Dans la section 'Information comptable', vous gérez les informations fiscales et les données TVA de la relation. Vous pouvez également y télécharger des mandats et des lettres de mission, puis les lier à la relation.
Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur les principaux champs. Pour les champs qui ne sont pas disponibles pour tous les types de relations, les types concernés sont indiqués entre parenthèses.
- Fin de l'exercice comptable (Société et Entreprise individuelle) : Modifiez la date de fin de l’exercice si nécessaire. Via Montrer les exercices, vous pouvez consulter les exercices précédents. Vous pouvez également prolonger ou raccourcir un exercice en adaptant les dates.
- Prochaine Assemblée Générale (Société) : Cette date est fournie à titre informatif. Vous pouvez la modifier dans la section Légal.
- N° de registre national (Personne et Entreprise individuelle) : Ce champ s’affiche quel que soit le pays de la relation. Vous pouvez également y saisir un numéro BIS.
- Numéro BSN (Personne et Entreprise individuelle) : Ce champ s’affiche lorsque les Pays-Bas sont renseignés comme pays.
- Activité complémentaire : Cochez cette case si la relation exerce une activité complémentaire.
- Sexe (Personne et Entreprise individuelle) : Sélectionnez Masculin, Féminin ou Non binaire.
- Lieu de naissance (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le lieu de naissance.
- Date de naissance (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date de naissance.
- Pays de naissance (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le pays de naissance.
- Nationalité (Personne et Entreprise individuelle) : Ce champ indique la nationalité.
- Etat civil (Personne et Entreprise individuelle) : Vous pouvez choisir parmi Cohabitation de fait, Cohabitation légale, Célibataire, Divorcé, Inconnu, Marié, Séparation de fait ou Veuve ou veuf.
- Profession (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la profession.
- Prénom officiel (Personne et Entreprise individuelle) : Renseignez tous les prénoms officiels. Ce champ est notamment utilisé lors de la liaison automatique des dirigeants récupérés via la BCE. Si le prénom enregistré dans AdminPulse ne correspond pas à celui de la source externe, une relation en double peut être créée par erreur. En complétant correctement ce champ, vous augmentez les chances d’obtenir une correspondance correcte.
- N° carte d'identité (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le numéro de la carte d’identité.
- Lieu de délivrance carte d'identité (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le lieu où la carte d’identité a été délivrée.
- Date d'expiration carte ID (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date d’expiration de la carte d’identité.
- Numéro de passeport (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le numéro du passeport.
- Pays d'émission du passeport (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le pays qui a délivré le passeport.
- Date d'expiration passeport (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date d’expiration du passeport.
- Numéro d'identification fiscale (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le numéro d’identification fiscale.
- Numéro d'identification fiscale pays (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez le pays qui a attribué le numéro d’identification fiscale.
- Numéro de répertoire (Entreprise individuelle) : Indiquez le numéro de répertoire de l’entreprise individuelle.
- Handicap > 66% (Personne et Entreprise individuelle) : Cochez cette case si cette situation s’applique.
- Date de la première occupation indépendante (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date de début de la première activité indépendante.
- Date de la dernière occupation indépendante (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date de fin de la dernière activité indépendante.
- Date de décès (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez la date de décès.
- eID (Personne et Entreprise individuelle) : Cliquez sur Lire les données eID pour récupérer les données de la carte d’identité électronique.
- Taxe sur les plus-values (Personne et Entreprise individuelle) : Indiquez l’option applicable à la relation : Opt-in ou Opt-out.
- Numéro de cabinet : Utilisez ce champ pour ajouter le numéro de référence du dossier dans vos archives physiques.
- Groupe de relations : Sélectionnez le groupe auquel appartient la relation.
- Référent : Sélectionnez le référent de la relation.
- Logiciel de réception des factures (Société et Entreprise individuelle) : Indiquez le logiciel utilisé par le client pour recevoir ses factures.
- Logiciel d'envoi de factures (Société et Entreprise individuelle) : Indiquez le logiciel utilisé par le client pour envoyer ses factures.
- Logiciel de comptabilité (Société et Entreprise individuelle) : Indiquez le logiciel comptable utilisé par le client.
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Autre logiciel : Indiquez tout autre logiciel utilisé par le client.
👉 Pour la plupart des logiciels, une icône apparaît alors aussi sous Liens externes, dans la section Identification. Cliquez dessus pour ouvrir le logiciel dans un nouvel onglet. Vous trouverez plus d'explications dans FAQ - Comment utiliser les champs logiciels dans le dossier relation et demander l'ajout d'un logiciel ? -
Prêt à envoyer des factures via Peppol (Société et Entreprise individuelle) : Sélectionnez l’option qui s’applique à la relation. Ce champ indique si la relation peut elle-même envoyer des factures via Peppol. Vous pouvez choisir parmi quatre options :
- Oui : La relation est prête à envoyer elle-même des factures via Peppol.
- Non : La relation ne peut pas encore envoyer de factures via Peppol.
- Non applicable : Peppol n’est pas pertinent pour cette relation. Par exemple, la relation n’est pas soumise à l’obligation Peppol.
- Inconnu : Il n’est pas déterminé si la relation peut envoyer des factures via Peppol.
💡 Vous souhaitez indiquer dans le dossier relation qu’un client n’est pas soumis à l’obligation Peppol ? Sélectionnez Non applicable dans le champ Prêt à envoyer des factures via Peppol.
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Mode d'envoi de la facture (Société et Entreprise individuelle) : Pour les relations ayant le statut Client, vous pouvez définir ici le mode d’envoi des factures. Vous pouvez également vérifier si le client est enregistré sur Peppol et consulter son statut.
💡 Les clients dont la facturation passe exclusivement par une autre relation ne disposent pas d’une section Facturation distincte dans leur dossier relation. Les informations Peppol sont donc également disponibles dans la section Information comptable. Vous pouvez ainsi suivre le statut et accompagner votre client dans l’adoption de Peppol. - Comptabilité tenue par le client : Cochez cette case si la relation encode elle-même ses écritures comptables.
- Logiciel de comptabilité sur site (Société et Entreprise individuelle) : Cochez cette case si la comptabilité est tenue chez le client.
- Boîte aux lettres comptable (Société et Entreprise individuelle) : Ajoutez l’adresse e-mail utilisée pour la comptabilité de cette relation.
- Code d'accès comptable (Société et Entreprise individuelle) : Indiquez le code d’accès du client, par exemple pour vous connecter à son logiciel comptable.
Bloc : Mandats
Le bloc 'Mandats' est destiné à conserver les mandats que vous avez pour le client. Vous pouvez ajouter manuellement des mandats, ou télécharger une liste des mandats CSAM, ce qui permet à AdminPulse de traiter automatiquement les mandats. Plus d'informations : Mandats - ajout, import CSAM et utilisation.
Bloc : TVA
Dans le bloc 'TVA', vous renseignez toutes les informations TVA pertinentes relatives au client. Cela comprend notamment des données telles que le numéro de TVA, la périodicité TVA, d’éventuelles exonérations, ainsi que le statut et la date en cas de contribuable mixte.
💡 Lorsque vous définissez le champ 'N° TVA' sur 'Non-assujetti à la TVA', le champ 'Périodicité TVA' est automatiquement ajusté à 'Non-assujetti à la TVA'. De même, si 'N° TVA' est défini sur 'Numéro TVA en demande', le champ 'Périodicité TVA' est mis à jour à 'Inconnu'.
Vous pouvez également compléter certaines informations comme la date de la première déclaration TVA, les avances TVA, le numéro ONSS et une remarque TVA spécifique.
Bloc : NACE
Le bloc NACE contient les codes NACE (version NACE-BEL 2025) de la relation. AdminPulse prend en charge les codes comportant jusqu’à cinq chiffres ainsi que les codes à sept chiffres. Pour chaque code, vous voyez également la Classification (Activité principale ou Activité secondaire) si elle est disponible, ainsi que le N° de l’unité d’établissement si le code est lié à une unité d’établissement.
Lorsque vous mettez à jour une relation existante via Plus d'actions > Récupérer des données de BCE, AdminPulse récupère les codes NACE de l’entreprise et de ses unités d’établissement. Il ne les récupère pas encore lors de la création d’une nouvelle relation. Vous pouvez aussi ajouter des codes manuellement dans le bloc NACE.
👉 Lors d’une mise à jour depuis la BCE, AdminPulse supprime les codes absents des données récupérées, y compris ceux que vous avez ajoutés manuellement. Si la mise à jour ne renvoie aucun code NACE, les codes déjà enregistrés restent inchangés.
Pour en savoir plus, consultez l’article FAQ - Comment gérer et utiliser les codes NACE dans AdminPulse ?
Bloc : Fiscal
Dans le bloc 'Fiscal', vous pouvez indiquer si un versement anticipé est applicable pour cette relation. AdminPulse génère automatiquement la communication structurée pour le précompte.
Pour une société, la communication structurée est automatiquement déterminée à partir du numéro d'entreprise. Pour une personne physique, elle est établie sur la base du numéro de registre national.
Remarque : Le champ 'communication structurée prépaiement' est modifiable. Cela est utile si, après le premier paiement, la communication structurée change pour les paiements suivants. Dans ce cas, vous pouvez ajuster manuellement le champ. Après cette modification, AdminPulse ne mettra plus automatiquement à jour ce champ.
Bloc : Financières
Indiquez dans le bloc 'Financières' si le client paie via domiciliation. Vous pouvez utiliser cette information plus tard dans vos modèles d'e-mails ou de factures.
💡 Plus d’informations sur le fonctionnement de la domiciliation et les prestataires que vous pouvez connecter : Domiciliation et AdminPulse - un aperçu
Bloc : Comptes bancaires
Dans le bloc 'Comptes bancaires', vous pouvez garder un aperçu des numéros IBAN de la relation. Lors de l'ajout d'un IBAN belge, AdminPulse complètera automatiquement le BIC et le nom de la banque correspondants.
Pour les comptes de type 'Autre', vous pouvez entrer un numéro de compte non-IBAN, tel que les numéros de compte étrangers ou un numéro de compte en cryptomonnaie.
Vous pouvez conserver plusieurs comptes bancaires pour un client et, via l'étoile, indiquer quel compte est le compte par défaut.
Ce bloc est également affiché dans la section 'Facturation' du dossier relation.
💡 Vous travaillez avec la domiciliation et avez connecté votre prestataire (par ex. Twikey ou Mollie) ? Les coordonnées bancaires sont alors remplies automatiquement ici.
Plus d’informations sur le fonctionnement de la domiciliation et les prestataires que vous pouvez connecter : Domiciliation et AdminPulse - un aperçu
Bloc : Revue qualité
Le bloc 'Revue qualité' contient un champ où des commentaires et informations importantes pour la revue qualité peuvent être saisies. Ces informations seront ensuite affichées en tant que commentaire dans l'écran Revue qualité (Dossiers relations > Revue qualité).
💡 Bon à lire
⏭️ Prochaine étape : explorez la section du fichier de relation suivante : Le dossier relation - section Lettres
🎥 Découvrez la section Information comptable étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu des données à encoder dans la section Information comptable de la fiche relation :