Wanneer de module capaciteitsplanning actief is, verschijnen er extra velden, filters en weergaveopties in de taakschermen van AdminPulse; de taakdetails, het Taak overzicht, het Taakbord en de Taaklijst.
Zo kan je de uitvoeringsdatum en geplande duur van taken beheren en zie je hoeveel tijd er nog overblijft tegenover wat gepland was.
In dit artikel lees je welke velden er bijkomen, waar je ze vindt en hoe je ze gebruikt. Zie je deze velden of opties niet? Dan is capaciteitsplanning mogelijk nog niet actief voor je kantoor.
👉 Dit artikel hoort bij de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wens je er gebruik van te maken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.
Extra velden in het taakdetailscherm
Wanneer je een hoofd- of deeltaak opent, verschijnen er bij een actieve capaciteitsplanningsmodule drie extra velden in het taakdetailscherm.
Deze velden helpen om taken niet alleen op deadline, maar ook op geplande uitvoeringsmomenten en verwachte werklast op te volgen.
Uitvoeringsdatum
De uitvoeringsdatum is de dag waarop je effectief aan de taak wil werken. Je kan dit veld invullen of aanpassen in het taakdetailscherm.
👉 To-do’s hebben geen uitvoeringsdatum en geen resterende duur. Het veld geplande duur kan bij to-do’s wel zichtbaar zijn, maar wordt niet gebruikt in de berekeningen van capaciteitsplanning.
Geplande duur
De geplande duur is de verwachte tijdsinvestering voor de taak, uitgedrukt in uren en minuten, bijvoorbeeld 1:30. Je kan dit veld invullen of aanpassen in het taakdetailscherm.
Resterende duur
De resterende duur is een berekend veld dat automatisch wordt bijgehouden. Je kan dit veld niet zelf invullen.
De waarde toont hoeveel tijd er nog overblijft op basis van de geplande duur min de tijd die al op de taak geregistreerd is.
💡 De resterende duur is enkel zichtbaar bij hoofd- en deeltaken, niet bij to-do’s.
Taak overzicht
In het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) komen er bij actieve capaciteitsplanning extra weergaveopties, filters en mogelijkheden bij.
Uitvoeringsdatum tonen in de tabel
Bovenaan het Taak overzicht staan knoppen om de weergave van datums in de tabel te bepalen, zoals Deadlines tonen of Datum klaar tonen. Wanneer capaciteitsplanning actief is, verschijnt er een extra optie: Toon uitvoeringsdatum.
Klik je op Toon uitvoeringsdatum, dan verschijnt er een extra kolom in de tabel met de uitvoeringsdatum van elke taak. Je kan die datum rechtstreeks in de kolom aanpassen: klik op de waarde om een datumkiezer te openen. De wijziging wordt onmiddellijk opgeslagen.
In de deeltaakkolommen toont de geselecteerde weergavemodus ook de bijhorende datum van de deeltaak.
Voortgangsbadges op hoofd- en deeltaken
Wanneer capaciteitsplanning actief is, verschijnt er op de kolomkop van de hoofdtaak en elke deeltaakkolom een kleine voortgangsbadge. Die badge geeft een snelle indicatie van de voortgang voor die taakkolom, berekend over alle taken die op dat moment in het overzicht staan.
Beweeg met de muis over de badge voor een tooltip met het exacte aantal uren afgerond ten opzichte van het totaal, of een melding als er nog geen geplande duur is ingesteld voor die kolom.
Deze badges geven een snelle indicatie binnen het Taak overzicht. Voor een uitgebreider overzicht per medewerker gebruik je het scherm Taakvoortgang per medewerker.
Filteren op uitvoeringsdatum
Via de knop Meer filters in het Taak overzicht kan je een filter instellen op Uitvoeringsdatum. Stel een periode in met een begin- en einddatum om enkel taken te zien waarvan de uitvoeringsdatum binnen die periode valt.
Dit filter is handig om te zien wat er voor een specifieke week of periode gepland staat.
Uitvoeringsdatum instellen via globale actie
In het Taak overzicht kan je de uitvoeringsdatum ook voor meerdere taken tegelijk instellen via een globale actie.
- Selecteer de gewenste taken.
- Klik op Globale acties en kies Veld hoofdtaak wijzigen.
- In het venster dat verschijnt, selecteer je het veld Uitvoeringsdatum en kies je de gewenste datum. De wijziging wordt op de achtergrond verwerkt.
💡 Dit is de snelste manier om taken die nog geen uitvoeringsdatum hebben, in één keer in te plannen, bijvoorbeeld wanneer je het werk voor een bepaalde week wil klaarzetten.
Taakbord
In het Taakbord (Taken > Taakbord) verschijnt de uitvoeringsdatum bovenaan elke taakkaart, boven de deadline. Je kan de datum rechtstreeks op de kaart aanpassen via een datumkiezer.
Bovenaan het Taakbord zijn er twee extra filters beschikbaar wanneer capaciteitsplanning actief is:
- Uitvoeringsdatum vanaf - Uitvoeringsdatum tot: filter op een specifieke periode om enkel taken te tonen die in die periode gepland zijn.
- Sorteer volgens uitvoeringsdatum: schakel deze optie in om de taakkaarten op uitvoeringsdatum te sorteren in plaats van op deadline.
Taaklijst
In de Taaklijst (Taken > Taaklijst) zijn er twee extra kolommen beschikbaar wanneer capaciteitsplanning actief is:
- Uitvoeringsdatum: toont de uitvoeringsdatum van de taak. Je kan die rechtstreeks in de kolom aanpassen via een datumkiezer.
- Geplande duur: toont de geplande duur van de taak. Je kan die rechtstreeks in de kolom aanpassen.
Beide kolommen staan standaard niet aan. Je kan ze inschakelen via de knop Kolommen aanpassen rechtsboven de tabel.
👉 Voor to-do’s worden deze capaciteitsplanningsvelden niet gebruikt in de Taaklijst.
Uitvoeringsdatum instellen via globale actie
In de Taaklijst kan je de uitvoeringsdatum ook in bulk instellen.
- Selecteer de gewenste taken.
- Klik op Globale acties en kies Uitvoeringsdatum wijzigen.
- Kies de gewenste datum in het venster en bevestig. De wijziging wordt op de achtergrond verwerkt.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen
Omdat dit artikel ook verwijst naar bestaande taakschermen, vind je hieronder ook de basisartikels over het Taak overzicht, het Taakbord en de Taaklijst.
- Taak overzicht
- Taakbord
- Taaklijst