Het scherm Weekplanner (Taken > Weekplanner) toont de geplande taken en to-do’s van één geselecteerde medewerker in een weekoverzicht. Zo ziet elke medewerker snel wat er vandaag, morgen of later in de week op de planning staat.

De Weekplanner kan ook helpen om de korte termijn planning bij te sturen. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker onverwacht afwezig is, taken verschoven moeten worden of je snel wil zien wat er nog openstaat.

Dit scherm maakt deel uit van korte termijn planning binnen capaciteitsplanning. Gebruik de Weekplanner om per medewerker zicht te houden op wat er deze week gepland staat, welke taken nog openstaan en waar deadlines naderen.

In dit artikel lees je welke taken en to-do’s in de Weekplanner verschijnen, hoe je taken verplaatst, hoe je ongeplande taken inplant, hoe je een nieuwe to-do aanmaakt en wat je op een kaartje ziet.

👉 Dit scherm maakt deel uit van de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wil je de module gebruiken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.

Waarvoor gebruik je de Weekplanner?

De Weekplanner helpt je om de planning van deze week concreet te maken en bij te sturen. Je gebruikt het scherm vooral om te zien wat er al gepland staat, wat nog ingepland moet worden en waar de planning moet worden aangepast.

Enkele typische situaties:

Je weekplanning voorbereiden: controleer aan het begin van de week wat er al gepland staat en kijk via -1 week of er vorige week nog taken of to-do’s openstaan. Gebruik daarna het zijpaneel Plan taken om ongeplande taken in te plannen.
Dringende deadlines opvolgen: gebruik in het zijpaneel Plan taken de filter Deadline van - tot om taken te tonen die binnen een bepaalde periode klaar moeten zijn.
Gericht plannen voor één klant of taaktype: filter in het zijpaneel op Relatie, Taaksjabloon of Deeltaaksjabloon wanneer je taken voor één klant of één soort werk wil inplannen. Zo kan je bijvoorbeeld snel taken voor BTW-aangiftes, jaarrekeningen of andere deadlines inplannen.
De planning van een collega opvolgen: selecteer een collega bij Voor medewerker en bekijk welke taken en to-do’s die week gepland staan. Als je de nodige rechten hebt, kan je taken ook naar een andere dag slepen of ongeplande taken toevoegen.
Een onverwachte afwezigheid opvangen: selecteer de afwezige medewerker en bekijk welke taken nog gepland staan. Zo zie je snel welke taken je moet verschuiven, opnieuw moet toewijzen of extra moet opvolgen.
Ad-hoc werk toevoegen tijdens de week: maak via Nieuwe to-do maken meteen een to-do aan voor losse opvolging, zoals ontbrekende documenten opvragen, een klant terugbellen of een interne controle uitvoeren.

Wat zie je op het scherm Weekplanner?

De Weekplanner toont standaard vijf kolommen: één voor elke werkdag van maandag tot en met vrijdag. Met de schakelaar Toon weekend voeg je ook zaterdag en zondag toe.

De kolomtitel toont de naam van de dag en de datum. Daaronder zie je per dag een capaciteitsoverzicht met de werktijd, de geplande tijd en de nog beschikbare tijd.

In elke kolom verschijnen de taken en to-do’s die op die dag gepland staan. Zo krijg je snel zicht op de dag- en weekplanning van de geselecteerde medewerker.

Capaciteit per dag: werktijd, gepland en beschikbaar

Onder de kolomtitel zie je per dag hoe vol de planning van de geselecteerde medewerker is. De Weekplanner toont drie regels:

Werktijd: de verwachte werktijd van die dag volgens het uurrooster of jaarrooster van de medewerker, verminderd met geregistreerde afwezigheid, recuperatie of opleiding.
Gepland: de totale geplande duur van alle taken die op die dag staan.
Beschikbaar: de werktijd min de geplande tijd. Dit is de tijd die nog vrij is om in te plannen. Wordt deze waarde negatief, dan is de dag overboekt en wordt ze in het rood getoond.

De tijden worden weergegeven als uren en minuten. 7:30 betekent bijvoorbeeld zeven uur en dertig minuten.

Geregistreerde afwezigheden verschijnen als aparte blokjes bovenaan in de kolom. Op zo’n blokje zie je het type afwezigheid, de naam en de duur. Zo zie je meteen waarom er die dag minder werktijd beschikbaar is.

Is de dag een feestdag, dan toont de kolom Feestdag in plaats van de werktijd. Staan er die dag geen taken gepland, dan toont de kolom enkel Feestdag.

Weekend tonen

Onder de filters staat de schakelaar Toon weekend. Standaard staat die uit en toont de Weekplanner enkel maandag tot en met vrijdag. Zet je de schakelaar aan, dan komen er kolommen voor zaterdag en zondag bij. Je kan dan ook taken naar die dagen slepen.

