Het rapport Medewerkerscapaciteit (Taken > Medewerkerscapaciteit) helpt je om de beschikbare capaciteit van medewerkers te vergelijken met de werklast die al ingepland staat voor een geselecteerde periode.
Gebruik dit rapport om snel te zien welke medewerkers overbezet dreigen te raken, wie nog ruimte heeft en welke taken de meeste werklast veroorzaken.
Het rapport Medewerkerscapaciteit maakt deel uit van werklastbeheer binnen capaciteitsplanning. Het combineert de werkuren en productiviteitsinstellingen van medewerkers met de geplande taken uit de taakplanning.
In dit artikel lees je welke gegevens het rapport toont, waar die gegevens vandaan komen en hoe je de weergave, groepering en filters gebruikt om de werklast te analyseren.
👉 Dit scherm maakt deel uit van de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wens je hier gebruik van te maken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.
Welke gegevens vind je terug in het rapport?
Het rapport toont één rij per medewerker. Elke rij combineert de capaciteitsgegevens van die medewerker met de ingeplande werklast voor de geselecteerde periode.
De vaste kolommen links in het rapport zijn:
- Medewerker: de naam van de medewerker.
- Gebruikersrol: de gebruikersrol van de medewerker. Deze kolom is standaard verborgen en kan je inschakelen via Kolommen aanpassen.
Daarna volgen de capaciteitskolommen (gegroepeerd onder de kop Capaciteit):
- Totale wekelijkse capaciteit: de totale werkuren per week met het productiviteitspercentage tussen haakjes (bijv. 40u (100%)). Standaard verborgen.
- Wekelijkse capaciteit: het aantal productieve werkuren per week, na toepassing van het productiviteitspercentage op de werkuren.
- Jaarlijkse capaciteit: het totaal aantal werkuren voor het volledige jaar, min de toegekende afwezigheidsdagen. Standaard verborgen.
- Totale capaciteit: de totale productieve werkuren voor de volledige geselecteerde periode. Standaard verborgen.
- Resterende capaciteit: de totale productieve werkuren van vandaag tot het einde van de geselecteerde periode, verminderd met het resterende saldo van de afwezigheidstellers. Ook nog niet opgenomen afwezigheden worden zo alvast verrekend.
- Beschikbare capaciteit: de resterende capaciteit min de reeds geplande taakuren en de geplande afwezigheden. Dit is de nog vrije ruimte.
Een negatieve beschikbare capaciteit betekent dat er meer werk gepland staat dan er volgens de ingestelde capaciteit nog beschikbaar is.
💡 Beweeg je met de muis over een kolomtitel van een capaciteitskolom, dan zie je een tooltip met een toelichting bij de berekeningslogica van die kolom.
Na de capaciteitskolommen volgt de kolom Bezetting: een visuele balk die toont welk percentage van de resterende capaciteit al is ingepland.
- Groen: minder dan 80% van de resterende capaciteit is ingepland.
- Geel: tussen 80% en 100% is ingepland.
- Rood: meer dan 100% is ingepland — de medewerker is overboekt.
👉 De bezettingskolom is enkel zichtbaar als de weergavemodus op Duur staat én er geen specifieke hoofdtaak is geselecteerd in de filters. Zodra je een hoofdtaak selecteert of overschakelt naar Aantal taken of Aantal relaties, verdwijnt de kolom.
Rechts van de bezettingskolom zie je dynamische kolommen: de ingeplande uren per taak, per maand of per kwartaal, afhankelijk van de ingestelde weergave. Helemaal rechts staat de kolom Totalen met de som van alle dynamische kolommen.
Onderaan de tabel vind je twee speciale rijen:
- Niet toegewezen: taken die wel ingepland zijn, maar niet aan een specifieke medewerker zijn toegewezen. Deze taken tellen mee in de berekening van de beschikbare capaciteit, wat kan resulteren in een negatieve waarde voor die rij.
- Totalen: de som van alle medewerkersrijen per kolom, inclusief de rij Niet toegewezen.
👉 Controleer de rij Niet toegewezen regelmatig. Taken in deze rij nemen wel capaciteit in, maar zijn nog niet aan een medewerker gekoppeld.
💡 Medewerkers die niet meer actief zijn kunnen toch in het rapport verschijnen als er taken aan hen zijn toegewezen in de geselecteerde periode. Hun naam wordt in het rood weergegeven. Hun capaciteitswaarden tellen niet mee in de rij Totalen.
Waar haalt het rapport zijn gegevens vandaan?
Het rapport combineert twee databronnen: de capaciteitsinstellingen van medewerkers en de geplande taken uit de taakplanning.
De capaciteitswaarden (wekelijkse capaciteit, resterende capaciteit, enz.) worden berekend op basis van de werkturen en het productiviteitspercentage van elke medewerker. Deze worden per medewerker ingesteld via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersfiche openen > Uurrooster aanmaken of bewerken. Medewerkers zonder werkuren krijgen overal een streepje te zien in de capaciteitskolommen.
De ingeplande uren in de dynamische kolommen komen uit de taken die voldoen aan al deze voorwaarden:
- De taak is nog niet afgerond.
- De taak heeft een geplande duur ingesteld. Taken zonder geplande duur worden niet meegeteld in het rapport.
- De taak is gekoppeld aan een taaksjabloon. Taken zonder taaksjabloon worden niet opgenomen, met uitzondering van deeltaken waarvan het sjabloon later werd verwijderd. Die verschijnen onder de kolom Zonder sjabloon.
