In de sectie 'Accountant info' beheer je alle fiscale informatie en Btw-gegevens van de relatie. Je kan hier ook volmachten en opdrachtbrieven opladen en linken aan de klant.
Hier zijn enkele belangrijke velden:
- Einde boekjaar: Pas het einde van het boekjaar voor de klant aan indien nodig. Via 'Boekjaren tonen' kun je ook een overzicht van de historische boekjaren zien en een boekjaar verlengen of verkorten door het aanpassen van de datums.
- Volgende Algemene Vergadering: Deze datum is informatief en kan worden aangepast in de sectie "Legaal".
- Rijksregisternummer: Dit veld is alleen zichtbaar bij relaties van het type Persoon of Eenmanszaak, met het land België.
- BSN nummer: Dit veld is alleen zichtbaar bij relaties van het type Persoon of Eenmanszaak, met het land Nederland.
- Bijberoep: Vink dit aan als de relatie een bijberoep uitoefent.
- Kastnummer: Gebruik dit veld om het fysieke referentienummer voor dit dossier toe te voegen, handig voor fysieke archieven.
- Software facturen ontvangen: Hier duid je aan welke software je klant gebruikt om facturen te ontvangen.
- Software facturen verzenden: Geef hier in welke software je klant gebruikt om zijn facturen te versturen.
- Software boekhouding: Hier geef je aan met welke boekhoudsoftware je klant werkt.
- Software andere: Vermeld aanvullende software die bij deze klant wordt gebruikt.
-
Klaar om facturen via Peppol te verzenden: selecteer in deze keuzelijst wat van toepassing is voor de relatie. Dit veld geeft aan of de relatie zelf Peppol-facturen kan versturen (uitgaand door de relatie). Je kan kiezen uit vier opties:
- Ja: de klant/relatie is klaar om zelf facturen via Peppol te versturen.
- Nee: de klant/relatie kan (nog) geen facturen via Peppol versturen.
- Niet van toepassing: Peppol is voor deze relatie niet relevant (bijvoorbeeld: de klant is niet Peppol-verplicht).
- Onbekend: het is niet gekend of de relatie facturen via Peppol kan versturen.
💡 Wil je in een relatiedossier van een klant aanduiden dat deze niet Peppol-verplicht is? Kies dan hier de optie 'Niet van toepassing'.
-
Verzendmethode facturen: Voor relaties met de status Klant kan hier ook de verzendmethode voor facturen worden ingesteld. Verder kun je opzoeken of de klant geregistreerd is op Peppol en de status raadplegen.
💡 Klanten die hun facturatie exclusief via een andere relatie laten verlopen, hebben geen aparte sectie Facturatie in hun relatiedossier. Daarom is de Peppol-informatie ook in de sectie Accountant info beschikbaar, zodat jij de status alsnog kunt opvolgen en je klant vlot kunt begeleiden bij de Peppol-adoptie. - Zelfboeker: Indien de relatie zelf zijn boekingen invoert, kan je dit hier aanduiden.
- Boekhouding mailbox: Voeg de specifieke mailbox toe voor de boekhouding van deze relatie.
- Boekhouding toegangscode: Vul hier de toegangscode van de klant in, bijvoorbeeld voor het inloggen in hun boekhoudpakket.
- Officiële voornaam: Vul hier de volledige voornaam van je klant in, inclusief alle officiële voornamen. Dit veld wordt onder andere gebruikt bij het automatisch koppelen van bestuurders die via de KBO worden opgehaald. Komt de voornaam in AdminPulse niet overeen met de naam in de externe bron, dan kan er onterecht een dubbele relatie worden aangemaakt. Door het veld correct in te vullen, vergroot je de kans op een juiste match.
Vak: Volmachten
Het vak 'Volmachten' is bedoeld om de volmachten die je hebt van de klant bij te houden. Je kan handmatig volmachten toevoegen, of een CSAM-mandaten lijst opladen, waarop AdminPulse automatisch de mandaten verwerkt. Lees hier meer over het verwerken van CSAM mandaten lijsten.
Vak: BTW
In het vak 'BTW' vul je alle relevante btw-gegevens van de klant in. Dit omvat onder andere informatie over het btw-nummer, de periodiciteit van de aangiftes, eventuele vrijstellingsregelingen, en de status en datum van gemengde belastingplicht.
💡 Wanneer je het veld 'BTW nr.' instelt op 'Niet BTW-plichtig', wordt het veld 'BTW periodiciteit' automatisch aangepast naar 'Niet BTW-plichtig'. Op dezelfde manier, als 'BTW nr.' is ingesteld op 'BTW-nummer in aanvraag', dan wordt het veld 'BTW periodiciteit' bijgewerkt naar 'Onbekend'.
Daarnaast kunnen ook gegevens ingevuld worden zoals de datum van de eerste btw-aangifte, btw-voorschotten, het RSZ-nummer en een specifieke btw-opmerking.
Vak: NACE
In AdminPulse tonen we NACE-codes (versie NACE-BEL 2025) van tot 5 niveaus. Deze worden automatisch overgenomen van de KBO tijdens de update van een relatie (Meer acties > Informatie ophalen uit KBO). NACE-codes kunnen ook handmatig toegevoegd worden in het vak 'NACE'. Zie ook FAQ - Hoe kan je NACE-codes gebruiken?
Vak: Fiscaal
In het vak 'Fiscaal' kan je aangeven of er voor deze relatie een voorafbetaling plaatsvindt. AdminPulse genereert hierbij automatisch de gestructureerde mededeling voor de voorafbetaling.
Voor een bedrijf wordt de gestructureerde mededeling automatisch ingevuld op basis van het ondernemingsnummer. Voor een eenmanszaak gebeurt dit op basis van het rijksregisternummer.
Opmerking: Het veld voor de gestructureerde mededeling is aanpasbaar. Dit is handig wanneer na de eerste betaling de gestructureerde mededeling verandert voor de volgende betalingen. In dat geval kan je het veld handmatig wijzigen. Na deze wijziging zal AdminPulse het veld niet langer automatisch overschrijven.
Vak: Financieel
Duid in het vak 'Financieel' aan of de klant via een domiciliëring betaalt. Deze informatie kan je later gebruiken in je e-mailsjablonen of facturatie-sjablonen.
💡 Meer info over hoe domiciliëring werkt en welke providers je kan koppelen: Domiciliëring en AdminPulse - een overzicht
Vak: Bankrekeningen
In het vak 'Bankrekeningen' kan je een overzicht bewaren van de IBAN-nummers van de relatie. Bij het toevoegen van een Belgisch IBAN zal AdminPulse automatisch het bijbehorende BIC en de banknaam invullen.
Voor rekeningen van type 'Andere', kan je een niet-IBAN rekeningnummer invullen, zoals buitenlandse nummering of een cryptorekening.
Je kan meerdere bankrekeningen bewaren voor een klant en via het sterretje aanduiden welke rekening de standaard is.
Dit vak wordt ook weergegeven in de sectie 'Facturatie' van het relatiedossier.
💡 Werk je met domiciliëring en heb je je provider gekoppeld (bv. Twikey of Mollie)? Dan worden de bankgegevens hier automatisch ingevuld.
Meer info over hoe domiciliëring werkt en welke providers je kan koppelen: Domiciliëring en AdminPulse - een overzicht
Vak: Kwaliteitstoetsing
Het vak 'Kwaliteitstoetsing' bevat een opmerkingenveld waar belangrijke informatie met betrekking tot de kwaliteitstoetsing kan worden ingevoerd. Deze informatie wordt vervolgens als opmerking weergegeven op het scherm Kwaliteitstoetsing (Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing).
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Brieven
💡Goed om te lezen
🎥 Snel weg met de Accountant info sectie van het relatiedossier
In deze korte video zie je hoe je fiscale gegevens, btw-informatie, volmachten en andere accountant-specifieke info beheert in het relatiedossier: