Lorsqu'un document IPP arrive dans AdminPulse, il n'est plus nécessaire de mettre à jour la tâche correspondante manuellement. Un suivi de tâche peut rechercher la tâche concernée, modifier le statut d'une tâche ou d'une sous-tâche, compléter certains champs de tâche et associer le document à la tâche.
Il peut s'agir d'un document transmis par une application connectée, d'une liste de statuts que vous importez vous-même, ou d'un document que vous ajoutez manuellement ou par e-mail. Son traitement dépend surtout de la manière dont le type de document est déterminé : soit l'application connectée le transmet, soit AdminPulse reconnaît lui-même le document.
Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne cette automatisation, quels documents peuvent être utilisés pour l'impôt des personnes physiques (IPP), quels suivis de tâches sont configurés par défaut et quels points vérifier lorsqu'un suivi de tâche ne fonctionne pas comme prévu.
Cet article s'adresse principalement aux administrateurs qui configurent ou gèrent les suivis de tâches IPP.
Comment fonctionne l'automatisation ?
L'automatisation suit toujours les trois mêmes étapes :
- Le document arrive dans AdminPulse. Il est transmis par une application connectée ou par e-mail, ou vous l'ajoutez vous-même.
- AdminPulse détermine le type de document. Soit l'application connectée transmet le type de document, soit AdminPulse effectue lui-même la reconnaissance de documents.
- Le suivi de tâche déclenche une action sur la base de ce type de document. Vous choisissez la tâche ou la sous-tâche qu'AdminPulse doit mettre à jour, ainsi que le statut à lui attribuer.
La troisième étape n'a lieu que s'il existe un suivi de tâche pour l'événement déclencheur. Deux suivis de tâches sont déjà configurés dans les modèles de tâche IPP standards d'AdminPulse. Vous pouvez ajouter les autres sous Paramètres > Configuration du suivi de tâches. Sans suivi de tâche correspondant, le document arrive bien dans AdminPulse, mais vos tâches ne sont pas modifiées.
Un suivi de tâche peut :
- faire passer une tâche principale ou une sous-tâche au statut À faire, En cours ou Accomplie ;
- attribuer à une sous-tâche le statut Non applicable ou Bloqué ;
- compléter un champ de tâche avec les données qu'AdminPulse a extraites du document ;
- associer le document à la tâche afin que vous puissiez le retrouver directement dans celle-ci.
Ce n'est pas le cas pour les listes de statuts, car un même fichier concerne de nombreux clients.
💡 Vous souhaitez savoir comment créer un suivi de tâche et découvrir tous les paramètres disponibles ? Consultez l'article Configuration du suivi des tâches - Modifier l'état des tâches après le téléchargement de documents.
Le présent article vous donne une vue d'ensemble : quels documents vous pouvez utiliser pour automatiser vos tâches IPP et ce qui change selon leur provenance.
Comment AdminPulse détermine-t-il le type de document ?
Un document peut arriver dans AdminPulse de différentes manières. Pour le suivi de tâche, il est surtout important de savoir si l'application connectée transmet le type de document ou si AdminPulse reconnaît lui-même le document. Ce n'est que dans le second cas qu'AdminPulse peut également extraire des données du document afin de compléter des champs de tâche.
| Source | Comment le document arrive-t-il dans AdminPulse ? | Le suivi de tâche démarre-t-il ? | AdminPulse peut-il compléter des champs de tâche ? |
|---|---|---|---|
| Une application connectée qui transmet le type de document | L'application transmet automatiquement le document et indique elle-même son type. C'est notamment possible avec TwinnTax ou Comax. | Oui | Non. AdminPulse n'analyse pas lui-même le document. |
| Une application connectée qui ne transmet pas de type de document | L'application transmet le document sans type de document. AdminPulse effectue alors la reconnaissance de documents. TwinnTax peut également transmettre des documents de cette manière. | Oui | Oui |
| Une liste de statuts, par exemple provenant de BeanCounter, ou la liste des mandats IPP | Vous ajoutez vous-même la liste dans AdminPulse. AdminPulse la reconnaît et traite chaque ligne séparément. | Oui, pour chaque ligne et chaque client | Oui, pour la liste des mandats IPP |
| Un document ajouté manuellement dans AdminPulse | Vous faites glisser le document vers l'écran des documents ou vers une tâche et vous laissez le type de document vide. | Oui | Oui |
| Un document ajouté manuellement dont vous choisissez vous-même le type | Vous sélectionnez un type de document lors de l'ajout, ou vous modifiez le type par la suite. | Non | Non |
| Magic Mail | Les pièces jointes sont importées lorsque l'expéditeur est un collaborateur connu de votre bureau ou un expéditeur autorisé, et passent alors par la reconnaissance de documents. Dans le cas contraire, elles ne sont pas importées. | Oui, lorsque l'expéditeur est connu ou autorisé | Oui |
| Un fichier .msg ou .eml ajouté par glisser-déposer | Le fichier e-mail et ses pièces jointes passent toujours par la reconnaissance de documents. | Oui | Oui |
| Une connexion Office 365 ou Gmail | Les pièces jointes passent par la reconnaissance de documents lorsque l'expéditeur est un utilisateur connu de votre bureau ou un expéditeur autorisé. | Oui, lorsque l'expéditeur est connu ou autorisé | Oui |
| L'add-in Outlook | Les pièces jointes passent par la reconnaissance de documents, sauf si vous désactivez cette option dans l'add-in au moment d'enregistrer l'e-mail. | Oui, lorsque la reconnaissance de documents est activée | Oui |
👉 Lorsqu'un document passe par la reconnaissance de documents, le collaborateur qui l'ajoute doit disposer du droit Tâches - Modifier. Pour associer le document reconnu à la tâche, il doit également disposer du droit Documents - Modifier. Ce contrôle des droits ne s'applique ni aux documents dont le type est transmis par une application connectée, ni aux listes de statuts.
👉 Pour l’IPP, la reconnaissance de documents joue réellement un rôle pour un seul document : l’IPP - Calcul. Ce n’est que lorsqu’AdminPulse reconnaît lui-même ce document qu’il en extrait également le solde IPP et peut l’ajouter dans des champs de tâche. Si AdminPulse reçoit le type de document d’une application connectée, le suivi de tâche modifie uniquement le statut. Vous trouverez ci-dessous comment configurer ces champs de tâche.
Compléter automatiquement le solde IPP
Lorsqu’AdminPulse reconnaît lui-même un document IPP - Calcul, il en extrait également le solde. Un suivi de tâche dont l’événement déclencheur est IPP - Calcul peut ajouter ce solde dans deux champs de tâche :
- Montant — le solde, toujours sous la forme d’un nombre positif ;
- Le montant est à récupérer — ce champ est coché lorsque le client reçoit un remboursement et reste vide lorsqu’il doit payer un supplément.
👉 Ajoutez d’abord ces deux champs à la tâche principale de votre modèle de tâche IPP. S’ils n’y figurent pas, le suivi de tâche ne les complète pas et vous ne recevez aucune notification. Les valeurs sont toujours ajoutées à la tâche principale, même lorsque le suivi de tâche met à jour une sous-tâche. Si vous ajoutez les champs ultérieurement, ils restent vides dans les tâches existantes : le suivi de tâche ne s’exécute pas à nouveau.
Vous retrouvez les valeurs complétées dans la tâche elle-même, en tant que colonne de l’Aperçu des tâches et dans l’historique de la tâche. Vous pouvez également les utiliser dans un modèle d’e-mail au moyen du nom du champ de tâche.
Le solde n’est pas complété dans les cas suivants :
- une application connectée transmet le type de document. Dans ce cas, AdminPulse n’effectue aucune reconnaissance de documents et n’extrait donc aucune donnée ;
- le solde est égal à 0 ou AdminPulse ne parvient pas à lire le montant. Les champs de tâche conservent alors leurs valeurs existantes.
👉 Si un deuxième document IPP - Calcul est reçu ultérieurement pour le même client et la même période, AdminPulse remplace les valeurs existantes, y compris un montant que vous avez modifié vous-même. L’historique de la tâche vous permet de voir quelle modification provient de quel document.
💡 Vérifiez le montant complété. AdminPulse l’extrait du texte du document, mais cette extraction ne fonctionne pas avec tous les formats de calcul.
