Capaciteitsplanning is pas betrouwbaar als de onderliggende gegevens correct zijn ingesteld. Denk aan geplande duur, uitvoeringsdatums, uurroosters, productiviteitspercentages, afwezigheden, taaktoewijzingen en tijdsregistraties.
Waar de andere artikelen uit deze reeks de module in het algemeen of per scherm uitleggen, gaat dit artikel dieper in op de basisgegevens achter capaciteitsplanning. Je leest welke begrippen belangrijk zijn, welke instellingen je best controleert, waarom resultaten soms onverwacht kunnen lijken en welke gewoontes helpen om capaciteitsplanning betrouwbaar te gebruiken.
👉 Dit artikel hoort bij de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wens je er gebruik van te maken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.
Belangrijke begrippen in capaciteitsplanning
Geplande duur
De geplande duur is de verwachte tijdsinvestering voor een taak of deeltaak, uitgedrukt in minuten of uren. Dit is een van de belangrijkste gegevens waarop capaciteitsplanning de werklast berekent.
Taken zonder geplande duur worden niet meegenomen in de werklastberekeningen van het rapport Medewerkerscapaciteit.
De geplande duur kan op twee niveaus worden ingesteld:
- Standaard op het taaksjabloon: de duur die geldt voor alle relaties, tenzij er een afwijking is ingesteld. Je stelt die in via Instellingen > Taaksjablonen, in het veld Standaard geplande duur (min) op hoofd- en deeltaakniveau.
- Afwijkend per relatie: voor relaties die structureel meer of minder tijd vragen, stel je een specifieke duur in via de relatiefiche, in de sectie Taakbeheer > Taakplanning > tandwiel-icoon. Die waarde overschrijft de standaard geplande duur voor die relatie.
Wanneer je de standaard geplande duur op een taaksjabloon aanpast, worden alle nog openstaande taken die de standaard gebruiken automatisch bijgewerkt. Taken waarvoor een afwijking per relatie is ingesteld, blijven standaard ongewijzigd, tenzij je bij het aanpassen ook de afwijkingen mee laat resetten.
💡 De geplande duur van een hoofdtaak en die van haar deeltaken worden niet automatisch opgeteld. Gebruik de geplande duur op de hoofdtaak voor tijd die niet al in de deeltaken zit, zoals algemene administratie, opvolging of overhead.
Resterende duur
De resterende duur is een berekend veld: geplande duur - geregistreerde tijd.
AdminPulse houdt dit automatisch bij op de taak of deeltaak. Je kan dit veld niet zelf invullen of bewerken. De resterende duur is zichtbaar in het taakdetailscherm.
Drie zaken om te weten:
- De resterende duur kan negatief worden. Dat betekent dat er al meer tijd op een taak geregistreerd is dan gepland. Dit is een signaal om de taak of planning te bekijken.
- Zodra een taak als afgerond gemarkeerd wordt, is de resterende duur altijd 0, ongeacht hoeveel tijd er geregistreerd stond.
- Als er geen geplande duur is ingesteld, is de resterende duur leeg.
Uitvoeringsdatum en deadline
Een taak heeft twee datums met een ander doel: deadline en uitvoeringsdatum.
De deadline is de uiterste datum waarop de taak klaar moet zijn. Dit is de datum die AdminPulse gebruikt in het Taak overzicht en voor deadlinegerelateerde kleurcoderingen.
De uitvoeringsdatum is de dag waarop je effectief van plan bent om aan de taak te werken. Dit is de datum die de Weekplanner gebruikt om een taak op een dag te plaatsen. Heeft een taak geen uitvoeringsdatum maar wel een deadline, dan toont de Weekplanner ze op de dag van haar deadline.
💡 To-do’s hebben geen uitvoeringsdatum. In de Weekplanner verschijnen ze op de dag van hun deadline.
In het scherm Medewerkerscapaciteit (Taken > Medewerkerscapaciteit) kan je kiezen om taken te situeren op basis van hun uitvoeringsdatum of hun deadline. Zet de toggle Gebruik uitvoeringsdatum in plaats van deadline aan als je de werklast wil zien op het moment dat het werk effectief gepland staat, in plaats van wanneer het klaar moet zijn. Taken zonder uitvoeringsdatum vallen in dat geval automatisch terug op hun deadline.
💡 De uitvoeringsdatum is ook een planningsinstrument. Door taken bewust een uitvoeringsdatum te geven, verdeel je het werk actief over de tijd. Zo toont de Weekplanner wat er echt op het programma staat en kan het scherm Medewerkerscapaciteit de werklast tonen op het moment waarop het werk gepland is.
Capaciteit
De capaciteit van een medewerker is de hoeveelheid tijd die beschikbaar is voor taken in een bepaalde periode. AdminPulse berekent die op basis van het uurrooster en het productiviteitspercentage van de medewerker.
In het rapport Medewerkerscapaciteit zie je standaard drie varianten:
- Wekelijkse capaciteit: de productieve werkuren per week, berekend als werkuren × productiviteitspercentage.
- Resterende capaciteit: de totale productieve werkuren van vandaag tot het einde van de geselecteerde periode, verminderd met het resterende saldo van de afwezigheidstellers. Ook nog niet opgenomen afwezigheden worden zo alvast verrekend.
- Beschikbare capaciteit: de resterende capaciteit min de al ingeplande taakuren en de geplande afwezigheden. Dit is de ruimte die nog overblijft.
Een negatieve beschikbare capaciteit betekent dat er meer werk ingepland staat dan er nog ruimte is. Dat is een signaal voor mogelijke overbelasting of herplanning.
Productiviteitspercentage
Het productiviteitspercentage bepaalt welk deel van de werkuren van een medewerker meetelt als productieve capaciteit. Een medewerker met een 40-urenweek en een productiviteitspercentage van 80% heeft bijvoorbeeld 32 productieve uren per week in het rapport Medewerkerscapaciteit.
Het percentage staat standaard op 100% en kan per medewerker worden ingesteld via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster. Het kan ook voor meerdere medewerkers tegelijk met een globale actie in het Medewerkers-scherm worden ingesteld.
👉 Productief is niet hetzelfde als factureerbaar. Het productiviteitspercentage gaat over hoeveel van de werkuren meetellen als beschikbare werkcapaciteit in AdminPulse. Het zegt niets over of die tijd aan een klant gefactureerd wordt. Factureerbaarheid hangt af van het gebruikte prijslijstitem en staat los van de capaciteitsberekening.
Een taak kan bijvoorbeeld één uur factureerbaar zijn voor de klant, terwijl verschillende medewerkers er intern een andere tijd aan besteden. Een ervaren medewerker werkt de taak misschien af in 30 minuten, terwijl een stagiair er meerdere uren voor nodig heeft. Voor capaciteitsplanning telt vooral hoeveel tijd er intern gepland en uitgevoerd moet worden. Dat staat los van hoeveel tijd je uiteindelijk factureert.
💡 Een medewerker hoeft niet voor 100% productief te staan in AdminPulse. Naast taken die in AdminPulse worden opgevolgd, zijn er vaak ook andere activiteiten: onthaal, interne vergaderingen, leveranciers opvolgen, kantoororganisatie of andere taken die niet altijd als taak in AdminPulse staan.
💡 Hou bij het bepalen van het productiviteitspercentage geen rekening met afwezigheden zoals verlof, ADV of feestdagen. AdminPulse verrekent die automatisch in de capaciteitsberekening, op basis van de afwezigheidstellers en de feestdagenkalender.
Welke instellingen controleer je best?
Controleer zeker deze gegevens wanneer je capaciteitsplanning opstart of wanneer rapporten onverwachte resultaten tonen.
Uurrooster en productiviteitspercentage per medewerker
Elke medewerker die in het scherm Medewerkerscapaciteit moet verschijnen, heeft een uurrooster nodig. Dat maak of bewerk je via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster.
Medewerkers zonder uurrooster krijgen streepjes in de capaciteitskolommen.
Controleer ook het productiviteitspercentage per medewerker. De standaardwaarde is 100%. Pas dit aan als de realiteit anders is.
Productiviteitspercentage voor meerdere medewerkers tegelijk aanpassen
Wil je hetzelfde productiviteitspercentage toepassen op meerdere medewerkers? Dan kan je dit in één keer aanpassen via een globale actie op het scherm Instellingen > Medewerkers.
Dit is vooral handig wanneer je capaciteitsplanning opstart of wanneer je voor een groep medewerkers dezelfde productiviteitsinschatting wil instellen.
Zo pas je het productiviteitspercentage in bulk aan:
- Selecteer de medewerkers waarvoor je het percentage wil aanpassen.
- Kies Globale acties > Productiviteitspercentage aanpassen.
- Vul het gewenste percentage in. Je kan een waarde tussen 0% en 100% ingeven.
- Bevestig de actie.
AdminPulse past dit percentage toe op alle geselecteerde medewerkers die een uurrooster hebben.