Vallen er taken of to-do’s in het weekend van de weergegeven week, dan verschijnt naast de schakelaar een geel waarschuwingsicoontje. Beweeg met de muis over het icoontje om te zien om hoeveel taken het gaat. Zo mis je geen weekendtaken terwijl het weekend verborgen is.

💡 De schakelaar telt mee als filter. Filters terugzetten zet hem opnieuw uit. De stand van de schakelaar wordt ook mee bewaard in je opgeslagen zoekopdrachten.

Welke taken en to-do’s worden getoond?

De Weekplanner toont alleen items die op een dag in de geselecteerde week kunnen worden geplaatst. Voor taken en deeltaken gebeurt dat op basis van de uitvoeringsdatum. Voor to-do’s gebeurt dat op basis van de deadline.

Heeft een taak of deeltaak geen uitvoeringsdatum, maar wel een deadline, dan verschijnt ze op de dag van haar deadline.

Hoofdtaken : taken die toegewezen zijn aan de geselecteerde medewerker.
Deeltaken : taken die deel uitmaken van een hoofdtaak. Ze verschijnen op hun eigen uitvoeringsdatum, of op hun deadline als er geen uitvoeringsdatum is. Op het kaartje staat de naam van de bijhorende hoofdtaak in grijs en tussen haakjes.
💡 Is de deeltaak niet toegewezen aan een medewerker, dan wordt de toewijzing van de bovenliggende hoofdtaak gebruikt voor de filter Voor medewerker.
To-do’s : verschijnen op de dag van hun deadline, omdat to-do’s geen aparte uitvoeringsdatum hebben.
💡 To-do’s verschijnen enkel als er geen filter op taaksjablonen is ingesteld, want to-do’s zijn niet gekoppeld aan een sjabloon.

👉 Heeft een taak of deeltaak geen uitvoeringsdatum, dan kan ze toch in de Weekplanner verschijnen op de dag van haar deadline. Zo verlies je taken zonder planning niet uit het oog. Op het kaartje zie je dat er nog geen uitvoeringsdatum is ingevuld.

Sleep je zo’n taak naar een dag, dan krijgt ze die dag als uitvoeringsdatum. Tot je dat doet, vind je de taak ook terug in het zijpaneel Plan taken, op voorwaarde dat ze voldoet aan de filters van het zijpaneel.

👉 Heeft een taak of deeltaak geen uitvoeringsdatum én geen deadline, dan verschijnt ze niet in het weekoverzicht. Zulke taken vind je terug in het zijpaneel Plan taken, het Taak overzicht of het Taakbord.

Navigeren tussen weken

Bij de filters staan drie knoppen voor weeknavigatie: -1 week, Huidige week en +1 week. Hiermee spring je snel naar de vorige week, de huidige week of de volgende week.

💡 Kijk eventueel ook naar de vorige week om te controleren of daar nog taken of to-do’s openstaan.

Taken en to-do’s verplaatsen

Je kan een taakkaartje van de ene dag naar de andere slepen om de uitvoeringsdatum te wijzigen. De wijziging wordt onmiddellijk opgeslagen.

Je kan de uitvoeringsdatum ook aanpassen via het datumveld op het kaartje. Dit kan enkel voor hoofd- en deeltaken, niet voor to-do’s.

Wijzig je de uitvoeringsdatum naar een dag buiten de zichtbare week, dan verdwijnt de taak uit het huidige overzicht. De taak verschijnt dan in de week van de nieuwe uitvoeringsdatum.

Voor to-do’s geldt: slepen of de deadline aanpassen heeft hetzelfde effect, omdat hun deadline als uitvoeringsdatum dient.

💡 Voor deze aanpassingen heb je updaterechten op geplande taken nodig. Zonder die rechten zijn kaartjes niet verplaatsbaar.

Ongeplande taken inplannen met het zijpaneel Plan taken

Met de knop Plan taken rechtsboven open of sluit je een zijpaneel aan de rechterkant van de Weekplanner. Gebruik dit paneel om ongeplande taken terug te vinden en ze meteen op een dag in de weergegeven week in te plannen.

Het zijpaneel volgt de medewerker die bovenaan in de Weekplanner geselecteerd is. Bekijk je de planning van een collega, dan toont het paneel de ongeplande taken van die collega.

Ongeplande taken zijn taken zonder uitvoeringsdatum die nog niet klaar zijn en niet geblokkeerd zijn. Voor deeltaken worden ook deeltaken uitgesloten die als niet van toepassing of niet uitgevoerd zijn aangeduid.

De lijst wordt gesorteerd op deadline. Taken met de meest dringende of verst overschreden deadline staan bovenaan. Terwijl je scrolt, worden telkens extra taken geladen.

Je plant een taak in door ze vanuit het zijpaneel naar een dag te slepen. De taak krijgt dan die dag als uitvoeringsdatum en verdwijnt uit het zijpaneel.

Sleep je een taak vanuit een dag terug naar het zijpaneel, dan wordt de uitvoeringsdatum gewist en staat de taak opnieuw tussen de ongeplande taken. Heeft de taak een deadline in de weergegeven week, dan blijft ze wel zichtbaar op haar deadline-dag.

Wil je een taak naar een andere week verplaatsen, pas dan de uitvoeringsdatum aan via het datumveld op het kaartje of in de taakdetails. Je kan een taak alleen slepen naar een dag die zichtbaar is in de weergegeven week.

👉 To-do’s kan je niet op deze manier terugzetten naar het zijpaneel. To-do’s werken met een deadline in plaats van een uitvoeringsdatum.

Filteren in het zijpaneel

Met de knop Filters in het zijpaneel open je de filteropties. Filters helpen om de lijst met ongeplande taken werkbaar te houden, zeker wanneer een medewerker veel ongeplande taken heeft.

Je kan filteren op:

Hoofdtaak en/of Deeltaak: kies welk taakniveau je wil zien. Standaard staan beide opties aan.
Enkel taken waar ik aan kan starten: toont enkel taken waarvoor de geselecteerde medewerker de eerstvolgende toegewezen medewerker is. Deze optie staat standaard aan. Daardoor zie je in eerste instantie vooral de taken die de geselecteerde medewerker effectief als volgende kan opnemen.
Enkel taken met een geplande duur: toont enkel taken waarvoor een geplande duur is ingesteld. Dit is handig als je vooral planbaar werk wil zien en taken zonder echte werkduur wil uitsluiten.
Taaksjabloon en Deeltaaksjabloon: filter op een of meerdere taaksjablonen. Selecteer je precies één taaksjabloon, dan kan je ook op een deeltaaksjabloon filteren.
Deadline van - tot: beperk de lijst tot taken met een deadline binnen een bepaalde periode.
Relatie: toon enkel ongeplande taken van een bepaalde relatie.

Zodra er filters actief zijn, verschijnt de knop Filters terugzetten. Daarmee zet je de filters in het zijpaneel terug naar de standaardwaarden. Het aantal actieve filters staat op de knop.

Een nieuwe to-do aanmaken

Met de knop Nieuwe to-do maken rechtsboven maak je meteen vanuit de Weekplanner een nieuwe to-do aan. Dit is handig voor ad-hoc werk dat je tijdens het plannen wil toevoegen.

Valt de deadline van de nieuwe to-do binnen de weergegeven week, dan verschijnt de to-do onmiddellijk in het weekoverzicht.

Wat staat er op een kaartje?

Elke taak of to-do wordt getoond als een kaartje. Op dat kaartje zie je wat er moet gebeuren, voor welke relatie, wanneer het gepland staat en welke status het item heeft.

Bovenaan het kaartje

Bovenaan staat de naam van de taak of to-do, voorafgegaan door een icoon dat aangeeft om welk type item het gaat. Bij deeltaken staat de naam van de bijhorende hoofdtaak tussen haakjes. Als er een geplande duur is ingesteld, wordt die ook vermeld.

Deeltaken die als niet van toepassing of niet uitgevoerd zijn gemarkeerd, tonen de taaknaam doorgehaald.

Rechts van de naam staat een statusindicator. Daarmee kan je de status van de taak aanpassen zonder de taakdetails te openen. Klik op de taaknaam zelf om het detailscherm te openen.

Onder de taaknaam staat de naam van de relatie waaraan de taak gekoppeld is.

Datums op het kaartje

Onderaan het kaartje staan de relevante datums:

Uitvoeringsdatum : de dag waarop de taak gepland is. Als je updaterechten hebt op geplande taken, kan je deze datum aanpassen. Dit veld is niet zichtbaar op to-do’s, omdat hun deadline als uitvoeringsdatum dient. Staat de taak op haar deadline-dag omdat er nog geen uitvoeringsdatum is, dan is dit veld nog niet ingevuld.
Deadline : de uiterste datum van de taak. Als je updaterechten hebt op geplande taken, kan je deze datum aanpassen bij openstaande taken. Voor afgeronde taken wordt de deadline enkel getoond en is ze niet wijzigbaar. Het veld is leeg als er geen deadline is ingesteld.
Afronddatum : wordt getoond als de taak is afgerond en er een afrondingsdatum is.

Icoontjes op het kaartje

Rechtsonder op een kaartje kunnen één of meerdere icoontjes staan. Je hoeft niet elk icoontje van buiten te kennen om met de Weekplanner te werken. De icoontjes geven extra context of laten je sneller een actie uitvoeren.

Beweeg met de muis over een icoontje om een korte toelichting te zien.

Icoon	Betekenis
Rood verbodsteken	De taak is geblokkeerd.
Paperclip	De taak heeft bijlagen. Beweeg met de muis over het icoontje om de documentnaam te zien.
Tekstballon	Er is een opmerking beschikbaar. Beweeg met de muis over het icoontje om de inhoud te lezen.
Klok	Klik om een tijdregistratie aan te maken. Dit icoontje is niet zichtbaar voor taken van het type Voorwaarde en ook niet als de timer actief loopt.
Afspelen / Pauzeren	Start of stop de timer voor automatische tijdregistratie. Dit icoontje is zichtbaar voor taken die in uitvoering zijn met automatische registratiemethode, en voor taken waarvoor de timer al loopt.
Boek	De taak of deeltaak beschikt over taakdocumentatie. Beweeg met de muis over het icoontje om de inhoud te lezen.
Persoonsicoontje	De taak is van het type Echte taak.
Zandloper	De taak is van het type Taak met standaard tijdsduur.
Vraagteken	De taak is van het type Voorwaarde. Tijdregistratie is niet mogelijk voor dit type.
Envelop	De taak is van het type E-mail. Klik om de mail te versturen bij een openstaande taak. Bij een afgeronde taak opent klikken de mailhistoriek in het taakdetailscherm.
Kalender + envelop	De taak is van het type E-mail - Automatisch.

Kleurcodering van de linkerbalk van het kaartje

De gekleurde balk aan de linkerkant van elk kaartje toont de urgentie of status van de taak.

Groen: de taak is afgerond.
Paars: de taak is geblokkeerd.
Rood: de deadline is overschreden.
Geel: de deadline ligt binnen vijf werkdagen.
Geen kleur: de taak staat open en heeft geen deadline, of de deadline ligt meer dan vijf werkdagen in de toekomst.

💡 Geblokkeerde taken tonen altijd paars, ook als de deadline al verstreken is.

Waarop kan je filteren op het scherm Weekplanner?

Boven de kolommen kan je filters instellen om het weekoverzicht te verfijnen.

Periode: kies de week waarvoor je de planning wil bekijken. De Weekplanner toont de dagen van de geselecteerde week. Standaard staat de huidige week geselecteerd.
💡 Er is altijd een week geselecteerd.
Voor medewerker: selecteer de medewerker wiens taken en to-do’s je wil zien. Standaard ben je zelf geselecteerd, zodat je snel je eigen planning kan raadplegen.
💡 Er is altijd een medewerker geselecteerd.
Taaksjablonen: filter op een of meerdere taaksjablonen om enkel taken van dat type te zien. Wanneer deze filter actief is, worden to-do’s niet getoond, omdat to-do’s niet aan een sjabloon gekoppeld zijn. Standaard is deze filter leeg.
Status: filter op de status van de taken. De beschikbare opties zijn: Te doen, In uitvoering, Klaar en Niet klaar. De status Niet klaar toont zowel taken met status Te doen als taken met status In uitvoering. Standaard is deze filter leeg.
💡 Gebruik Niet klaar om de taken te zien waaraan nog gewerkt moet worden.

Onder de filters staat ook de schakelaar Toon weekend. Daarmee toon of verberg je zaterdag en zondag.

Wil je de filters wissen, klik dan op Filters terugzetten. Deze knop verschijnt enkel als de actieve filters afwijken van de standaardwaarden.

💡 Filters worden bewaard en blijven actief zolang AdminPulse open is. Ze worden gewist wanneer je AdminPulse sluit. Wat collega’s op dit scherm zien, wordt hierdoor niet beïnvloed.

Zoekopdrachten bewaren

Als er actieve filters zijn en je nog geen opgeslagen zoekopdrachten hebt, verschijnt de knop Bewaar zoekopdracht. Klik erop om de huidige filtercombinatie op te slaan onder een naam.

Heb je al minstens één opgeslagen zoekopdracht, dan verschijnt er een dropdown bij Selecteer zoekopdracht. Via dat menu kan je een opgeslagen zoekopdracht activeren, hernoemen, overschrijven met de huidige filters of verwijderen.

Een nieuwe zoekopdracht opslaan doe je via dezelfde dropdown, maar enkel als de huidige filters afwijken van wat al is opgeslagen.

👉 Opgeslagen zoekopdrachten zijn gekoppeld aan je account. Collega’s zien jouw opgeslagen zoekopdrachten niet.

💡 Goed om te lezen

Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.

Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
Werklastbeheer
Voortgangsmonitoring
- Taakvoortgang per medewerker
Korte termijn planning
- Weekplanner
Capaciteitsplanning in taakschermen
- Overzicht: Capaciteitsplanning in taakschermen - extra velden en opties
Wil je meer weten over het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s? Bekijk dan ook: In het kort - Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?.

Gerelateerd aan