Comment fusionner automatiquement des factures provisoires ?

Vous pouvez fusionner automatiquement les factures provisoires de plusieurs missions d’une même relation en une seule facture provisoire.

C’est utile lorsque vous travaillez avec plusieurs missions pour une relation, par exemple pour suivre les budgets séparément, mais que vous souhaitez finalement les regrouper sur une seule facture.

Vous définissez une seule fois quelle mission peut être fusionnée avec quelle autre mission. AdminPulse applique ensuite cette fusion automatiquement lorsque des factures provisoires sont créées.

Cet article vous explique comment configurer la fusion automatique, quelles conditions s’appliquent et ce qui se passe concrètement avec les factures provisoires fusionnées.

Que signifie la fusion automatique ?

Pour la fusion automatique, AdminPulse utilise une mission principale et une ou plusieurs missions secondaires.

• La mission principale est la mission sur laquelle la facture provisoire finale est conservée.
• La mission secondaire est la mission dont la facture provisoire est ajoutée à la facture provisoire de la mission principale.

Vous pouvez fusionner plusieurs missions secondaires avec la même mission principale. Une mission principale ne peut toutefois pas être fusionnée à son tour avec une autre mission principale.

Configurer la fusion automatique

Vous pouvez configurer la fusion automatique de deux façons :

• directement dans la planification de facturation d’une relation ;
• via le modèle de mission, afin que le paramètre puisse aussi s’appliquer à d’autres relations.

Configurer pour une seule relation

Utilisez cette méthode si vous souhaitez configurer ou modifier la fusion pour une relation spécifique.

1. Ouvrez le dossier relation et allez dans Facturation > Planifications de facturation.
2. Recherchez la mission dont vous souhaitez fusionner la facture provisoire avec une autre mission.
3. Cliquez dans la colonne Fusionner avec et choisissez la mission principale sur laquelle la facture provisoire doit être ajoutée.

Vous souhaitez arrêter la fusion pour cette relation ? Remettez alors le paramètre de la colonne Fusionner avec sur Ne pas fusionner.

💡 Dès qu’une relation a plus d’une mission, la colonne Fusionner avec apparaît dans les planifications de facturation.

Configurer via le modèle de mission

Utilisez cette méthode si vous souhaitez appliquer la même fusion à toutes les relations qui utilisent un modèle de mission précis.

1. Allez dans Paramètres > Modèles de mission.
2. Recherchez le modèle de mission dont les factures provisoires doivent être fusionnées.
3. Dans la colonne Fusionner avec, choisissez la mission principale sur laquelle les factures provisoires de ce modèle doivent être ajoutées. Vous pouvez choisir un autre modèle de mission ou la Mission standard.
4. AdminPulse vous demande ensuite si vous souhaitez appliquer cette fusion à toutes les missions actives :
   • Choisissez Oui pour aussi appliquer le paramètre aux missions existantes et actives qui utilisent ce modèle de mission.
   • Choisissez Non pour appliquer le paramètre uniquement aux nouvelles missions que vous créerez ensuite avec ce modèle de mission.

Si vous créez ensuite une nouvelle mission pour une relation, AdminPulse complète automatiquement le champ Fusionner avec sur la base du modèle de mission. Vous pouvez encore modifier ce paramètre au niveau de la relation.

Si la relation n’a pas encore la mission principale, le résultat dépend de la manière dont vous ajoutez la mission :

• Directement au niveau de la relation : le champ Fusionner avec reste sur Ne pas fusionner et vous pouvez quand même créer la mission. Aucun message d’erreur n’apparaît. Vous configurez la fusion plus tard, dès que la mission principale existe.
• En masse via l’action globale Ajouter mission dans l’écran Relations : pour une relation sans mission principale, un message d’erreur apparaît dans les processus d’arrière-plan.

Conseil : aligner les schémas de facturation

Travaillez de préférence avec des schémas de facturation alignés sur la mission principale et les missions secondaires que vous souhaitez fusionner, par exemple forfait 4 fois par an avec forfait 4 fois par an. Vous augmentez ainsi les chances qu’une facture provisoire existe au même moment pour la mission principale et pour la mission secondaire.

Vous fusionnez une mission de type régie facturée 12 fois par an avec une mission de type régie facturée 4 fois par an ? Veillez alors à ce que les dates de facturation soient suffisamment proches. Si les schémas sont trop éloignés, les factures provisoires sont créées à des moments différents et peuvent rester séparées.

Conditions, exceptions et messages d’erreur

Quand AdminPulse peut-il fusionner des factures provisoires ?

AdminPulse peut fusionner automatiquement des factures provisoires uniquement lorsque les missions correspondent.

Les conditions suivantes sont importantes :

• La mission principale et la mission secondaire appartiennent à la même relation.
• La mission principale et la mission secondaire utilisent la même entreprise propre.
• La relation contient la mission principale avec laquelle vous souhaitez fusionner.
• La mission n’est pas facturée via une autre relation.

Qu’est-ce qui ne se fait pas automatiquement ?

• Une mission principale ne peut pas être automatiquement fusionnée à son tour avec une autre mission principale.
• Les factures provisoires verrouillées ne sont pas reprises dans la fusion automatique.
• Si la mission principale a plusieurs factures provisoires de types de facture différents, par exemple un acompte et un décompte, ces factures provisoires restent séparées.
• Les factures numérotées ne sont jamais adaptées.

Que se passe-t-il si la fusion échoue ?

Si AdminPulse ne peut pas fusionner les missions, la facturation elle-même n’est pas bloquée. AdminPulse continue à créer les factures provisoires, mais ne les fusionne pas.

Le message d’erreur apparaît soit au niveau de la mission, soit dans les processus d’arrière-plan, selon la manière dont l’erreur se produit.

Message d’erreur au niveau d’une mission

Si l’erreur est liée à un paramètre ou à une modification d’une mission précise, le message d’erreur peut apparaître au niveau de cette mission.

Exemple : vous modifiez l’entreprise propre d’une mission, ce qui fait que la mission principale et la mission secondaire utilisent une entreprise propre différente. Dans ce cas, AdminPulse ne peut pas fusionner les factures provisoires.

Un triangle apparaît alors à côté de la mission. Passez votre souris dessus pour consulter le message d’erreur.

Message d’erreur dans les processus d’arrière-plan

Vous configurez la fusion en une seule fois pour plusieurs relations, par exemple via l’action globale Ajouter mission dans l’écran Relations ? Une erreur peut alors survenir si une relation ne contient pas la mission principale choisie.

Dans ce cas, le message d’erreur apparaît dans les processus d’arrière-plan. Vous les trouvez via l’icône serveur dans la barre de navigation .

Lisez-en plus dans l’article Aperçu : suivre les processus d’arrière-plan.

Comment se déroule la fusion automatique ?

La fusion automatique se fait toujours depuis la mission secondaire vers la mission principale. AdminPulse ajoute la facture provisoire de la mission secondaire à une facture provisoire disponible sur la mission principale.

Quand la fusion est-elle effectuée ?

Dans la plupart des cas, la fusion a lieu lorsque AdminPulse crée de nouvelles factures provisoires pour la relation.

• S’il existe déjà une facture provisoire disponible sur la mission principale, AdminPulse y ajoute immédiatement la facture provisoire de la mission secondaire.
• S’il n’existe encore aucune facture provisoire disponible sur la mission principale, la facture provisoire de la mission secondaire reste provisoirement séparée. Dès qu’une facture provisoire devient disponible sur la mission principale, AdminPulse peut encore effectuer la fusion.
• Si vous configurez la fusion pour des factures provisoires déjà existantes, la fusion se fait via un traitement automatique en arrière-plan. Le résultat peut donc prendre un peu de temps à apparaître.

Quelle facture provisoire AdminPulse utilise-t-il ?

S’il existe plusieurs factures provisoires disponibles sur la mission principale, AdminPulse choisit quelle facture provisoire de la mission principale sera utilisée pour la fusion dans l'ordre suivant :

1. AdminPulse cherche d’abord une facture provisoire du même type de facture, par exemple forfait avec forfait, acompte avec acompte ou décompte avec décompte.
2. S’il existe plusieurs factures provisoires du même type, AdminPulse choisit la plus ancienne.
3. S’il n’existe pas de facture provisoire du même type, la facture provisoire de la mission secondaire est ajoutée à la plus ancienne facture provisoire disponible de la mission principale.

Exemple : sur la mission secondaire, il existe une facture provisoire de type forfait et une facture provisoire de type régie pour les enregistrements hors forfait. Sur la mission principale, il n’existe qu’une facture provisoire de type forfait. Dans ce cas, les deux factures provisoires de la mission secondaire sont ajoutées à cette facture provisoire de type forfait de la mission principale.

S’il existe plusieurs factures provisoires pour la mission secondaire au moment où une facture provisoire est disponible sur la mission principale, AdminPulse ajoute toutes ces factures provisoires à la facture provisoire de la mission principale.

💡 Vous travaillez avec des années de référence ? Dans ce cas, seules les factures provisoires de la même année de référence sont fusionnées. Les factures provisoires sans année de référence peuvent aussi être reprises.

Que se passe-t-il avec le contenu des factures provisoires ?

Lors de la fusion, AdminPulse rassemble le contenu des factures provisoires sur la facture provisoire de la mission principale.

• Les enregistrements et lignes de facturation de la mission secondaire sont ajoutés à la facture provisoire de la mission principale.
• Pour chaque enregistrement, vous continuez à voir de quelle mission il provient.
  
• Les coûts administratifs sont recalculés afin d’éviter qu’ils soient facturés deux fois.
• Les annexes des factures provisoires fusionnées sont aussi déplacées vers la facture provisoire de la mission principale.
• Le texte de facture et la description de la facture provisoire de la mission principale sont conservés. Le texte de facture et la description des autres factures provisoires ne sont pas repris.
• Les paramètres de facturation de la mission principale sont conservés.

Conséquences pour le type de facture et le modèle de facture

Le type de facture final de la facture provisoire fusionnée dépend des lignes de facturation présentes sur la facture provisoire.

AdminPulse détermine le type de facture dans cet ordre :

1. Au moins une ligne de forfait : facture de type forfait
2. Au moins une ligne d’acompte : facture d’acompte
3. Au moins une ligne de décompte : décompte
4. Présence d’enregistrements : facture de type régie
5. Aucun des éléments ci-dessus : facture libre

Le modèle de facture appliqué suit le type de facture final après la fusion. Il ne s’agit donc pas automatiquement du modèle de facture qui était lié à la mission principale au départ.

Comment reconnaître une facture provisoire fusionnée ?

Vous pouvez reconnaître une facture provisoire fusionnée, ou une facture issue d’une facture provisoire fusionnée, de deux façons.

• Dans la colonne d’informations de la facture provisoire ou de la facture, une icône indique qu’il s’agit d’une fusion.

• Dans les Événements de la facture provisoire ou de la facture, un message indique qu’une fusion a eu lieu. Vous trouverez ces événements via la flèche à droite de la facture provisoire > Événements.

Où retrouver les informations sur la fusion automatique ?

Dans les planifications de facturation

Vous pouvez consulter les fusions configurées dans l’écran Relations > Aperçu des planifications de facturation.

Utilisez pour cela la colonne Fusionner avec. Cette colonne indique avec quelle mission principale une mission est automatiquement fusionnée.

Vous souhaitez rechercher les planifications de facturation qui sont fusionnées avec une mission précise ? Ajoutez alors le filtre Fusionner avec via Plus de filtres.

Dans les enregistrements non liés

Dans l’écran Facturation > Enregistrements non liés, vous pouvez également afficher la colonne Fusionner avec. Vous voyez ainsi, avant la facturation, sur quelle mission principale la future facture provisoire d’une mission sera reprise.

Cette colonne est masquée par défaut. Ajoutez-la via le bouton Modifier les colonnes au-dessus de l’aperçu.

Que faire si vous voulez corriger une facture provisoire fusionnée ?

Il n’existe pas de bouton spécifique pour scinder automatiquement une facture provisoire fusionnée. Vous pouvez toutefois corriger la fusion en dissociant les enregistrements et les lignes de facturation.

1. Ouvrez la facture provisoire fusionnée via la flèche au début de la ligne.
2. Cliquez sur Remettre dans "à facturer" à côté des lignes de facturation ou des enregistrements que vous souhaitez dissocier.
3. Allez dans Facturation > Enregistrements non liés.
4. Créez une nouvelle facture provisoire avec les enregistrements remis dans les enregistrements non liés.

👉 Attention : tant que la fusion automatique reste configurée, AdminPulse fusionnera à nouveau les factures provisoires lors d’un prochain cycle de facturation. Si vous souhaitez arrêter définitivement la fusion, remettez d’abord le paramètre sur Ne pas fusionner.

💡 Bon à lire

• Vous souhaitez choisir vous-même les factures provisoires à fusionner ? Lisez : Comment fusionner manuellement des factures provisoires ?
• Vous souhaitez suivre les messages d’erreur dans les processus d’arrière-plan ? Lisez : Aperçu : suivre les processus d’arrière-plan