Het rapport Matrix taakplanning per relatie (Taken > Matrix taakplanning per relatie) geeft een overzicht van de geplande tijd per relatie, opgesplitst per taaksjabloon. Je ziet in één oogopslag hoeveel tijd er per taak ingepland staat en waar die tijd afwijkt van de standaardinstelling.
Gebruik dit rapport om te controleren of de geplande duur realistisch is voor relaties die meer of minder werk vragen dan gemiddeld. Zo spoor je afwijkingen en aandachtspunten in de taakplanning sneller op.
Dit rapport maakt deel uit van werklastbeheer binnen capaciteitsplanning. De geplande tijdsduur per taak en per relatie bepaalt mee hoeveel werklast AdminPulse berekent.
In dit artikel lees je welke gegevens het rapport toont, wat de waarden in de cellen betekenen, hoe je het overzicht verfijnt, hoe je exporteert naar Excel en hoe je de geplande duur voor meerdere relaties tegelijk aanpast of reset.
👉 Dit scherm maakt deel uit van de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wens je hier gebruik van te maken? Vraag dit dan aan via de pagina over capaciteitsplanning.
Welke gegevens zie je in het rapport?
Het rapport toont een matrix waarbij elke rij een relatie en eventueel een opdracht voorstelt, en elke kolom een taaksjabloon. In de cellen zie je de geplande duur voor die taak bij die relatie, weergegeven als uren en minuten, bijvoorbeeld 1:30.
Daardoor zie je niet alleen dát een taak gepland is, maar ook hoe zwaar die taak meetelt in de verwachte werklast.
De vaste kolommen in het rapport zijn:
- Relatie: de naam van de relatie.
- Opdracht: de naam van de opdracht die aan de relatie gekoppeld is. Deze kolom is enkel zichtbaar als je kantoor werkt met opdrachten.
Daarnaast zie je per taaksjabloon een kolom met de geplande tijdsduur.
Wat betekenen de waarden in de cellen?
De waarden in de cellen tonen de tijdsduur die voor die taak bij die relatie is ingesteld.
- Cursieve waarde: de relatie gebruikt de standaard tijdsduur van het taaksjabloon. Er is geen afwijking.
- Normale waarde: voor deze relatie is een afwijkende tijdsduur ingesteld.
- Streepje (-): er is voor deze taak geen geplande duur ingesteld.
👉 Beweeg je met de muis over een niet-cursieve waarde, dan zie je een tooltip met de standaard tijdsduur en de afwijkende tijdsduur naast elkaar. Zo zie je snel hoe groot de afwijking is.
👉 De standaard tijdsduur wordt ingesteld op het taaksjabloon via Instellingen > Taaksjablonen. Vouw de taak open en vul links in de taakdetails de waarde in bij Standaard geplande duur (min).
Een afwijkende tijdsduur wordt per relatie ingesteld via Relatiefiche van de relatie > sectie Taakbeheer > Taakplanning. Klik op het tandwiel-icoon naast een taak en pas de waarde bij Geplande duur aan. Zo kan je voor een specifieke relatie een langere of kortere uitvoeringstijd instellen dan de standaard.
Het rapport filteren en aanpassen
Je kan het rapport verfijnen via de filters bovenaan, via de keuze van de getoonde kolommen en via de filter-iconen in de kolomkoppen.
Filters boven het rapport
Boven het rapport Matrix taakplanning per relatie kan je filters instellen om enkel de gegevens te tonen die voor jou relevant zijn.
- Zoek relatie: beperk het overzicht tot één specifieke relatie.
- Alle hoofdtaken: filter op één hoofdtaak of toon alle hoofdtaken.
- Eigen bedrijven: filter op een of meerdere eigen bedrijven binnen je kantoor. Deze filter is enkel beschikbaar als je kantoor met meerdere eigen bedrijven werkt.
- Teams: beperk het overzicht tot relaties die gekoppeld zijn aan een of meerdere teams.
- Relatielabels: toon enkel relaties met een of meerdere specifieke labels.
- Met opdrachten: filter op het opdrachtsjabloon waarop de opdracht gebaseerd is.
💡 Filters worden automatisch bewaard. Wil je iets anders opzoeken? Klik dan eerst op Filters terugzetten. Zo vermijd je dat oude filters een verkeerd beeld geven.
💡 Je kan ook opgeslagen zoekopdrachten aanmaken. Sla een combinatie van filters op onder een naam en laad die later snel opnieuw in. Dat is handig als je regelmatig dezelfde filtercombinatie gebruikt.
Inzoomen op een hoofdtaak en haar deeltaken
Selecteer je bovenaan het rapport een specifieke hoofdtaak, dan verandert de kolomstructuur. Je ziet dan de hoofdtaak zelf en al haar deeltaken als afzonderlijke kolommen.
Zo krijg je per relatie een gedetailleerd beeld van de geplande tijd op hoofdtaak- en deeltaakniveau.
Kolommen aanpassen
Klik rechtsboven de tabel op Kolommen aanpassen om te kiezen welke taaksjablonen je als kolom wil zien. Je keuze wordt bewaard, zodat je de kolommen de volgende keer niet opnieuw hoeft in te stellen.
Filteren via de kolomkoppen
Je kan het overzicht ook verder verfijnen via de filter-iconen in de kolomkoppen.
Per hoofdtaak kan je filteren op periodiciteit. Kies een specifieke periodiciteit, of selecteer Zonder schema om enkel relaties te tonen waarbij voor die taak geen schema is ingesteld.
Heb je bovenaan het rapport een specifieke hoofdtaak geselecteerd? Dan kan je per kolomkop ook filteren op Met afwijking of Zonder afwijking. Zo zie je snel voor welke relaties de geplande duur afwijkt van de standaard, of net niet.
Exporteren naar Excel
Wil je de gegevens verder analyseren of delen? Klik op Exporteren naar Excel bovenaan het rapport. De export houdt rekening met alle actieve filters en geselecteerde kolommen.
👉 De export wordt op de achtergrond verwerkt. Je krijgt een melding zodra de export gestart is. Het bestand wordt in je browser gedownload zodra het klaar is.
Geplande duur voor meerdere relaties tegelijk aanpassen of resetten
Wil je de geplande duur van een taak voor meerdere relaties tegelijk aanpassen of terugzetten naar de standaard van het taaksjabloon? Gebruik dan de globale actie Geplande duur aanpassen.
Deze actie is vooral handig wanneer je afwijkingen gericht wil bijsturen voor een selectie van relaties, bijvoorbeeld na een gewijzigde werkwijze.
- Stel eerst de filters in, zodat het overzicht overeenkomt met de relaties die je wil aanpassen.
- Selecteer de gewenste rijen via de selectievakjes vooraan elke rij. Met het selectievakje bovenaan de tabel selecteer je alle getoonde rijen in één keer.
- Klik op Globale acties en kies Geplande duur aanpassen.
- Stel de wijziging in:
- Kies de hoofdtaak.
- Kies of de wijziging geldt voor de hoofdtaak zelf of voor één specifieke deeltaak.
- Vul de gewenste geplande duur in, of vink Terugzetten naar de waarde van het taaksjabloon aan om de afwijkingen te resetten.
- Vink aan of de wijziging ook moet worden doorgevoerd op de openstaande taken op het taakbord. Zonder deze optie geldt de nieuwe duur enkel voor de taakplanning en dus voor taken die nog aangemaakt worden.
- Bevestig de actie. AdminPulse voert de wijziging op de achtergrond uit. Je krijgt een melding zodra de verwerking gestart is.
💡 Wil je dat een nieuwe geplande duur voor alle relaties geldt? Pas dan de standaard geplande duur aan op het taaksjabloon via Instellingen > Taaksjablonen. In de bevestigingsdialoog kan je eventueel ook bestaande afwijkingen per relatie mee resetten.
Gebruik de globale actie in dit rapport vooral om een specifieke selectie van relaties bij te sturen.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikels hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen