In AdminPulse kun je grootboekrekeningen op verschillende niveaus instellen. AdminPulse gebruikt altijd de meest specifieke rekening die beschikbaar is. Zo komen factuurregels op de juiste grootboekrekening terecht en verloopt de gegevensoverdracht naar je boekhoudpakket correct.
In dit artikel lees je in welke volgorde AdminPulse de grootboekrekening bepaalt en waar je de verschillende rekeningen instelt.
In welke volgorde bepaalt AdminPulse de grootboekrekening?
Een specifieke instelling heeft altijd voorrang op een algemenere instelling. Voor kosten-, uren- en afstandsregistraties doorloopt AdminPulse automatisch de niveaus van specifiek naar algemeen. AdminPulse gebruikt de eerste grootboekrekening die is ingevuld.
| Niveau (specifiek → algemeen) |
Kostenregistraties | Uren- en afstandsregistraties |
|---|---|---|
| 1. Factuurregel (handmatig) | Grootboekrekening die je zelf op de factuurregel invult | |
| 2. Facturatieschema van een opdracht | Grootboekrekening kosten | Grootboekrekening (alleen bij facturatie op urenbasis) |
| 3. Prijslijstitem | Grootboekrekening van het prijslijstitem | Grootboekrekening van het prijslijstitem |
| 4. Bedrijfsniveau (algemene instellingen) | Standaard grootboekrekening kosten en vervolgens Standaard grootboekrekening | Standaard grootboekrekening |
Op een individuele factuurregel van een factuurvoorstel kun je de grootboekrekening nog handmatig invullen of aanpassen. Die rekening heeft voorrang op de rekening die AdminPulse automatisch bepaalt.
Voor abonnements- en voorschotregels stel je de grootboekrekening apart in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen. Meer informatie vind je verder in dit artikel.
Grootboekrekeningen voor klantfacturatie instellen
Standaard grootboekrekeningen per eigen bedrijf instellen
Via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen kun je per eigen bedrijf grootboekrekeningen invullen voor:
- Standaard
- Standaard kosten
- Abonnementen
- Voorschotten
- Administratiekosten
- Kortingen
AdminPulse vult de standaard grootboekrekening automatisch in:
- wanneer je een nieuw item aan de prijslijst toevoegt;
- wanneer je een factuurregel toevoegt op basis van een prijslijstitem zonder eigen grootboekrekening.
👉 Vul daarom de standaard grootboekrekening in voordat je items aan de prijslijst toevoegt.
Grootboekrekening voor kosten instellen
In het facturatieschema van een opdracht zijn de grootboekrekeningen opgesplitst in Grootboekrekening voor urenregistraties en Grootboekrekening kosten voor kostenregistraties.
Zo kun je voor een opdracht op urenbasis een specifieke grootboekrekening gebruiken voor urenregistraties, terwijl kostenregistraties de grootboekrekening van het prijslijstitem blijven gebruiken. Laat daarvoor het veld Grootboekrekening kosten leeg. Ook voor abonnementen en voorschotten is er een aparte grootboekrekening voor kosten.
Je kunt deze rekeningen op de volgende niveaus instellen:
- per eigen bedrijf via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen;
- op een opdrachtsjabloon;
- per relatie in het facturatieschema van een opdracht.
Voor kostenregistraties gebruikt AdminPulse de eerste beschikbare rekening in deze volgorde:
- Grootboekrekening kosten van het facturatieschema
- Grootboekrekening van het prijslijstitem
- Standaard grootboekrekening kosten
- Standaard grootboekrekening
Laat je Standaard grootboekrekening kosten leeg, dan blijft AdminPulse werken zoals voorheen.
Grootboekrekeningen voor prijslijstitems instellen
Wanneer je via Registratie > Prijslijst met de knop '+Toevoegen' een item aan de prijslijst toevoegt, vult AdminPulse automatisch de standaard grootboekrekening in. Je kunt die rekening indien nodig per prijslijstitem aanpassen.
Wanneer je registraties aan een factuurvoorstel toevoegt, gebruikt AdminPulse de grootboekrekening van het bijbehorende prijslijstitem.
Grootboekrekeningen voor abonnementen en voorschotten instellen
Gebruik je een facturatieschema van het type abonnement of voorschot/afrekening? Dan neemt AdminPulse abonnements- en voorschotregels op in de factuur. Deze regels zijn niet gebaseerd op prijslijstitems.
De standaard grootboekrekeningen voor abonnements- en voorschotregels stel je in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen. Factuurregels van het type Abonnement of Voorschot krijgen automatisch de bijbehorende grootboekrekening.
Wanneer je een facturatieschema aanmaakt, vult AdminPulse de standaard grootboekrekening voor abonnementen of voorschotten automatisch in. Je kunt die rekening vervolgens per relatie aanpassen in het facturatieschema.
Grootboekrekening bij facturatie op urenbasis
Bij een facturatieschema van het type urenbasis krijgt het veld Grootboekrekening voor uren- en afstandsregistraties voorrang op de grootboekrekening van het prijslijstitem. Is dat veld leeg, dan gebruikt AdminPulse de grootboekrekening van het prijslijstitem. Kostenregistraties gebruiken het veld Grootboekrekening kosten, ongeacht het type facturatieschema.
Grootboekrekening voor administratiekosten instellen
Voor administratiekosten die als aparte regel op de factuur verschijnen, kun je een specifieke grootboekrekening instellen via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Grootboekrekening voor kortingen instellen
Voor kortingen op facturen kun je een aparte grootboekrekening instellen. Zo kun je kortingen afzonderlijk volgen in de boekhouding. Je stelt deze rekening in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Grootboekrekeningen voor interne facturatie
Werk je met interne facturatie tussen je eigen bedrijven? Dan stel je daarvoor aparte grootboekrekeningen in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen:
- Standaard grootboekrekening interne facturatie
- Grootboekrekening interne facturatie tijd
- Grootboekrekening interne facturatie kost
Op een interne factuur gebruikt AdminPulse:
- Grootboekrekening interne facturatie tijd voor factuurregels met urenregistraties;
- Grootboekrekening interne facturatie kost voor factuurregels met kostenregistraties;
- Standaard grootboekrekening interne facturatie voor andere regeltypen of wanneer de specifieke rekening voor uren- of kostenregistraties niet is ingevuld.
Is ook de Standaard grootboekrekening interne facturatie niet ingevuld? Dan gebruikt AdminPulse eerst de grootboekrekening van het prijslijstitem en vervolgens de Standaard grootboekrekening.
Meer informatie vind je in Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik.
Overzicht van de verschillende instelniveaus
| Niveau | Waar instellen | Toepassing |
|---|---|---|
| Eigen bedrijf | Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen | Algemene standaardgrootboekrekeningen voor onder meer kosten, abonnementen, voorschotten, kortingen en administratiekosten |
| Prijslijstitem | Registratie > Prijslijst | Specifieke rekening voor uren-, afstands- of kostenregistraties |
| Opdrachtsjabloon | Instellingen > Opdrachtsjablonen | Grootboekrekeningen die automatisch worden ingevuld bij nieuwe opdrachten |
| Facturatieschema per relatie | Relatie > Facturatieplanning | Afwijkende grootboekrekeningen voor een specifieke relatie |
| Factuurregel | Facturatie > Factuurvoorstellen > per factuurvoorstel | Handmatige uitzonderingen |
Integratie met boekhoudsoftware
Zorg ervoor dat de grootboekrekeningen in AdminPulse overeenkomen met de rekeningen in je boekhoudpakket. Zo worden de gegevens correct gesynchroniseerd. Hoe grootboekrekeningen precies worden verwerkt, verschilt per boekhoudpakket.