Quand le suivi de tâche trouve-t-il la bonne tâche IPP ?
Un suivi de tâche ne fonctionne que si AdminPulse trouve la tâche correspondante. Pour cela, toutes les conditions suivantes doivent être remplies :
- AdminPulse peut déterminer la bonne relation. Dans le cas d'une application connectée, celle-ci indique le client concerné. Lors de la reconnaissance de documents, AdminPulse recherche lui-même la relation, par exemple à partir du numéro de registre national, du numéro d'entreprise ou du nom figurant dans le document. Pour une liste de statuts, AdminPulse recherche chaque relation séparément à l'aide du numéro de registre national indiqué sur la ligne.
- La tâche existe déjà. Un suivi de tâche ne crée jamais de tâche ni de sous-tâche.
- La date limite de la tâche se situe dans la zone de recherche. AdminPulse part de la date de référence du document et recherche une tâche dans l'intervalle défini par le nombre de jours configuré dans le suivi de tâche. Pour la plupart des documents IPP, cette date de référence est le 31 décembre de l'année de revenus. Si une application connectée transmet le type de document, AdminPulse utilise la date du document transmise par cette application. Pour les listes de statuts, AdminPulse part de la date du fichier.
- Vous avez sélectionné une sous-tâche dans le suivi de tâche ? Dans ce cas, c'est la date limite de cette sous-tâche qui compte, et non celle de la tâche principale.
- Le statut actuel autorise la modification. Une tâche principale au statut Accomplie n'est pas rouverte. Il en va de même pour une sous-tâche au statut Accomplie, Non applicable ou Non exécutée.
👉 Si AdminPulse ne trouve aucune tâche correspondante, rien ne se passe et vous ne recevez aucune notification. Le document reste toutefois bien disponible dans AdminPulse.
Documents IPP et événements déclencheurs
L'événement déclencheur correspond au document auquel le suivi de tâche doit réagir. Vous configurez ensuite séparément la tâche ou la sous-tâche qu'AdminPulse doit mettre à jour, ainsi que le statut à lui attribuer.
Vous pouvez utiliser les documents IPP suivants comme événements déclencheurs :
| Type de document dans AdminPulse | Événement déclencheur dans le suivi de tâche | Dans quel cas l'utiliser ? | Présent dans les modèles standards d'AdminPulse ? |
|---|---|---|---|
| IPP - Document préparatoire | IPP - Document préparatoire | La comparaison fiscale ou le document préparatoire est disponible. | Non |
| IPP - Questionnaire | IPP - Questionnaire | Le questionnaire complété par le client vous est renvoyé. | Non |
| IPP - Calcul | IPP - Calcul | Le calcul de l'impôt des personnes physiques est prêt. AdminPulse complète également le solde IPP lors de la reconnaissance automatique du document. Voir plus loin dans cet article. | Non |
| IPP - Calcul | IPP - Calcul avec l'option Le document doit être signé | Le client a signé numériquement le calcul. | Non |
| IPP - Déclaration | IPP - Déclaration | La déclaration elle-même. | Non |
| IPP - Proposition de déclaration simplifiée | IPP - Proposition de déclaration simplifiée | La proposition de déclaration simplifiée est arrivée dans AdminPulse. | Non |
| IPP - Accusé de réception (PDF) | IPP - La déclaration a été introduite | La confirmation de l'introduction de la déclaration. | Oui |
| IPP - Accusé de réception - non-résidents (PDF) | IPP - Accusé de réception - non-résidents (PDF) | La confirmation de l'introduction d'une déclaration à l'impôt des non-résidents. | Non |
| IPP - Avertissement-extrait de rôle | IPP - Avertissement-extrait de rôle | L'avertissement-extrait de rôle de l'administration fiscale est disponible. | Non |
| IPP - Avis de rectification | IPP - Avis de rectification | L'administration fiscale envoie un avis de rectification. | Non |
| IPP - Annexe à la déclaration | IPP - Annexe à la déclaration | Une annexe à la déclaration arrive dans AdminPulse. | Non |
| IPP - Attestation fiscale dividendes | IPP - Attestation fiscale dividendes | Une attestation fiscale relative aux dividendes distribués arrive dans AdminPulse. | Non |
👉 IPP - Déclaration et IPP - Accusé de réception (PDF) sont deux types de documents différents. Un document de type IPP - Déclaration ne déclenche donc pas le suivi de tâche associé à l'accusé de réception.
👉 Il n'existe aucun événement déclencheur pour IPP - Déclaration version provisoire et IPP - Demande de renseignements. Ces documents arrivent bien dans AdminPulse, mais vous ne pouvez pas les utiliser comme point de départ d'un suivi de tâche.
Quels suivis de tâches sont configurés par défaut dans les modèles de tâche IPP d'AdminPulse ?
Lors de la création de votre environnement, AdminPulse fournit plusieurs modèles de tâche IPP. Deux suivis de tâches y sont déjà configurés. Vous devez ajouter vous-même à vos modèles de tâche tous les autres suivis présentés dans cet article.
- L'accusé de réception de la déclaration. Lorsqu'AdminPulse traite un document de type IPP - Accusé de réception (PDF), l'événement déclencheur IPP - La déclaration a été introduite fait passer la sous-tâche Valider IPP au statut Accomplie.
- La liste des mandats IPP. Celle-ci adapte la date limite et le type de déclaration de la tâche IPP. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section suivante.
Pour en savoir plus sur les modèles de tâche IPP standards, consultez l'article Modèle de tâche - IPP - Impôts personnes physiques.
👉 Vous utilisez vos propres modèles de tâche IPP ou votre environnement existait déjà avant que ces modèles AdminPulse soient disponibles ? Vérifiez sous Paramètres > Configuration du suivi de tâches quels suivis de tâches sont effectivement configurés dans votre environnement.
Utiliser des listes de statuts
Outre les documents individuels, AdminPulse peut également traiter des listes de statuts. Il s'agit d'un fichier qui reprend de nombreux clients, avec un statut propre à chaque ligne. AdminPulse lit la liste ligne par ligne, recherche le client à l'aide de son numéro de registre national et déclenche pour chaque ligne le suivi de tâche correspondant à son statut.
👉 Le numéro de registre national est la seule clé utilisée ici. S'il ne figure pas dans le dossier du client, AdminPulse ignore la ligne sans afficher de notification. Le fichier contenant la liste n'est pas associé aux différentes tâches.
Vous exportez ces listes, puis vous les ajoutez vous-même dans AdminPulse :
- Exportez la liste depuis l'application dans laquelle vous travaillez.
- Ajoutez le fichier dans AdminPulse sans sélectionner de type de document.
- AdminPulse reconnaît la liste, traite chaque ligne et met à jour les tâches des clients qu'il retrouve à l'aide du numéro de registre national.
Vous choisissez donc vous-même la fréquence à laquelle vous importez la liste.
La liste des statuts IPP de BeanCounter
Vous travaillez avec BeanCounter ? La liste des statuts IPP vous permet alors de suivre l'ensemble de votre processus IPP. AdminPulse reconnaît cette liste aussi bien au format Excel qu'au format CSV, quelle que soit la langue des en-têtes de colonnes : français, néerlandais ou anglais. Vous choisissez vous-même dans BeanCounter les colonnes à exporter, mais le fichier doit obligatoirement contenir les colonnes statut, questionnaire et numéro de registre national du déclarant.
Chaque statut de la liste possède son propre événement déclencheur. Vous configurez donc un suivi de tâche distinct pour chaque statut, avec la sous-tâche et le statut correspondants dans votre modèle de tâche.
| Statut dans BeanCounter | Événement déclencheur dans le suivi de tâche |
|---|---|
| À compléter | IPP status - À compléter |
| Questionnaire créé | IPP status - Questionnaire créé |
| Questionnaire envoyé | IPP status - Questionnaire envoyé |
| En attente de l'approbation du questionnaire par le partenaire | IPP status - En attente de l'approbation du questionnaire par le partenaire |
| Questionnaire soumis | IPP status - Questionnaire soumis |
| À contrôler | IPP status - À contrôler |
| Contrôlé | IPP status - Contrôlé |
| En attente d'approbation | IPP status - En attente d'approbation |
| Approuvé | IPP status - Approuvé |
| Rejeté par le client | IPP status - Rejeté par le client |
| En attente de soumission automatique | IPP status - En attente de soumission automatique |
| Introduite | IPP - La déclaration a été introduite |
👉 La dernière ligne se distingue des autres : le statut Introduite utilise le même événement déclencheur que l'accusé de réception IPP. Si vous avez déjà configuré ce suivi de tâche, il fonctionne donc également pour la liste de BeanCounter.
La liste des mandats IPP
Le fichier Excel qui contient vos mandats IPP et le statut des déclarations fonctionne de la même manière, mais produit d'autres résultats. AdminPulse reconnaît uniquement cette liste au format Excel, et non au format CSV.
- l'événement déclencheur IPP - Liste des mandats - remplir date limite et type de déclaration adapte la date limite de la tâche IPP à celle indiquée dans le fichier Excel et complète les champs de tâche relatifs au type de déclaration et à la date d'introduction ;
- l'événement déclencheur IPP - La déclaration a été introduite met à jour les lignes pour lesquelles la déclaration a été introduite ;
- si une ligne contient deux personnes, AdminPulse active également l'option déclaration commune sur le lien entre partenaires. Cette opération a uniquement lieu si AdminPulse retrouve les deux personnes et s'il existe déjà un lien entre elles. AdminPulse ne crée pas ce lien automatiquement.
Points d'attention pour cette liste :
- les lignes sans date limite dans le fichier Excel sont ignorées ;
- la date d'introduction est uniquement complétée pour les déclarations indiquées comme souscrites dans la liste ;
- la date limite des tâches qui sont déjà au statut Accomplie n'est plus modifiée. Le type de déclaration et la date d'introduction sont toutefois encore complétés, y compris pour les tâches déjà terminées.
L'accusé de réception IPP au format Excel
Vous introduisez vos déclarations à l'aide d'un fichier de déclaration ? L'administration vous renvoie alors un fichier Excel contenant le résultat de chaque déclaration. AdminPulse reconnaît également cette liste, mais uniquement au format Excel. Trois événements déclencheurs sont possibles :
- IPP - La déclaration a été introduite
- IPP - La déclaration a été sauvegardée par quelqu'un d'autre
- IPP - La période de la déclaration est incorrecte
Pour les lignes qui ne sont pas indiquées comme introduites dans le fichier, le message correspondant apparaît dans le résultat du traitement sur l'écran Action globale accessible via l'icône . Vous pouvez y ouvrir les détails du traitement. Cet aperçu s'affiche uniquement si le suivi de tâche IPP - La déclaration a été introduite est configuré et si au moins une ligne a entraîné la mise à jour d'une tâche.
Ajouter manuellement des documents
Les documents que vous ajoutez vous-même peuvent également déclencher un suivi de tâche, à condition de laisser AdminPulse déterminer leur type.
- Accédez à l'écran des documents (Documents > Documents) ou à la section Documents de la tâche sur laquelle vous travaillez.
- Faites glisser le fichier vers l'écran ou cliquez sur le bouton permettant d'ajouter des documents.
- Ne sélectionnez aucun type de document. AdminPulse effectue alors la reconnaissance de documents, détermine lui-même le type de document, associe le document à la relation correspondante et déclenche le suivi de tâche.
Pour en savoir plus sur les différentes manières d'ajouter des documents, consultez l'article Ajouter des documents : télécharger, lier et traiter automatiquement.
👉 Si vous choisissez vous-même un type de document lors de l'ajout, AdminPulse n'effectue pas la reconnaissance et aucun suivi de tâche ne démarre. Il en va de même si vous modifiez le type de document par la suite : le suivi de tâche ne se déclenche pas rétroactivement.
Tenez également compte du fait qu'AdminPulse ne peut pas reconnaître tous les fichiers :
- la reconnaissance de documents ne traite pas les images (.png, .jpg, .jpeg, .bmp). Utilisez donc un fichier PDF ;
- les fichiers de plus de 50 Mo ne sont pas reconnus ;
- les fichiers Excel de plus de 10 Mo ne sont pas reconnus. Ce point est important pour les listes de statuts volumineuses.
Réagir à un document signé
Vous faites signer vos documents numériquement, par exemple via Penneo ? AdminPulse peut également réagir au moment où le client signe. Chaque suivi de tâche comporte à cet effet l'option Le document doit être signé :
- Option cochée : le suivi de tâche démarre uniquement lorsque le document est signé.
- Option non cochée : le suivi de tâche démarre pour chaque document de ce type, qu'il soit signé ou non.
Pour suivre automatiquement deux étapes distinctes, créez deux suivis de tâches avec le même type de document comme événement déclencheur : un premier sans l'option, pour le moment où le document devient disponible, et un second avec l'option, pour le moment où le client l'a signé. Pour l'IPP, vous utilisez généralement IPP - Calcul.
Pour que le suivi de tâche se déclenche une nouvelle fois après la signature, le document signé doit être associé à une relation. AdminPulse recherche ensuite la tâche sur la base de la date du document, et non de la date de signature.
💡 Pour en savoir plus, consultez l'article Suivi de tâche basé sur un document signé.
Votre suivi de tâche ne fonctionne pas : que vérifier ?
Une tâche n'avance pas automatiquement ? Vérifiez les points suivants :
- Le document se trouve-t-il dans AdminPulse ? Si ce n'est pas le cas, vérifiez d'abord les paramètres de l'application connectée ou ajoutez vous-même le document.
- Le document possède-t-il le bon type ? Vérifiez son type dans l'écran des documents et comparez-le avec le tableau ci-dessus.
- Avez-vous sélectionné ou modifié vous-même le type de document ? Dans ce cas, le suivi de tâche ne démarre pas. Ajoutez de nouveau le document sans sélectionner de type.
- AdminPulse peut-il déterminer la bonne relation ? Pour les documents individuels, vérifiez si le document est associé à la bonne relation. Pour les listes de statuts, AdminPulse recherche chaque relation séparément à l'aide du numéro de registre national, sans associer le fichier à cette relation.
- La tâche existe-t-elle déjà ? Un suivi de tâche ne crée pas de tâche. Vérifiez si le client possède une tâche IPP pour la bonne année.
- La date limite se situe-t-elle dans la zone de recherche ? Comparez la date limite avec la zone de recherche configurée dans le suivi de tâche. Si une sous-tâche est sélectionnée dans le suivi de tâche, vérifiez la date limite de cette sous-tâche.
- La tâche ou la sous-tâche avait-elle déjà un statut final ? Une tâche principale au statut Accomplie n'est pas rouverte. Il en va de même pour une sous-tâche au statut Accomplie, Non applicable ou Non exécutée.
- Le suivi de tâche existe-t-il ? Sous Paramètres > Configuration du suivi de tâches, vérifiez qu'un suivi de tâche existe pour ce type de document et que le bon modèle de tâche ainsi que la bonne sous-tâche y sont sélectionnés.
- L'option Le document doit être signé est-elle activée ? Dans ce cas, le suivi de tâche ne démarre qu'une fois le document signé.
- Le collaborateur dispose-t-il des droits requis ? Pour les documents traités par la reconnaissance de documents, le collaborateur qui ajoute le document doit disposer du droit Tâches - Modifier. Pour associer le document à la tâche, il doit également disposer du droit Documents - Modifier.
- Le solde IPP n’est pas complété ? Vérifiez que les champs de tâche Montant et Le montant est à récupérer figurent dans la tâche principale du modèle de tâche. Sans ces champs, le suivi de tâche ne complète aucune valeur, même si le reste fonctionne correctement.
👉 Le traitement s'effectue en arrière-plan. Après l'ajout d'un document, il peut donc s'écouler un court instant avant que la tâche soit mise à jour.
💡 Bon à lire
Consultez les articles suivants pour en savoir plus sur :
- MagicMail : Configurer et utiliser MagicMail pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans Documents
- Add-in Outlook : Comment installer et utiliser l'add-in Outlook ?
- l'utilisation des suivis de tâches : Configuration du suivi des tâches - Modifier l'état des tâches après le téléchargement de documents
- Suivi de tâche basé sur un document signé
- le fonctionnement de la reconnaissance de documents et les documents reconnus : Reconnaissance de documents
- Modèle de tâche - IPP - Impôts personnes physiques
- TwinnTax :
- Penneo : Signature électronique : Penneo