L’écran Planificateur hebdomadaire (Tâches > Planning de la semaine) affiche les tâches planifiées et les to-do d’un employé sélectionné dans un aperçu hebdomadaire. Chaque employé voit ainsi rapidement ce qui est prévu aujourd’hui, demain ou plus tard dans la semaine. Si vous avez connecté votre agenda Outlook, vos rendez-vous s’affichent également dans votre propre Planificateur hebdomadaire.

Le Planificateur hebdomadaire permet aussi d’ajuster la planification à court terme. Par exemple lorsqu’un employé est absent de manière imprévue, lorsque des tâches doivent être déplacées ou lorsque vous voulez voir rapidement ce qui reste ouvert.

Cet écran fait partie de la planification à court terme dans le cadre du planificateur de capacité. Utilisez le Planificateur hebdomadaire pour suivre, par employé, ce qui est prévu cette semaine, quelles tâches restent ouvertes et quelles échéances approchent.

Dans cet article, vous découvrez quelles tâches, quels to-do et quels rendez-vous Outlook apparaissent dans le Planificateur hebdomadaire, comment les déplacer, comment planifier des tâches non planifiées, comment créer un nouveau to-do et quelles informations sont affichées sur une fiche.

👉 Cet écran fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Si vous souhaitez l’utiliser, faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.

Quand utiliser le Planificateur hebdomadaire ?

Le Planificateur hebdomadaire vous aide à préparer et à ajuster la planification de la semaine. Vous l’utilisez surtout pour voir ce qui est déjà planifié, ce qui doit encore l’être et les éléments qui demandent une adaptation.

Quelques situations typiques :

Préparer le planning de la semaine : vérifiez en début de semaine ce qui est déjà prévu et utilisez -1 semaine pour contrôler s’il reste des tâches ou des to-do ouverts de la semaine précédente. Utilisez ensuite le panneau latéral Planifier les tâches pour planifier les tâches non planifiées.
Suivre les échéances urgentes : utilisez le filtre Date limite de - à dans le panneau latéral Planifier les tâches pour afficher les tâches qui doivent être terminées dans une période déterminée.
Planifier pour une relation ou un type de tâche spécifique : filtrez dans le panneau latéral sur Relation, Sélectionner une tâche ou Sélectionner une sous-tâche lorsque vous voulez planifier des tâches pour un client ou un type de travail précis. Vous pouvez ainsi planifier plus rapidement des tâches liées, par exemple, aux déclarations TVA, aux comptes annuels ou à d’autres échéances.
Suivre la planification d’un collègue : sélectionnez un collègue via Par employé et vérifiez quelles tâches et quels to-do sont prévus cette semaine. Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez aussi déplacer des tâches vers un autre jour ou ajouter des tâches non planifiées.
Gérer une absence imprévue : sélectionnez l’employé absent et vérifiez quelles tâches sont encore planifiées. Vous voyez ainsi rapidement quelles tâches doivent être déplacées, réattribuées ou suivies de plus près.
Ajouter du travail ad hoc pendant la semaine : créez directement un to-do via Créer un nouveau to-do pour un suivi ponctuel, comme demander des documents manquants, rappeler un client ou effectuer un contrôle interne.

Que voyez-vous sur l’écran Planificateur hebdomadaire ?

Le Planificateur hebdomadaire affiche par défaut cinq colonnes : une pour chaque jour ouvrable, du lundi au vendredi. Avec le bouton à bascule Afficher week-end, vous ajoutez aussi le samedi et le dimanche.

Le titre de la colonne affiche le nom du jour et la date. En dessous, vous voyez un aperçu de la capacité du jour, avec le temps de travail, le temps prévu et le temps encore disponible.

Dans chaque colonne, vous voyez les tâches et to-do prévus ce jour-là. Vous obtenez ainsi rapidement une vue sur la planification journalière et hebdomadaire de l’employé sélectionné.

Capacité par jour : temps de travail, prévu et disponible

Sous le titre de la colonne, vous voyez par jour à quel point la planification de l’employé sélectionné est remplie. Le Planificateur hebdomadaire affiche trois lignes :

Temps de travail : le temps de travail attendu ce jour-là, selon l’horaire ou le planning annuel de l’employé, diminué des absences, récupérations ou formations enregistrées.
Prévu : la durée planifiée totale de toutes les tâches prévues ce jour-là.
Disponible : le temps de travail moins le temps prévu. Il s’agit du temps encore libre pour planifier d’autres tâches. Si cette valeur devient négative, la journée est surchargée et la valeur s’affiche en rouge.

Les durées sont affichées en heures et minutes. 7:30 signifie par exemple sept heures et trente minutes.

Les absences enregistrées apparaissent aussi sous forme de petits blocs en haut de la colonne. Le bloc affiche le type d’absence, le nom et la durée. Vous voyez ainsi immédiatement pourquoi le temps de travail disponible est plus faible ce jour-là.

Si le jour est un jour férié, la colonne affiche Jour férié à la place du temps de travail. Si aucune tâche n’est prévue ce jour-là, la colonne affiche uniquement Jour férié.

Afficher le week-end

Sous les filtres se trouve le bouton à bascule Afficher week-end. Par défaut, il est désactivé et le Planificateur hebdomadaire affiche uniquement les jours du lundi au vendredi. Si vous l’activez, des colonnes pour le samedi et le dimanche sont ajoutées. Vous pouvez alors aussi glisser des tâches vers ces jours.

Si des tâches ou des to-do tombent pendant le week-end de la semaine affichée, une icône d’avertissement jaune apparaît à côté du bouton à bascule. Passez la souris sur l’icône pour voir le nombre de tâches concernées. Vous ne manquez ainsi pas les tâches du week-end lorsque celui-ci est masqué.

💡 Le bouton à bascule Afficher week-end compte comme un filtre. Réinitialiser les filtres le désactive à nouveau. Son état est aussi sauvegardé dans vos recherches sauvegardées.

Quelles tâches et to-do sont affichés ?

Le Planificateur hebdomadaire affiche uniquement les éléments qui peuvent être placés sur un jour de la semaine sélectionnée. Pour les tâches et les sous-tâches, cela se fait sur la base de la date d’exécution. Pour les to-do, cela se fait sur la base de la date limite.

Si une tâche ou sous-tâche n’a pas de date d’exécution, mais bien une date limite, elle apparaît le jour de sa date limite.

Tâches principales : tâches attribuées à l’employé sélectionné.
Sous-tâches : tâches qui font partie d’une tâche principale. Elles apparaissent à leur propre date d’exécution, ou à leur date limite si aucune date d’exécution n’est définie. Sur la fiche, le nom de la tâche principale associée est affiché en gris et entre parenthèses.
💡 Si la sous-tâche n’est pas attribuée à un employé, l’attribution de la tâche principale est utilisée pour le filtre Par employé.
To-do : apparaissent le jour de leur date limite, car les to-do n’ont pas de date d’exécution distincte.
💡 Les to-do apparaissent uniquement si aucun filtre sur les modèles de tâche n’est défini, car les to-do ne sont pas liés à un modèle.

👉 Si une tâche ou sous-tâche n’a pas de date d’exécution, elle peut quand même apparaître dans le Planificateur hebdomadaire le jour de sa date limite. Vous ne perdez ainsi pas de vue les tâches sans planification. Sur la fiche, vous voyez qu’aucune date d’exécution n’est encore renseignée.

Si vous glissez cette tâche vers un jour, ce jour devient sa date d’exécution. Jusqu’à ce moment-là, vous la retrouvez aussi dans le panneau latéral Planifier les tâches, à condition qu’elle corresponde aux filtres du panneau latéral.

👉 Si une tâche ou sous-tâche n’a ni date d’exécution ni date limite, elle n’apparaît pas dans l’aperçu hebdomadaire. Vous retrouvez ces tâches dans le panneau latéral Planifier les tâches, dans l’Aperçu des tâches ou dans le Tableau des tâches.

Afficher les rendez-vous de votre agenda Outlook

Vous avez connecté votre agenda Outlook ? Vos rendez-vous s’affichent alors automatiquement dans votre propre Planificateur hebdomadaire, le jour où ils ont lieu. Vous les reconnaissez à une icône de calendrier. Ils sont triés par heure de début.

Les rendez-vous sont affichés uniquement à titre informatif. Ils n’ont aucune incidence sur votre temps prévu ou disponible et ne sont pas pris en compte dans la capacité planifiée. Vos rendez-vous sont uniquement visibles dans votre propre Planificateur hebdomadaire. Lorsque vous consultez celui d’un collègue, vous ne voyez pas ses rendez-vous.

👉 Pour savoir comment configurer la connexion et quelles données sont affichées pour chaque rendez-vous, consultez Agenda Outlook : affichez vos rendez-vous dans le Planificateur hebdomadaire.

Naviguer entre les semaines

Dans les filtres, trois boutons permettent de naviguer entre les semaines : -1 semaine, Semaine en cours et +1 semaine. Vous passez ainsi rapidement à la semaine précédente, à la semaine en cours ou à la semaine suivante.

💡 Pensez aussi à consulter la semaine précédente pour vérifier s’il reste des tâches ou des to-do ouverts.

Déplacer des tâches et des to-do

Vous pouvez glisser une fiche de tâche d’un jour à un autre pour modifier la date d’exécution. La modification est enregistrée immédiatement.

Vous pouvez aussi modifier la date d’exécution via le champ de date sur la fiche. Cela n’est possible que pour les tâches principales et les sous-tâches, pas pour les to-do.

Si vous modifiez la date d’exécution vers un jour en dehors de la semaine affichée, la tâche disparaît de l’aperçu actuel. Elle réapparaît dans la semaine de la nouvelle date d’exécution.

Pour les to-do, glisser la fiche ou modifier la date limite a le même effet, car leur date limite sert de date d’exécution.

💡 Vous devez disposer des droits de mise à jour sur les tâches planifiées pour ces modifications. Sans ces droits, les fiches ne peuvent pas être déplacées.

Planifier des tâches non planifiées avec le panneau latéral

Avec le bouton Planifier les tâches en haut à droite, vous ouvrez ou fermez un panneau latéral à droite du Planificateur hebdomadaire. Utilisez ce panneau pour retrouver des tâches non planifiées et les planifier directement sur un jour de la semaine affichée.

Le panneau latéral suit l’employé sélectionné en haut du Planificateur hebdomadaire. Si vous consultez la planification d’un collègue, le panneau affiche donc les tâches non planifiées de ce collègue.

Les tâches non planifiées sont des tâches sans date d’exécution qui ne sont pas terminées et qui ne sont pas bloquées. Pour les sous-tâches, les sous-tâches marquées comme non applicable ou non exécuté sont également exclues.

La liste est triée par date limite. Les tâches les plus urgentes ou dont la date limite est dépassée depuis le plus longtemps apparaissent en haut. Lorsque vous faites défiler la liste, des tâches supplémentaires sont chargées.

Pour planifier une tâche, glissez-la depuis le panneau latéral vers un jour. La tâche reçoit alors ce jour comme date d’exécution et disparaît du panneau latéral.

Si vous glissez une tâche depuis une journée vers le panneau latéral, la date d’exécution est supprimée et la tâche réapparaît parmi les tâches non planifiées. Si la tâche a une date limite dans la semaine affichée, elle reste toutefois visible le jour de sa date limite.

Si vous souhaitez déplacer une tâche vers une autre semaine, modifiez la date d’exécution via le champ de date sur la fiche ou dans les détails de la tâche. Une tâche ne peut être glissée que vers un jour visible dans la semaine affichée.

👉 Vous ne pouvez pas replacer des to-do dans ce panneau latéral de cette manière. Les to-do fonctionnent avec une date limite plutôt qu’avec une date d’exécution.

Filtrer dans le panneau latéral

Le bouton Filtres dans le panneau latéral ouvre les options de filtre. Les filtres aident à garder la liste des tâches non planifiées lisible, surtout lorsqu’un employé a beaucoup de tâches non planifiées.

Vous pouvez filtrer sur :

Tâche principale et/ou Sous-tâche : choisissez le niveau de tâche que vous voulez afficher. Les deux options sont activées par défaut.
Seulement les tâches que je peux commencer : affiche uniquement les tâches pour lesquelles l’employé sélectionné est le prochain employé attribué. Cette option est activée par défaut. Vous voyez ainsi d’abord les tâches que l’employé sélectionné peut effectivement prendre en charge comme prochaine étape.
Uniquement les tâches avec une durée planifiée : affiche uniquement les tâches pour lesquelles une durée planifiée est définie. C’est pratique si vous souhaitez surtout voir le travail planifiable et exclure les tâches sans véritable durée de travail.
Sélectionner une tâche et Sélectionner une sous-tâche : filtrez sur un ou plusieurs modèles de tâche. Si vous sélectionnez exactement un modèle de tâche, vous pouvez aussi filtrer sur une sous-tâche.
Date limite de - à : limitez la liste aux tâches dont la date limite se situe dans une période déterminée.
Relation : affichez uniquement les tâches non planifiées d’une relation déterminée.

Dès que des filtres sont actifs, le bouton Réinitialiser les filtres apparaît. Il permet de rétablir les valeurs par défaut des filtres dans le panneau latéral. Le nombre de filtres actifs est indiqué sur le bouton.

Créer un nouveau to-do

Avec le bouton Créer un nouveau to-do en haut à droite, vous créez directement un nouveau to-do depuis le Planificateur hebdomadaire. C’est pratique pour ajouter du travail ad hoc pendant que vous planifiez la semaine.

Si la date limite du nouveau to-do se situe dans la semaine affichée, le to-do apparaît immédiatement dans l’aperçu hebdomadaire.

Quelles informations trouve-t-on sur une fiche ?

Chaque tâche ou to-do est affiché sous forme de fiche. Vous y voyez ce qui doit être fait, pour quelle relation, à quel moment l’élément est planifié et quel est son statut.

En haut de la fiche

En haut de la fiche se trouve le nom de la tâche ou du to-do, précédé d’une icône qui indique le type d’élément. Pour les sous-tâches, le nom de la tâche principale associée est affiché entre parenthèses. Si une durée planifiée est définie, elle est également affichée.

Les sous-tâches marquées comme non applicable ou non exécuté affichent le nom de la tâche barré.

À droite du nom se trouve un indicateur de statut. Il permet de modifier le statut de la tâche sans ouvrir les détails. Cliquez sur le nom de la tâche pour ouvrir l’écran de détail.

Sous le nom de la tâche se trouve le nom de la relation à laquelle la tâche est liée.

Dates sur la fiche

En bas de la fiche, vous voyez les dates pertinentes :

Date d’exécution : le jour où la tâche est planifiée. Si vous disposez des droits de mise à jour sur les tâches planifiées, vous pouvez modifier cette date. Ce champ n’est pas visible sur les to-do, car leur date limite sert de date d’exécution. Si la tâche apparaît le jour de sa date limite parce qu’aucune date d’exécution n’est encore définie, ce champ est encore vide.
Date limite : la date limite de la tâche. Si vous disposez des droits de mise à jour sur les tâches planifiées, vous pouvez modifier cette date pour les tâches ouvertes. Pour les tâches terminées, la date limite est affichée mais n’est pas modifiable. Le champ est vide si aucune date limite n’est définie.
Date d’achèvement : s’affiche lorsque la tâche est terminée et qu’une date d’achèvement existe.

Icônes sur la fiche

Une ou plusieurs icônes peuvent apparaître en bas à droite d’une fiche. Vous n’avez pas besoin de connaître chaque icône par cœur pour utiliser le Planificateur hebdomadaire. Elles donnent du contexte supplémentaire ou permettent d’effectuer une action plus rapidement.

Passez la souris sur une icône pour voir une brève explication.

Icône	Signification
Signe d’interdiction rouge	La tâche est bloquée.
Trombone	La tâche contient des pièces jointes. Passez la souris sur l’icône pour voir le nom du document.
Bulle de texte	Une remarque est disponible. Passez la souris sur l’icône pour lire le contenu.
Horloge	Cliquez pour créer un enregistrement de temps. Cette icône n’est pas visible pour les tâches de type Condition ni lorsque le minuteur est actif.
Lecture / Pause	Démarre ou arrête le minuteur pour l’enregistrement automatique de temps. Cette icône est visible pour les tâches en cours avec méthode d’enregistrement automatique, ainsi que pour les tâches dont le minuteur est déjà lancé.
Livre	La tâche ou sous-tâche contient de la documentation. Passez la souris sur l’icône pour lire le contenu.
Icône personne	La tâche est de type Tâche actuelle.
Sablier	La tâche est de type Tâche avec un temps par défaut.
Point d’interrogation	La tâche est de type Condition. L’enregistrement de temps n’est pas possible pour ce type.
Enveloppe	La tâche est de type Courrier électronique. Cliquez pour envoyer l’e-mail lorsqu’il s’agit d’une tâche ouverte. Pour une tâche terminée, le clic ouvre l’historique des e-mails dans l’écran de détail de la tâche.
Calendrier + enveloppe	La tâche est de type E-mail - Automatique.

Code couleur de la barre gauche de la fiche

La barre colorée à gauche de chaque fiche indique l’urgence ou le statut de la tâche.

Vert : la tâche est terminée.
Violet : la tâche est bloquée.
Rouge : la date limite est dépassée.
Jaune : la date limite tombe dans les cinq jours ouvrables.
Pas de couleur : la tâche est ouverte et n’a pas de date limite, ou la date limite est dans plus de cinq jours ouvrables.

💡 Les tâches bloquées sont toujours affichées en violet, même si la date limite est déjà dépassée.

Sur quoi pouvez-vous filtrer sur l’écran Planificateur hebdomadaire ?

Au-dessus des colonnes, vous pouvez définir des filtres pour affiner l’aperçu hebdomadaire.

Période : choisissez la semaine pour laquelle vous voulez consulter la planification. Le Planificateur hebdomadaire affiche les jours de la semaine sélectionnée. La semaine en cours est sélectionnée par défaut.
💡 Une semaine est toujours sélectionnée.
Par employé : sélectionnez l’employé dont vous voulez voir les tâches et to-do. Par défaut, votre propre nom est sélectionné afin de pouvoir consulter rapidement votre propre planning.
💡 Un employé est toujours sélectionné.
Modèles de tâche : filtrez sur un ou plusieurs modèles de tâche pour voir uniquement les tâches de ce type. Lorsque ce filtre est actif, les to-do ne sont pas affichés, car ils ne sont pas liés à un modèle. Par défaut, ce filtre est vide.
Statut : filtrez sur le statut des tâches. Les options disponibles sont : À faire, En cours, Accomplie et Non accomplie. Le statut Non accomplie affiche à la fois les tâches au statut À faire et les tâches au statut En cours. Par défaut, ce filtre est vide.
💡 Utilisez Non accomplie pour afficher les tâches sur lesquelles il reste du travail.

Sous les filtres se trouve aussi le bouton à bascule Afficher week-end. Il permet d’afficher ou de masquer le samedi et le dimanche.

Vous voulez effacer les filtres ? Cliquez sur Réinitialiser les filtres. Ce bouton apparaît uniquement si les filtres actifs diffèrent des valeurs standard.

💡 Les filtres sont sauvegardés et restent actifs tant qu’AdminPulse est ouvert. Ils sont effacés lorsque vous fermez AdminPulse. Ce que vos collègues voient sur cet écran n’est pas influencé par vos filtres.

Sauvegarder des recherches

Si des filtres sont actifs et que vous n’avez pas encore de recherches sauvegardées, le bouton Sauvegarder recherche apparaît. Cliquez dessus pour sauvegarder la combinaison de filtres actuelle sous un nom.

Si vous avez déjà au moins une recherche sauvegardée, une liste déroulante apparaît via Sélectionner recherche. Ce menu vous permet d’activer une recherche sauvegardée, de la renommer, de l’écraser avec les filtres actuels ou de la supprimer.

Vous pouvez aussi sauvegarder une nouvelle recherche via cette même liste déroulante, mais uniquement si les filtres actuels diffèrent d’une recherche déjà sauvegardée.

👉 Les recherches sauvegardées sont liées à votre compte. Vos collègues ne voient pas vos recherches sauvegardées.

💡 Bon à lire

Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.

Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
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- Avancement des tâches par employé
Planification à court terme
- Planificateur hebdomadaire
Planificateur de capacité dans les écrans de tâches
- Aperçu : planificateur de capacité dans les écrans de tâches — champs et options supplémentaires
Vous souhaitez en savoir plus sur la différence entre les tâches, les sous-tâches et les to-do ? Consultez aussi : En bref - Quelle est la différence entre les tâches, les sous-tâches et les to-do ?.

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