geval.
Wil je dat AdminPulse naast Peppol ook een factuur per e-mail verstuurt? Lees dan dit artikel over hoe je dat instelt: FAQ - Facturen verzenden: Hoe stel ik de verzendmethode in en wat zijn de gevolgen?
Worden de PDF en factuurdetails meegestuurd via Peppol?
AdminPulse stuurt altijd:
- het XML-bestand (verplicht binnen Peppol),
- de PDF van de factuur (en de eventuele factuurdetails)
Deze pdf-documenten worden opgenomen in het Peppol-"bericht". Let op: niet alle softwarepakketten kiezen ervoor om die pdf’s zichtbaar te maken voor de eindgebruiker.
Worden betaallinks of QR-codes via Peppol meegestuurd?
Een betaallink of QR-code wordt niet opgenomen in het XML-bestand van een Peppol-factuur. Binnen de Peppol-standaard bestaat hiervoor geen apart veld en het is niet mogelijk om extra elementen aan de XML toe te voegen.
De betaallink of QR-code die op de PDF van de factuur staat, wordt wel via Peppol meegestuurd, omdat de PDF als bijlage aan het Peppol-bericht wordt toegevoegd.
👉 Of je klant deze betaallink of QR-code daadwerkelijk te zien krijgt, hangt af van de software waarmee de factuur wordt ontvangen en van de manier waarop die software omgaat met meegestuurde PDF-bijlagen.
Waarom ziet mijn klant de factuur soms anders dan in AdminPulse?
Via Peppol verstuur je altijd een XML-bestand met alle factuurgegevens in een gestructureerd formaat. AdminPulse voegt ook de pdf van de factuur en (indien geactiveerd) de factuurdetails toe.
De ontvangende software beslist echter zelf hoe de factuur wordt weergegeven.
Dat kan betekenen dat je klant:
- alleen een eigen gegenereerde visualisatie ziet op basis van de XML,
- zowel de eigen visualisatie als de meegeleverde pdf ziet,
- of enkel de XML-visualisatie zonder pdf-bijlagen.
Zelfs wanneer de AdminPulse-pdf en details correct zijn meegestuurd, kan het zijn dat de ontvangende software ze niet toont. Dat gedrag wordt volledig bepaald door het pakket dat de factuur ontvangt.
Kan ik extra metadata of details meesturen voor een betere weergave bij de ontvanger?
Je kunt zelf geen extra metadata toevoegen om de weergave in het andere pakket te beïnvloeden. De visualisatie is altijd afhankelijk van de ontvangende software.
AdminPulse biedt wel de instelling “Factuurregels samentellen voor eInvoice” (Instellingen > Algemene instellingen > sectie Facturatie-instellingen).
- Als deze instelling aanstaat, worden regels met hetzelfde type, hetzelfde btw-percentage, hetzelfde kortingspercentage en hetzelfde grootboekrekeningnummer samengevoegd.
- Als je meer detail wilt meesturen, kun je deze instelling uitschakelen, maar dan worden alle individuele regels zichtbaar in de XML.
Zie ook: Algemene instellingen
Kan ik Peppol activeren als ik al bij een andere partij geregistreerd ben?
Je kunt jouw bedrijf aanmelden bij meerdere verzendende Access Points om facturen via Peppol te versturen. AdminPulse maakt gebruik van het Access Point van Codabox (Ibanity).
Facturen ontvangen via Peppol kan echter maar via één Access Point. Dit moet je zelf regelen, meestal via je (pre-)accountingsoftware zoals Exact.
Als je Peppol via AdminPulse activeert, registreer je alleen bij een verzendend Access Point. Dit heeft geen invloed op je bestaande registratie bij een ander Access Point voor het ontvangen van facturen.
💡Meer informatie
Voor meer informatie over e-factureren in Nederland, bekijk de volgende bronnen: