De sectie 'Facturatie' is alleen beschikbaar voor relaties met de status "Klant". Hier krijg je een overzicht van klant-specifieke facturatie-instellingen, inclusief wat er gefactureerd kan worden.
Overzicht van bedragen
Bovenaan deze sectie zie je een korte samenvatting van wat er nog kan worden gefactureerd voor deze klant en wat was gefactureerd. Deze informatie helpt je snel inzicht te krijgen in (openstaande) bedragen.
Vak: Factuurgegevens en instellingen (van de klant)
Gegevens die je in het vak 'Factuurgegevens en instellingen' toevoegt, zijn specifiek voor deze relatie. Sommige opties staan standaard op 'Gebruik de algemene instelling', tenzij je ze specifiek voor deze klant aanpast.
Onderstaand zijn enkele belangrijke instellingen:
- PO nummer: Geef het inkoopordernummer (Purchase Order-nummer) van de klant worden in. Indien er meerdere nummers zijn, kan je die per opdracht specificeren (bij gebruik van de module Opdrachten).
- BTW transactietype: Als deze klant altijd een andere BTW-transactietype gebruikt dan de standaardinstelling, kan je dit hier aanpassen. Voor uitzonderlijke gevallen kan je dit beter wijzigen bij de desbetreffende factuur zelf.
- Korting: Stel standaard kortingen in voor deze relatie. Lees meer over klantkorting.
- Prijstabel: Koppel deze relatie aan een bepaalde prijstabel. Prijstabellen kan je beheren via Registratie > Prijstabellen.
-
Peppol GLN-nummer: Een GLN-nummer (Global Location Number) is een unieke identificatiecode voor fysieke locaties binnen bedrijven, zoals filialen of afdelingen. Binnen het Peppol-netwerk dient het als alternatief of aanvulling op het btw-nummer om e-facturen correct naar de juiste ontvanger te sturen, wat vooral nuttig is bij grotere organisaties.
Je vult dit nummer manueel in. Het is niet verplicht: laat je het leeg, dan gebruikt AdminPulse automatisch het standaard Peppol-adres van de relatie.
👉 Is er wél een GLN-nummer ingevuld? Dan worden facturen die je via Peppol verstuurt naar dat GLN-adres verzonden.
Als je de functionaliteit Opdrachten gebruikt, kan je ook per opdracht een afzonderlijk GLN-nummer invoeren. - Verzendmethode facturen: indien voor een relatie een specifieke verzendmethode voor facturen gewenst is, wordt dit hier ingesteld. Daaronder wordt ook de status van de relatie ten opzichte van Peppol aangegeven en de datum van de laatste opzoeking. Verder is het mogelijk om hier de relatie handmatig op het Peppol-netwerk te laten opzoeken.
- E-mailsjabloon factuur: Kies hier een specifiek e-mailsjabloon dat je wilt gebruiken indien de factuur en/of factuurdetails via e-mail verstuurd wordt
- E-mailsjabloon creditnota: Kies hier een specifiek e-mailsjabloon dat je wilt gebruiken indien de creditnota via e-mail verstuurd wordt
- Tekst op factuur: Vul hier een tekst in die op elke factuur voor deze klant terugkomt. Bijvoorbeeld: "Vrijgesteld van BTW overeenkomstig art. 39bis W. BTW".
- Standaard reden voor vrijstelling BTW: kies een optie uit de keuzelijst of geef zelf een eigen tekst in.
-
Betaalmethode en Mandaat referentie (domiciliëring): Deze velden worden automatisch ingevuld wanneer je een koppeling met een domiciliëringsprovider (zoals Twikey of Mollie) gebruikt.
Meer info over hoe domiciliëring werkt en welke providers je kunt koppelen: Domiciliëring en AdminPulse - een overzicht - Facturatie informatie: Vul hier extra informatie of een opmerking in die relevant is voor de facturatie van deze relatie. Deze tekst verschijnt als tooltip wanneer je met de muis over het gele i-icoon beweegt in het Facturen- of Factuurvoorstellen-scherm. Het veld is optioneel en heeft een maximumlengte van 2000 tekens.
👉 Als je een algemene tekst wil op alle facturen voor al je klanten, stel die in onder Instellingen > Algemene Instellingen > Facturatie: PDF-creatie > Tekst op factuur.
Vak: Facturatieplanning
In het vak 'Facturatieplanning' kan je specifieke facturatieplanningen opstellen voor deze relatie. Dit is nuttig voor klanten waarmee je periodiek gefactureerde projecten of diensten hebt.
💡 Meer uitleg over de verschillende types facturatieschema’s en hoe je die toevoegt aan een relatie, vind je in het artikel: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
💡 Facturatieschema’s aanmaken en beheren? Ontdek hoe: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Vak: Geplande registraties
Voor terugkerende kosten, producten of registratie-items zoals abonnementskosten, kan je geplande registraties toevoegen in het vak 'Geplande registraties'. Voeg een geplande registratie toe door op de + knop te klikken.
- Kies een schema en stel de gewenste datums van de planning in
- Kies een prijslijst item type en vul de relevante gegevens in
- Klik op Opslaan
De registratie wordt dan op het ingestelde tijdstip automatisch verwerkt. Via het info-icoontje krijg je een overzicht van de volgende geplande datum, en je kan geplande registraties wijzigen via het potloodicoontje of verwijderen.
Merk op dat geplande registraties standaard gekoppeld zijn aan een "Systeemgebruiker" en niet aan een specifieke AdminPulse-gebruiker.
Vak: Factureren aan
Je kunt taken en registraties koppelen aan één relatie, maar de facturatie naar een andere relatie sturen. Vul hiervoor het veld 'Te factureren aan' in de relatiefiche in. Registraties blijven zo gekoppeld aan de originele relatie, maar de facturen gaan naar de 'Te factureren aan'-relatie.
Bekijk voor meer informatie rond het vak 'Factureren aan' ons artikel over factureren aan verschillende relaties instellen.
Vak: Bankrekeningen
In het vak Bankrekeningen kan je een overzicht bewaren van de IBAN-nummers van de relatie. Bij het toevoegen van een Belgisch IBAN-nummer zal AdminPulse automatisch het bijbehorende BIC-nummer en de banknaam invullen.
Voor rekeningen van type 'Andere', kan je een niet-IBAN rekeningnummer invullen, zoals buitenlandse nummering of een cryptorekening.
Je kan meerdere bankrekeningen bewaren voor een klant en via het sterretje aanduiden welke rekening de standaard is.
Dit vak wordt ook weergegeven in de sectie 'Accountant info' van het relatiedossier.
💡 Werk je met domiciliëring en heb je je provider gekoppeld (bv. Twikey of Mollie)? Dan worden de bankgegevens hier automatisch ingevuld.
Meer info over hoe domiciliëring werkt en welke providers je kan koppelen: Domiciliëring en AdminPulse - een overzicht
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Accountant info