👉 Het productiviteitspercentage wordt bewaard op het uurrooster van de medewerker. Medewerkers zonder uurrooster worden daarom niet bijgewerkt. Na de actie toont AdminPulse hoeveel geselecteerde medewerkers niet zijn bijgewerkt.
Afwezigheden
Geplande afwezigheden worden afgetrokken van de beschikbare capaciteit. Ze worden beheerd via Hrm > Afwezigheden per medewerker. Daarnaast trekt AdminPulse het resterende saldo van de afwezigheidstellers af van de resterende capaciteit, zodat ook nog niet ingeplande afwezigheden meetellen.
Zorg dat afwezigheden tijdig zijn ingegeven, zodat het rapport Medewerkerscapaciteit een realistisch beeld geeft van de beschikbare capaciteit in drukke periodes.
Geplande duur op taaksjablonen
Stel voor elke terugkerende taak een standaard geplande duur in op het taaksjabloon via Instellingen > Taaksjablonen. Dit is de basis van de werklastberekeningen. Taken zonder geplande duur worden niet meegenomen.
Wanneer je de standaard geplande duur op een taaksjabloon aanpast, worden alle nog openstaande taken die de standaard gebruiken automatisch bijgewerkt. Voor taken met een afwijking per relatie kies je zelf: standaard blijven die ongewijzigd, maar via een extra checkbox in de bevestigingsdialoog kan je de afwijkingen mee resetten naar de nieuwe sjabloonwaarde. Dat is handig wanneer een taak structureel minder tijd vraagt voor álle relaties, bijvoorbeeld omdat een stap geautomatiseerd werd.
Gebruik de Matrix taakplanning per relatie (Taken > Matrix taakplanning per relatie) om te controleren welke taken een geplande duur hebben en waar afwijkingen zitten. Cursief weergegeven waarden zijn de standaardwaarden van het sjabloon; niet-cursieve waarden zijn relatiespecifieke afwijkingen. Een streepje betekent dat er voor die taak nog geen geplande duur is ingesteld.
Afwijkingen per relatie
Voor relaties die structureel meer of minder tijd vragen dan de standaard, stel je een afwijkende geplande duur in op de relatiefiche, in de sectie Taakbeheer > Taakplanning. Zo sluit de werklastberekening beter aan bij de realiteit voor die klant.
💡 Beweeg met de muis over een niet-cursieve waarde in de Matrix taakplanning per relatie om te zien wat de standaard is en hoe groot de afwijking is.
💡 Wil je afwijkingen voor een specifieke selectie van relaties bijsturen of resetten, gebruik dan de globale actie op de Matrix taakplanning per relatie.
Taaktoewijzingen op taaksjablonen en relaties
Wanneer AdminPulse een taak aanmaakt vanuit een taakplanning, bepaalt de instelling op het taaksjabloon aan wie de taak wordt toegewezen: aan een specifieke medewerker, of aan een medewerkersprofiel zoals Medewerker senior of Medewerker verantwoordelijke. Die toewijzing wordt op dat moment vastgelegd op de taak zelf.
Gebruikt het taaksjabloon een medewerkersprofiel, dan kijkt AdminPulse welke medewerker dat profiel vervult op de betrokken relatie. Is het profiel niet ingevuld, dan wordt de taak aangemaakt zonder toewijzing en komt de werklast in de rij Niet toegewezen in het scherm Medewerkerscapaciteit.
Hetzelfde geldt voor taken die via de taakplanning al zichtbaar zijn in het scherm Medewerkerscapaciteit, maar nog niet zijn aangemaakt. Ook daar wordt de verwachte toewijzing bepaald op basis van het taaksjabloon en het ingevulde profiel op de relatie.
👉 Controleer dus zowel de taaktoewijzing op het taaksjabloon als de ingevulde medewerkersprofielen op de relaties. Een ontbrekende of foutieve instelling kan ervoor zorgen dat de bijhorende werklast niet wordt toegekend, of niet bij de juiste medewerker terechtkomt.
Toewijzingen controleren
Controleer via de Matrix toewijzingen per relatie of de medewerkersprofielen en verantwoordelijkheden correct verdeeld zijn. Het rapport Medewerkerscapaciteit groepeert de werklast per medewerker op basis van taaktoewijzingen. Als taken aan de verkeerde medewerker staan, geeft het rapport een vertekend beeld.
Controleer ook de rij Niet toegewezen onderaan het scherm Medewerkerscapaciteit. Taken in die rij zijn wel ingepland, maar niet aan een medewerker gekoppeld. Ze nemen capaciteit in, maar verschijnen niet bij een specifieke medewerker.
