Dans AdminPulse, vous avez la possibilité d’imputer en interne une facture provisoire. Cela signifie que vous créez une facture, mais qu'il s'agit uniquement d'une facture interne qui n'est pas envoyée au client.
Exemples:
Vous travaillez avec un acompte/règlement. Le règlement revient finalement à un montant si faible que vous ne souhaitez pas envoyer de facture supplémentaire à ce sujet. Vous pouvez imputer ce règlement en interne.
Pour une certaine mission, vous avez convenu d'un montant forfaitaire avec votre client. Ce montant est facturé au début de la mission. Lors de la réalisation de la mission, les employés génèrent des enregistrements. Ces enregistrements ne doivent plus être facturés au client. Vous pouvez les imputer en interne.
Comment imputer en interne une facture provisoire?
- Allez via le menu Facturation à l'écran des Factures provisoires
- Pour la facture provisoire, cliquez complètement à droite sur les boutons d'action sur la flèche pour voir les actions supplémentaires dans le déroulant.
- Cliquez dans la liste sur Imputation interne
- Un écran s'ouvre alors où vous pouvez
- adapter la date de facture à la date souhaitée
- éventuellement saisir une remarque expliquant pourquoi vous imputez en interne cette facture
- Cliquez sur Sauver pour imputer en interne la facture provisoire.
Comment imputer en interne des factures provisoires en masse?
Vous pouvez imputer en interne plusieurs factures provisoires à la fois en utilisant une action globale.
Pour cela, procédez comme suit:
- sélectionnez les factures provisoires
- choisissez l'option Imputer en interne parmi les actions globales
- ensuite, renseignez la date de facture souhaitée et éventuellement ajoutez une remarque expliquant pourquoi vous souhaitez imputer en interne ces factures provisoires
- cliquez sur Sauver
Comment reconnaître une facture imputée en interne?
Une facture imputée en interne n'a pas de numéro de facture. Au lieu d'un numéro de facture, vous verrez "imputée en interne" dans AdminPulse.
Cliquez dans l'écran des factures sur Filtres avancés pour activer le filtrage supplémentaire des factures imputées en interne. Vous pouvez choisir entre:
- Tous: ce sont les factures standard et les factures imputées en interne
- Imputé en interne: cela montre uniquement les factures imputées en interne
- Non imputé en interne: ce sont uniquement les factures standard sans les factures imputées en interne
Quelle est la différence entre une facture imputée en interne et une facture standard?
Contrairement à une facture standard, pour une facture imputée en interne, il n'est pas possible de:
- envoyer cette facture
- ajouter un paiement
- télécharger la facture en PDF
Les actions suivantes sont bien possibles pour une facture imputée en interne:
- télécharger un détail
- Événements
- Aperçu de l'enregistrement: AdminPulse ouvre alors l'aperçu des enregistrements avec les enregistrements de la facture imputée en interne
- Exporter les enregistrements
- Historique de facturation: c'est l'historique général de facturation de la relation.
💡Les factures imputées en interne ne sont pas affichées dans l'historique de facturation. - Annuler l'imputation interne: utilisez cette action pour supprimer la facture et remettre les enregistrements dans une facture provisoire
💡Étant donné qu'une facture avec imputation interne n'a pas de numéro de facture, vous pouvez toujours utiliser l'action Annuler l'imputation interne pour une facture imputée en interne, indépendamment du fait que d'autres factures imputées en interne aient été émises par la suite.
Comment reconnaître un enregistrement imputé en interne?
Dans l'Aperçu des enregistrements, vous reconnaîtrez un enregistrement associé à une facture imputée en interne car dans la colonne Facture, il est indiqué "Imputée en interne" avec la date de la facture:
💡Comme pour d'autres enregistrements standard associés à une facture numérotée, vous ne pouvez plus modifier cet enregistrement.
Comment les enregistrements imputés en interne apparaissent-ils dans le rapport de rentabilité client
Les enregistrements figurant sur une facture imputée en interne sont inclus dans la colonne heures enregistrées (facturées).
De plus, vous pouvez, via Modifier les colonnes, rendre visible la colonne Montant imputé. Ici, vous voyez le montant des factures imputées en interne.
Dans l'exemple ci-dessous, le client avait payé un acompte de 200 euros. Les enregistrements étaient finalement pour 208 euros. Le règlement de 8 euros a été imputé en interne. Le montant imputé est alors de 8 euros.