- De deadline van de taak valt binnen de geselecteerde periode. Als de toggle Gebruik uitvoeringsdatum in plaats van deadline is ingeschakeld, wordt de uitvoeringsdatum gebruikt als die is ingesteld.
De afwezigheden worden op twee manieren verrekend. Geplande afwezigheden worden afgetrokken van de beschikbare capaciteit; ze worden ingesteld via Hrm > Afwezigheden per medewerker. Daarnaast wordt het resterende saldo van de afwezigheidstellers afgetrokken van de resterende capaciteit. Zo houdt het rapport ook rekening met afwezigheden die nog niet concreet ingepland zijn.
👉 Ziet een medewerker streepjes bij de geplande uren? Dan zijn er geen taken ingepland die aan bovenstaande voorwaarden voldoen voor die persoon in de geselecteerde periode.
Weergavemodi en groepering
Je kan zelf kiezen hoe de dynamische kolommen worden weergegeven en hoe ze worden gegroepeerd. Dit doe je via de knoppen in het filtergedeelte.
Via Weergavemodus kies je wat er in de dynamische kolommen staat:
- Duur: de geplande tijdsduur in uren en minuten (bijv. 3u30). Dit is de standaardweergave.
- Aantal taken: het aantal ingeplande taken.
- Aantal relaties: het aantal unieke relaties waarvoor taken zijn ingepland.
Via Groepeer kies je hoe de kolommen worden ingedeeld:
- Per taak: elke kolom stelt een taaksjabloon voor. Dit is de standaardweergave. Dit toont de werklast per taak.
- Per maand: elke kolom stelt een maand voor. Beschikbaar als de geselecteerde periode meer dan één maand omvat. Dit toont de werklast doorheen het jaar per maand.
- Per kwartaal: elke kolom stelt een kwartaal voor. Beschikbaar als de geselecteerde periode meer dan één kwartaal omvat. Dit toont de werklast doorheen het jaar per kwartaal.
💡 Bij een groepering per maand of per kwartaal zie je in elke cel ook een percentage tussen haakjes. Dat percentage geeft aan welk deel van de capaciteit van die medewerker in die periode al is ingepland. De capaciteit per maand of kwartaal houdt rekening met de geplande afwezigheden en recup in die periode. Dit percentage is enkel zichtbaar in de weergavemodus Duur en wanneer er geen specifieke hoofdtaak is geselecteerd.
💡 In de groepering per maand of per kwartaal kan een cel een kleur krijgen om aan te geven hoe zwaar die periode bezet is. Zo zie je sneller in welke maanden of kwartalen de geplande werklast hoog wordt.
💡 Door op een kolomtitel te klikken, pas je een sortering toe. Een pijltje omhoog of omlaag geeft aan of de sortering oplopend of aflopend is. De rijen Totalen en Niet toegewezen blijven altijd onderaan staan, ongeacht de sortering.
Waarop kan je filteren?
Boven het rapport kan je filters instellen om het overzicht te verfijnen.
- Periode (Van – Tot): kies de begin- en einddatum van de periode waarvoor je de werklast wil bekijken. Gebruik de snelknoppen om snel een veelgebruikte periode te selecteren: deze week, volgende week, deze maand, volgende maand, vorig kwartaal, dit kwartaal, volgend kwartaal, of een volledig jaar via de jaarknoppen. Vorig jaar, dit jaar en volgend jaar worden weergegeven als het effectieve jaartal, bijvoorbeeld 2025, 2026 of 2027.
- Alle hoofdtaken: filter op een specifieke hoofdtaak om enkel de werklast voor die taak te zien.
- Medewerkerlabels: filter op medewerkers met een bepaald label.
- Alle medewerkersprofielen: filter op een specifiek medewerkersprofiel. Zo kan je het rapport beperken tot medewerkers of toewijzingen die relevant zijn voor dat profiel.
- Teams: beperk het rapport tot medewerkers binnen een bepaald team.
- Eigen bedrijven: filter op een of meerdere eigen bedrijven. Enkel beschikbaar als je kantoor meerdere eigen bedrijven heeft.
- Medewerker type: filter op een of meerdere types medewerkers. De beschikbare types zijn Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair en Student. Zo kan je het rapport beperken tot bijvoorbeeld enkel interne medewerkers of zelfstandigen.
- Gebruik uitvoeringsdatum in plaats van deadline: schakel deze optie in als je wil dat de ingeplande taken worden gesitueerd op hun uitvoeringsdatum in plaats van hun deadline. Als er geen uitvoeringsdatum is ingesteld, valt AdminPulse terug op de deadline.
💡 Filters worden automatisch bewaard. Wil je iets anders opzoeken, klik dan eerst op Filters terugzetten. Zo vermijd je dat oude filters een verkeerd beeld geven.
💡 Je kan ook opgeslagen filters aanmaken via Bewaar zoekopdracht. Sla een combinatie van filters op onder een naam en laad die later snel opnieuw in. Handig als je regelmatig dezelfde filtercombinatie gebruikt.
Kolommen aanpassen
Standaard zijn niet alle capaciteitskolommen zichtbaar. Via de knop Kolommen aanpassen (tandwiel-icoon) rechtsboven de tabel kies je welke kolommen je wil zien. Je keuze wordt bewaard voor een volgend bezoek.
Exporteren naar Excel
Wil je de gegevens verder analyseren of delen? Klik op de knop Exporteren naar Excel bovenaan het rapport. De export houdt rekening met alle actieve filters en de geselecteerde weergave.
👉 De export wordt op de achtergrond verwerkt. Je krijgt een melding zodra de export gestart is, en het bestand wordt in je browser gedownload zodra het klaar is.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen