Dans la section 'Lettres', vous gérez les lettres liées à une relation. Vous pouvez y créer de nouvelles lettres à partir d’un modèle de lettre, ou ajouter des lettres existantes à la relation.
Les lettres sont affichées dans un tableau avec les colonnes 'Date du document', 'Type', 'Nom', 'Date de début', 'Date de fin' et 'Statut'. Vous pouvez modifier directement la date du document, la date de début et la date de fin dans le tableau en cliquant sur la valeur.
Les lettres dont la date de fin est dépassée ne sont pas affichées automatiquement dans le tableau. L’option 'Montrer inactif' vous permet quand même de les afficher. Cette option apparaît uniquement lorsqu’au moins une lettre avec une date de fin dépassée est présente.
Le bouton 'Créer lettre' vous permet de créer une nouvelle lettre à partir d’un modèle de lettre. Pour cela, vous devez d’abord créer un modèle de lettre via Paramètres > Modèles de lettres.
Le bouton 'Charger un document' vous permet d’ajouter une lettre existante à la relation. Vous pouvez charger un fichier Word ou PDF. La lettre chargée apparaît ensuite à la fois dans la section 'Lettres' du dossier relation et dans l’écran central 'Documents'.
💡 Vous chargez une version scannée d’une lettre qui a été créée précédemment dans AdminPulse et cette lettre contient un code QR ? AdminPulse peut alors reconnaître la lettre et la lier à la lettre d’origine. Dans ce cas, la lettre chargée n’apparaît pas toujours comme une nouvelle ligne distincte. Vous trouverez plus d’informations dans l’article Code QR dans la reconnaissance des documents.
En cliquant sur le nom d’une lettre, vous l’ouvrez pour la consulter. Vous pouvez alors notamment la télécharger, la modifier ou la remplacer.
Pour chaque lettre, vous pouvez aussi utiliser le menu 'Plus d'actions' à la fin de la ligne. Ce menu vous permet notamment de télécharger la lettre ou de l’envoyer par e-mail, d’envoyer ou d’annuler une demande de signature, de marquer la lettre comme signée, de la remplacer, de la modifier ou de la supprimer. Les actions disponibles dépendent du type de fichier et du statut de la lettre.
Vous voulez effectuer une action pour plusieurs lettres en même temps ? Cochez alors les lettres souhaitées et utilisez le menu 'Action globale' en haut à droite. Vous pouvez y envoyer une demande de signature en une seule fois ('Envoyer la demande de signature') ou supprimer les lettres sélectionnées ('Supprimer les documents').
⏭️ Prochaine étape : explorez la section du fichier de relation suivante : Le dossier relation - section Légal
🎥 Découvrez la section Lettres étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu de la section Lettres des dossiers relation :