Tijdsregistraties koppelen aan taken
De resterende duur van een taak wordt berekend op basis van de tijdsregistraties die aan die taak gekoppeld zijn. Registraties die vrij staan, dus zonder link naar een taak, tellen niet mee.
Hoe meer registraties aan taken gekoppeld zijn, hoe nauwkeuriger de resterende duur wordt en hoe betrouwbaarder de werklastberekeningen over de tijd.
Waarom kunnen resultaten onverwacht lijken?
Als een rapport niet toont wat je verwacht, ligt dat meestal aan ontbrekende, onvolledige of gefilterde gegevens.
- Geen geplande duur: de taak telt niet mee in werklastberekeningen.
- Geen uitvoeringsdatum én geen deadline: de taak verschijnt niet in de Weekplanner.
- Geen uurrooster: de medewerker krijgt geen capaciteit in het scherm Medewerkerscapaciteit.
- Niet-toegewezen taken: de werklast staat niet bij een specifieke medewerker.
- Vrijstaande tijdsregistraties: geregistreerde tijd zonder link naar een taak telt niet mee voor de resterende duur.
- Actieve filters: het scherm toont mogelijk maar een deel van de gegevens.
Hoe haal je het meeste uit capaciteitsplanning?
Gebruik de drie luiken samen
Capaciteitsplanning is het meest waardevol als je de drie luiken samen gebruikt: werklastbeheer, voortgangsmonitoring en korte termijn planning. Gebruik de schermen dus niet alleen als afzonderlijke rapporten, maar combineer ze om een vollediger beeld te krijgen.
Gebruik het scherm Medewerkerscapaciteit om te zien welke medewerkers dreigen overbelast te raken en in welke periodes de werklast piekt. Groepeer per maand of per kwartaal voor een breder beeld, of per taak om te zien waar de meeste uren naartoe gaan.
Gebruik Taakvoortgang per medewerker om op te volgen hoe ver het werk gevorderd is voor een specifieke hoofdtaak en haar deeltaken. Dit is vooral nuttig voor terugkerende taken met meerdere stappen, zoals jaarrekeningen of aangiftes.
Gebruik de Weekplanner voor de korte termijn: wat staat er vandaag, morgen en later deze week op de planning? Taken zonder uitvoeringsdatum verschijnen op de dag van hun deadline. Taken zonder uitvoeringsdatum én zonder deadline vind je enkel via het zijpaneel Plan taken, het Taak overzicht of het Taakbord.
Begin vroeg, ook met onvolledige schattingen
De geplande duur is bij de start vaak een schatting. Naarmate er meer tijdsregistraties beschikbaar zijn en je afwijkingen per relatie bijstuurt, worden de werklastberekeningen geleidelijk nauwkeuriger.
Wacht dus niet tot alles perfect geconfigureerd is voor je capaciteitsplanning begint te gebruiken. De module levert al vroeg inzicht op, en dat inzicht helpt je om de configuratie verder te verfijnen.
Plan vooruit — ook vóór taken zijn aangemaakt
Het scherm Medewerkerscapaciteit toont al werklast voor toekomstige periodes, ook voor taken die nog niet zijn aangemaakt. Zolang er een taakplanning bestaat voor een relatie, berekent AdminPulse de verwachte werklast automatisch op basis van de geplande duur en de deadlines die uit die planning voortvloeien.
Dat maakt vooruitkijken mogelijk: je ziet in het scherm Medewerkerscapaciteit wanneer het druk wordt in de komende maanden of kwartalen, nog vóór de taken zelf in het Taak overzicht verschijnen.
De deadline staat vast — die komt uit de taakplanning. Maar je kan alvast de uitvoeringsdatum instellen om aan te geven wanneer je effectief aan een taak wil werken. Zo verdeel je de werklast proactief over de tijd en voorkom je dat alles op het laatste moment opeenstapelt.
Werk met een vaste opvolgroutine
Capaciteitsplanning werkt het best wanneer je de gegevens regelmatig bekijkt en bijstuurt. Een vaste routine helpt om de module actueel en bruikbaar te houden.
- Wekelijks: controleer de Weekplanner en kijk of er nog taken of to-do’s van vorige week openstaan.
- Maandelijks: bekijk het scherm Medewerkerscapaciteit om pieken, overbelasting en vrije ruimte te herkennen.
- Periodiek: controleer de geplande duur, afwijkingen per relatie, taaktoewijzingen en productiviteitspercentages.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen