In AdminPulse stel je grootboekrekeningen op verschillende niveaus in. Als je dat correct doet, zullen zowel de facturatie als de gegevensoverdracht naar je boekhoudpakket veel vlotter verlopen. Dat bespaart tijd en zorgt voor een soepele en correcte verwerking in de boekhouding.
In dit artikel lees je hoe de hiërarchie van grootboekrekeningen in elkaar zit en waar je welke instellingen opgeeft.
Op welk niveau stel je grootboekrekeningen in?
Grootboekrekeningen volgen een vaste hiërarchie: instellingen op een lager niveau overschrijven de meer algemene.
- Factuurregelniveau (meest specifiek)
Je kunt per individuele factuurregel een grootboekrekening instellen. Dit is het meest specifieke niveau en overschrijft alle andere. - Facturatieschema – per relatie
Je kunt per relatie in het facturatieschema een aangepaste grootboekrekening instellen. Dit overschrijft de instelling op prijslijstniveau. - Prijslijstniveau
Elk item in de prijslijst kan gekoppeld worden aan een eigen grootboekrekening. Deze wordt standaard gebruikt, tenzij er op lager niveau iets specifieks is ingesteld. - Bedrijfsniveau (algemene instellingen)
Dit zijn de standaard grootboekrekeningen die worden gebruikt als er geen andere instellingen zijn opgegeven.
Waar stel je grootboekrekeningen in?
Via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen kun je per eigen bedrijf grootboekrekeningen instellen voor:
- Standaard
- Abonnementen
- Voorschotten
- Administratiekosten
- Kortingen
De standaard grootboekrekening instellen
De standaard grootboekrekening wordt automatisch voorgesteld:
- Bij het aanmaken van een nieuw item in de prijslijst
- Bij het toevoegen van een factuurregel op basis van een prijslijstitem zonder eigen grootboekrekening
👉 Daarom adviseren we om eerst de standaard grootboekrekening in te stellen voordat je aan de prijslijst begint.
Grootboekrekeningen in de prijslijst instellen
Wanneer je een item toevoegt in de prijslijst (Registratie > Prijslijst > knop '+Toevoegen'), wordt automatisch de standaard grootboekrekening ingevuld. Je kunt dit nummer aanpassen indien gewenst.
Voor registraties wordt de grootboekrekening uit de prijslijst automatisch gebruikt bij het aanmaken van een factuurvoorstel.
Grootboekrekeningen voor abonnement en voorschot instellen
Werk je met een facturatieschema van het type abonnement of voorschot/afrekening? Dan worden abonnements- en voorschotregels opgenomen op de factuur. Deze regels zijn niet gebaseerd op prijslijst-items.
De standaard grootboekrekeningen voor abonnement- en voorschotregels stel je in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen. Factuurregels van het type 'Abonnement' of 'Voorschot' krijgen dan automatisch de ingestelde grootboekrekening.
Bij het aanmaken van het facturatieschema wordt deze ingestelde grootboekrekening automatisch toegepast voor abonnement en voorschot. Je kunt dit ook per relatie aanpassen in het facturatieschema.
Grootboekrekening en facturatie op urenbasis
Wanneer je werkt met een facturatieschema van het type urenbasis:
- Worden geregistreerde prestaties gekoppeld aan de grootboekrekening van het prijslijstitem
- Tenzij er in het facturatieschema zelf een grootboekrekening is ingesteld – dan wordt die toegepast.
Grootboekrekening voor administratiekosten instellen
Voor administratiekosten die als aparte regel op de factuur verschijnen, kun je een specifieke grootboekrekening instellen via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Grootboekrekeningen voor kortingen instellen
Kortingen op facturen kunnen geboekt worden op een aparte grootboekrekening – handig om dit apart bij te houden in de boekhouding. Je stelt deze in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Overzicht: waar stel je de grootboekrekeningen in?
| Niveau | Waar instellen | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Eigen bedrijf (algemeen) | Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen | Standaardgrootboekrekeningen voor abonnementen, kortingen, administratiekosten... |
| Prijslijst-item | Registratie > Prijslijst | Specifiek per type kost/tijd/afstand |
| Facturatieschema per relatie | Relatie > Facturatieplanning | Grootboekrekening specifiek per relatie |
| Factuurregel | Facturatie > Factuurvoorstellen > per factuurvoorstel (handmatig) | Uitzonderingen |
Integratie met boekhoudsoftware
Zorg ervoor dat de grootboekrekeningen die je gebruikt overeenkomen met die in je boekhoudsoftware. Dat garandeert een correcte synchronisatie. De exacte verwerking van grootboekrekeningen kan verschillen afhankelijk van het boekhoudpakket dat je gebruikt.