Dans la section 'Information comptable', vous gérez toutes les informations fiscales et les données TVA de la relation. Vous pouvez également télécharger et lier des mandats et des lettres de mission à la relation.
Voici quelques champs importants :
- Fin de l'exercice comptable : Modifiez la date de fin de l'exercice si nécessaire. Via 'Montrer les exercices', vous pouvez également obtenir une vue d'ensemble des exercices précédents et prolonger ou raccourcir un exercice en ajustant les dates.
- Prochaine Assemblée Générale : Cette date est informative et peut être modifiée dans la section 'Légal'.
- N° de registre national : ce champ est uniquement visible pour les relations de type Personne ou Entreprise individuelle avec la Belgique comme pays.
- Numéro BSN : ce champ est uniquement visible pour les relations de type Personne ou Entreprise individuelle, avec les Pays-Bas comme pays.
- Activité complémentaire : Cochez cette case si la relation exerce une activité complémentaire.
- Numéro de cabinet : Utilisez ce champ pour ajouter le numéro de référence de ce dossier dans les archives physiques.
- Logiciel de réception des factures : Indiquez ici le logiciel utilisé par votre client pour recevoir ses factures.
- Logiciel d'envoi de factures : Précisez ici le logiciel utilisé par votre client pour envoyer ses factures.
- Logiciel de comptabilité : Mentionnez ici le logiciel comptable utilisé par votre client.
- Autre logiciel : Indiquez ici tout autre logiciel utilisé chez ce client.
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Prêt à envoyer des factures via Peppol : sélectionnez dans cette liste déroulante ce qui s’applique à la relation. Ce champ indique si la relation peut envoyer elle-même des factures Peppol (sortant, via son propre système). Vous pouvez choisir parmi quatre options :
- Oui : la relation est prête à envoyer elle-même des factures via Peppol.
- Non : la relation ne peut pas (encore) envoyer de factures via Peppol.
- Non applicable : Peppol n’est pas pertinent pour cette relation (par exemple : la relation n’est pas soumis à l’obligation Peppol).
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Inconnu : il n’est pas connu si la relation sait envoyer des factures via Peppol.
💡 Voulez-vous indiquer dans le dossier relation qu’un client n’est pas soumis à l’obligation Peppol ? Choisissez alors l’option 'Non applicable'.
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Mode d’envoi de la facture : Pour les relations avec le status Client, vous pouvez également définir ici le mode d’envoi des factures. Vous pouvez aussi vérifier si le client est enregistré sur Peppol et consulter son statut.
💡 Les clients dont la facturation passe exclusivement par une autre relation n’ont pas de section Facturation distincte dans leur dossier relation. C’est pourquoi les informations Peppol sont aussi disponibles dans la section Information comptable, afin que vous puissiez en suivre le statut et accompagner votre client dans l’adoption de Peppol. - Comptabilité tenue par le client : Si la relation saisit ses propres entrées, vous pouvez l'indiquer ici.
- Boite aux lettres comptable : Ajoutez l'adresse e-mail spécifique pour la comptabilité de cette relation.
- Code d'accès comptable : Saisissez ici le code d'accès du client, par exemple pour se connecter à leur logiciel comptable.
- Prénom officiel : Indiquez ici le prénom complet de votre client, y compris tous les prénoms officiels. Ce champ est notamment utilisé lors de la liaison automatique des dirigeants récupérés via la BCE. Si le prénom dans AdminPulse ne correspond pas exactement à celui de la source externe, une relation en double peut être créée par erreur. En remplissant correctement ce champ, vous augmentez les chances de faire correspondre la bonne personne.
Bloc : Mandats
Le bloc 'Mandats' est destiné à conserver les mandats que vous avez pour le client. Vous pouvez ajouter manuellement des mandats, ou télécharger une liste des mandats CSAM, ce qui permet à AdminPulse de traiter automatiquement les mandats. Lisez ici comment traiter les listes de mandats CSAM.
Bloc : TVA
Dans le bloc 'TVA', vous renseignez toutes les informations TVA pertinentes relatives au client. Cela comprend notamment des données telles que le numéro de TVA, la périodicité TVA, d’éventuelles exonérations, ainsi que le statut et la date en cas de contribuable mixte.
💡 Lorsque vous définissez le champ 'N° TVA' sur 'Non-assujetti à la TVA', le champ 'Périodicité TVA' est automatiquement ajusté à 'Non-assujetti à la TVA'. De même, si 'N° TVA' est défini sur 'Numéro TVA en demande', le champ 'Périodicité TVA' est mis à jour à 'Inconnu'.
Vous pouvez également compléter certaines informations comme la date de la première déclaration TVA, les avances TVA, le numéro ONSS et une remarque TVA spécifique.
Bloc : NACE
Dans AdminPulse, vous pouvez visualiser les codes NACE (version NACE-BEL 2025) jusqu’à 5 niveaux. Ces codes sont automatiquement extraits de la BCE lors de la mise à jour d’une relation (Plus d'actions > Récupérer des données de BCE). Les codes NACE peuvent également être ajoutés manuellement dans le bloc 'NACE'. Voir aussi FAQ - Comment utiliser les codes NACE?
Bloc : Fiscal
Dans le bloc 'Fiscal', vous pouvez indiquer si un versement anticipé est applicable pour cette relation. AdminPulse génère automatiquement la communication structurée pour le précompte.
Pour une société, la communication structurée est automatiquement déterminée à partir du numéro d'entreprise. Pour une personne physique, elle est établie sur la base du numéro de registre national.
Remarque : Le champ 'communication structurée prépaiement' est modifiable. Cela est utile si, après le premier paiement, la communication structurée change pour les paiements suivants. Dans ce cas, vous pouvez ajuster manuellement le champ. Après cette modification, AdminPulse ne mettra plus automatiquement à jour ce champ.
Bloc : Financières
Indiquez dans le bloc 'Financières' si le client paie via domiciliation. Vous pouvez utiliser cette information plus tard dans vos modèles d'e-mails ou de factures.
💡 Plus d’informations sur le fonctionnement de la domiciliation et les prestataires que vous pouvez connecter : Domiciliation et AdminPulse - un aperçu
Bloc : Comptes bancaires
Dans le bloc 'Comptes bancaires', vous pouvez garder un aperçu des numéros IBAN de la relation. Lors de l'ajout d'un IBAN belge, AdminPulse complètera automatiquement le BIC et le nom de la banque correspondants.
Pour les comptes de type 'Autre', vous pouvez entrer un numéro de compte non-IBAN, tel que les numéros de compte étrangers ou un numéro de compte en cryptomonnaie.
Vous pouvez conserver plusieurs comptes bancaires pour un client et, via l'étoile, indiquer quel compte est le compte par défaut.
Ce bloc est également affiché dans la section 'Facturation' du dossier relation.
💡 Vous travaillez avec la domiciliation et avez connecté votre prestataire (par ex. Twikey ou Mollie) ? Les coordonnées bancaires sont alors remplies automatiquement ici.
Plus d’informations sur le fonctionnement de la domiciliation et les prestataires que vous pouvez connecter : Domiciliation et AdminPulse - un aperçu
Bloc : Revue qualité
Le bloc 'Revue qualité' contient un champ où des commentaires et informations importantes pour la revue qualité peuvent être saisies. Ces informations seront ensuite affichées en tant que commentaire dans l'écran Revue qualité (Dossiers relations > Revue qualité).
⏭️ Prochaine étape : explorez la section du fichier de relation suivante : Le dossier relation - section Lettres
💡Bon à lire
🎥 Découvrez la section Information comptable étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu des données à encoder dans la section Information comptable de la fiche relation :