Le planificateur de capacité n’est fiable que si les données de base sont correctement configurées. Pensez notamment à la durée planifiée, aux dates d’exécution, aux horaires de travail, aux pourcentages de productivité, aux absences, aux attributions de tâches et aux enregistrements du temps.
Là où les autres articles de cette série expliquent le module en général ou écran par écran, cet article va plus loin dans les données utilisées par le planificateur de capacité. Vous y découvrez les notions importantes, les paramètres à contrôler, les raisons pour lesquelles certains résultats peuvent sembler inattendus et les bonnes habitudes qui aident à utiliser le module de manière fiable.
👉 Cet article fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Si vous souhaitez l’utiliser, faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Notions importantes dans le planificateur de capacité
Durée planifiée
La durée planifiée est le temps estimé pour une tâche ou une sous-tâche, exprimé en minutes ou en heures. C’est l’une des données les plus importantes sur lesquelles le planificateur de capacité se base pour calculer la charge de travail.
Les tâches sans durée planifiée ne sont pas reprises dans le rapport Capacité des employés ni dans les calculs de charge de travail.
La durée planifiée peut être définie à deux niveaux :
- Par défaut sur le modèle de tâche : la durée qui s’applique à toutes les relations, sauf si une durée spécifique est définie. Vous la configurez via Paramètres > Modèles de tâche, dans le champ Durée planifiée par défaut (min), au niveau de la tâche principale et des sous-tâches.
- Durée spécifique par relation : pour les relations qui demandent structurellement plus ou moins de temps, vous définissez une durée spécifique dans le dossier relation, dans la section Gestion des tâches > Programmation de tâche > icône en forme de roue dentée. Cette valeur remplace la durée planifiée par défaut pour cette relation.
Lorsque vous modifiez la durée planifiée par défaut sur un modèle de tâche, toutes les tâches encore ouvertes qui utilisent cette valeur par défaut sont automatiquement mises à jour. Les tâches pour lesquelles une durée spécifique par relation a été définie restent inchangées par défaut, sauf si vous choisissez de réinitialiser également les durées spécifiques lors de la modification.
💡 La durée planifiée d’une tâche principale et celle de ses sous-tâches ne sont pas automatiquement additionnées. Utilisez la durée planifiée de la tâche principale pour le temps qui n’est pas déjà repris dans les sous-tâches, comme l’administration générale, le suivi ou le temps de coordination.
Durée restante
La durée restante est un champ calculé : durée planifiée - temps enregistré.
AdminPulse tient cette valeur automatiquement à jour sur la tâche ou la sous-tâche. Vous ne pouvez pas compléter ou modifier ce champ vous-même. La durée restante est visible dans l’écran de détail de la tâche.
Trois points à retenir :
- La durée restante peut devenir négative. Cela signifie que plus de temps a déjà été enregistré sur la tâche que ce qui était prévu. C’est un signal pour vérifier la tâche ou la planification.
- Dès qu’une tâche est marquée comme terminée, la durée restante est toujours égale à 0, quel que soit le temps déjà enregistré.
- Si aucune durée planifiée n’est définie, la durée restante est vide.
Date d’exécution et date limite
Une tâche peut avoir deux dates avec un objectif différent : date limite et date d’exécution.
La date limite est la date ultime à laquelle la tâche doit être terminée. C’est la date qu’AdminPulse utilise dans l’Aperçu des tâches et pour les codes couleur liés aux échéances.
La date d’exécution est le jour où vous prévoyez effectivement de travailler sur la tâche. C’est la date utilisée par le Planificateur hebdomadaire pour placer une tâche sur un jour. Si une tâche n’a pas de date d’exécution, mais bien une date limite, le Planificateur hebdomadaire l’affiche le jour de sa date limite.
💡 Les to-do n’ont pas de date d’exécution. Dans le Planificateur hebdomadaire, ils apparaissent le jour de leur date limite.
Dans l’écran Capacité des employés (Tâches > Capacité des employés), vous pouvez choisir de situer les tâches sur la base de leur date d’exécution ou de leur date limite. Activez l’option Utiliser la date d’exécution au lieu de la date limite si vous voulez voir la charge de travail au moment où le travail est effectivement planifié, plutôt qu’au moment où il doit être terminé. Les tâches sans date d’exécution retombent alors automatiquement sur leur date limite.
💡 La date d’exécution est aussi un outil de planification. En attribuant volontairement une date d’exécution aux tâches, vous répartissez activement le travail dans le temps. Le Planificateur hebdomadaire montre ainsi ce qui est réellement prévu, et l’écran Capacité des employés peut afficher la charge de travail au moment où le travail est planifié.
Capacité
La capacité d’un employé correspond au temps disponible pour les tâches sur une période donnée. AdminPulse la calcule sur la base de l’horaire de travail et du pourcentage de productivité de l’employé.
Dans le rapport Capacité des employés, vous voyez par défaut trois variantes :
- Capacité hebdomadaire : les heures de travail productives par semaine, calculées comme heures de travail × pourcentage de productivité.
- Capacité restante : le total des heures de travail productives d’aujourd’hui jusqu’à la fin de la période sélectionnée, diminué du solde restant des compteurs d’absence. Les absences qui n’ont pas encore été prises sont ainsi déjà prises en compte.
- Capacité disponible : la capacité restante moins les heures de tâches déjà planifiées et les absences planifiées. C’est la marge qui reste disponible.
Une capacité disponible négative signifie qu’il y a plus de travail planifié que de marge disponible. C’est un signal de surcharge possible ou de besoin de replanification.
Pourcentage de productivité
Le pourcentage de productivité détermine quelle partie des heures de travail d’un employé compte comme capacité productive. Un employé avec une semaine de 40 heures et un pourcentage de productivité de 80 % dispose par exemple de 32 heures productives par semaine dans le rapport Capacité des employés.
Le pourcentage est défini par défaut sur 100 % et peut être configuré par employé via Paramètres > Employés > fiche employé > Horaire de travail. Il peut aussi être configuré pour plusieurs employés à la fois à l’aide d’une action globale dans l’écran Employés.
👉 Productif ne veut pas dire facturable. Le pourcentage de productivité indique quelle partie des heures de travail compte comme capacité de travail disponible dans AdminPulse. Il ne dit rien sur le fait que ce temps soit facturé ou non à un client. Le caractère facturable dépend de l'article de la liste des prix utilisé et est indépendant du calcul de capacité.
Une tâche peut par exemple être facturable une heure au client, alors que différents employés y consacrent un temps interne différent. Un employé expérimenté termine peut-être la tâche en 30 minutes, alors qu’un stagiaire a besoin de plusieurs heures. Pour le planificateur de capacité, ce qui compte surtout, c’est le temps qui doit être planifié et presté en interne. Cela ne dépend pas du temps finalement facturé.
💡 Un employé ne doit pas nécessairement être défini comme productif à 100 % dans AdminPulse. En plus des tâches suivies dans AdminPulse, il existe souvent d’autres activités : accueil, réunions internes, suivi des fournisseurs, organisation du bureau ou autres tâches qui ne sont pas toujours reprises comme tâches dans AdminPulse.
💡 Lorsque vous définissez le pourcentage de productivité, ne tenez pas compte des absences telles que les congés, les jours de récupération ou les jours fériés. AdminPulse les intègre automatiquement dans le calcul de la capacité, sur la base des compteurs d’absence et du calendrier des jours fériés.
Quels paramètres devez-vous contrôler ?
Contrôlez surtout ces données lorsque vous démarrez avec le planificateur de capacité ou lorsqu’un rapport affiche des résultats inattendus.
Horaire de travail et pourcentage de productivité par employé
Chaque employé qui doit apparaître dans l’écran Capacité des employés doit avoir un horaire de travail. Vous pouvez le créer ou le modifier via Paramètres > Employés > fiche employé > Horaire de travail.
Les employés sans horaire de travail affichent des tirets dans les colonnes de capacité.
Contrôlez aussi le pourcentage de productivité par employé. La valeur par défaut est 100 %. Adaptez-la si la réalité est différente.
Adapter le pourcentage de productivité pour plusieurs employés à la fois
Vous voulez appliquer le même pourcentage de productivité à plusieurs employés ? Vous pouvez le faire en une seule fois via une action globale dans l’écran Paramètres > Employés.
C’est surtout pratique lorsque vous démarrez avec le planificateur de capacité ou lorsque vous voulez définir la même estimation de productivité pour un groupe d’employés.
Voici comment adapter le pourcentage de productivité en une fois :
- Sélectionnez les employés pour lesquels vous voulez adapter le pourcentage.
- Choisissez Action globale > Modifier le pourcentage de productivité.
- Indiquez le pourcentage souhaité. Vous pouvez saisir une valeur entre 0 % et 100 %.
- Confirmez l’action.
AdminPulse applique ce pourcentage à tous les employés sélectionnés qui ont un calendrier.
👉 Le pourcentage de productivité est enregistré sur le calendrier de l’employé. Les employés sans calendrier ne sont donc pas mis à jour. Après l’action, AdminPulse indique combien d’employés sélectionnés n’ont pas été mis à jour.
Absences
Les absences planifiées sont déduites de la capacité disponible. Elles sont gérées via Grh > Absences par employé. En outre, AdminPulse déduit le solde restant des compteurs d’absence de la capacité restante, de sorte que les absences qui ne sont pas encore planifiées sont également prises en compte.
Veillez à encoder les absences à temps, afin que le rapport Capacité des employés donne une image réaliste de la capacité disponible pendant les périodes chargées.
Durée planifiée sur les modèles de tâche
Définissez une durée planifiée par défaut pour chaque tâche récurrente via Paramètres > Modèles de tâche. C’est la base des calculs de charge de travail. Les tâches sans durée planifiée ne sont pas reprises.
Lorsque vous modifiez la durée planifiée par défaut sur un modèle de tâche, toutes les tâches encore ouvertes qui utilisent cette valeur par défaut sont automatiquement mises à jour. Pour les tâches avec une durée spécifique par relation, c’est vous qui choisissez : par défaut, elles restent inchangées, mais une case à cocher supplémentaire dans la boîte de dialogue de confirmation vous permet de réinitialiser également les durées spécifiques vers la nouvelle valeur du modèle. C’est pratique lorsqu’une tâche demande structurellement moins de temps pour toutes les relations, par exemple parce qu’une étape a été automatisée.
Utilisez la Matrice de planification des tâches par relation (Tâches > Matrice de planification des tâches par relation) pour contrôler quelles tâches ont une durée planifiée et où se trouvent les durées spécifiques. Les valeurs affichées en italique sont les valeurs par défaut du modèle ; les valeurs non italiques sont des durées spécifiques propres à une relation. Un tiret signifie qu’aucune durée planifiée n’a encore été définie.
Durées spécifiques par relation
Pour les relations qui demandent structurellement plus ou moins de temps que la valeur par défaut, définissez une durée planifiée spécifique dans le dossier relation, dans la section Gestion des tâches > Programmation de tâche. Le calcul de la charge de travail correspond ainsi mieux à la réalité de ce client.
💡 Passez la souris sur une valeur non italique dans la Matrice de planification des tâches par relation pour voir quelle est la valeur par défaut et l’importance de l’écart.
💡 Vous souhaitez ajuster ou réinitialiser les durées spécifiques pour une sélection de relations ? Utilisez alors l’action globale dans la Matrice de planification des tâches par relation.
Attributions de tâches sur les modèles de tâche et les relations
Lorsqu’AdminPulse crée une tâche à partir d’une programmation de tâche, le paramètre sur le modèle de tâche détermine à qui la tâche est attribuée : à un employé spécifique ou à un profil d’employé, comme Collaborateur senior ou Collaborateur responsable. Cette attribution est alors enregistrée sur la tâche elle-même.
Si le modèle de tâche utilise un profil d’employé, AdminPulse vérifie quel employé remplit ce profil pour la relation concernée. Si ce profil n’est pas complété, la tâche est créée sans attribution et la charge de travail apparaît dans la ligne Non attribué de l’écran Capacité des employés.
Le même principe s’applique aux tâches qui sont déjà visibles dans l’écran Capacité des employés via la programmation de tâche, mais qui n’ont pas encore été créées. Là aussi, l’attribution attendue est déterminée sur la base du modèle de tâche et du profil complété sur la relation.
👉 Contrôlez donc à la fois l’attribution de tâche sur le modèle de tâche et les profils d’employé complétés sur les relations. Un paramètre manquant ou incorrect peut faire en sorte que la charge de travail correspondante ne soit pas attribuée, ou qu’elle n’arrive pas chez le bon employé.
Contrôler les attributions
Contrôlez via la Matrice des attributions par relation si les responsabilités sont correctement réparties. Le rapport Capacité des employés regroupe la charge de travail par employé sur la base des attributions de tâches. Si des tâches sont attribuées au mauvais employé, le rapport donne une image faussée.
Contrôlez aussi la ligne Non attribué en bas de l’écran Capacité des employés. Les tâches dans cette ligne sont bien planifiées, mais ne sont pas liées à un employé. Elles occupent de la capacité, mais n’apparaissent pas chez un employé spécifique.
Lier les enregistrements du temps aux tâches
La durée restante d’une tâche est calculée sur la base des enregistrements du temps liés à cette tâche. Les enregistrements du temps non liés, c’est-à-dire sans lien avec une tâche, ne sont pas pris en compte.
Plus il y a d’enregistrements liés à des tâches, plus la durée restante devient précise et plus les calculs de charge de travail deviennent fiables dans le temps.
Pourquoi les résultats peuvent-ils sembler inattendus ?
Si un rapport n’affiche pas ce que vous attendiez, cela vient généralement de données manquantes, incomplètes ou filtrées.
- Pas de durée planifiée : la tâche n’est pas prise en compte dans les calculs de charge de travail.
- Ni date d’exécution ni date limite : la tâche n’apparaît pas dans le Planificateur hebdomadaire.
- Pas d’horaire de travail : l’employé n’a pas de capacité dans l’écran Capacité des employés.
- Tâches non attribuées : la charge de travail n’apparaît pas chez un employé spécifique.
- Enregistrements du temps non liés : le temps enregistré sans lien avec une tâche ne compte pas pour la durée restante.
- Filtres actifs : l’écran affiche peut-être seulement une partie des données.
Comment tirer le meilleur parti du planificateur de capacité ?
Utilisez les trois volets ensemble
Le planificateur de capacité est le plus utile lorsque vous utilisez les trois volets ensemble : gestion de la charge de travail, suivi de l’avancement et planification à court terme. N’utilisez donc pas les écrans uniquement comme des rapports séparés, mais combinez-les pour obtenir une vue plus complète.
Utilisez l’écran Capacité des employés pour voir quels employés risquent d’être surchargés et à quelles périodes la charge de travail atteint un pic. Regroupez les données par mois ou par trimestre pour obtenir une vue plus large, ou par tâche pour voir où se concentrent le plus d’heures.
Utilisez Avancement des tâches par employé pour suivre l’état d’avancement d’une tâche principale spécifique et de ses sous-tâches. C’est surtout utile pour les tâches récurrentes en plusieurs étapes, comme les comptes annuels ou les déclarations.
Utilisez le Planificateur hebdomadaire pour le court terme : qu’est-ce qui est prévu aujourd’hui, demain et plus tard cette semaine ? Les tâches sans date d’exécution apparaissent le jour de leur date limite. Les tâches sans date d’exécution ni date limite se retrouvent uniquement via le panneau latéral Planifier les tâches, l’Aperçu des tâches ou le Tableau des tâches.
Commencez tôt, même avec des estimations incomplètes
Au départ, la durée planifiée est souvent une estimation. À mesure que davantage d’enregistrements du temps sont disponibles et que vous ajustez les durées spécifiques par relation, les calculs de charge de travail deviennent progressivement plus précis.
N’attendez donc pas que tout soit parfaitement configuré avant de commencer à utiliser le planificateur de capacité. Le module donne déjà des informations utiles rapidement, et ces informations vous aident à affiner la configuration.
Planifiez à l’avance — même avant la création des tâches
L’écran Capacité des employés affiche déjà la charge de travail pour les périodes futures, même pour les tâches qui n’ont pas encore été créées. Tant qu’une programmation de tâche existe pour une relation, AdminPulse calcule automatiquement la charge de travail attendue sur la base de la durée planifiée et des dates limites qui découlent de cette programmation.
Cela vous permet d’anticiper : vous voyez dans l’écran Capacité des employés quand la charge augmente dans les prochains mois ou trimestres, avant même que les tâches elles-mêmes apparaissent dans l’Aperçu des tâches.
La date limite est fixe, car elle provient de la programmation de tâche. Mais vous pouvez déjà définir la date d’exécution pour indiquer quand vous souhaitez réellement travailler sur une tâche. Vous répartissez ainsi la charge de travail de manière proactive dans le temps et évitez que tout s’accumule au dernier moment.
Travaillez avec une routine de suivi fixe
Le planificateur de capacité fonctionne au mieux lorsque vous consultez et ajustez régulièrement les données. Une routine fixe permet de garder le module à jour et utile.
- Chaque semaine : contrôlez le Planificateur hebdomadaire et vérifiez s’il reste des tâches ou to-do ouverts de la semaine précédente.
- Chaque mois : consultez l’écran Capacité des employés pour repérer les pics, les surcharges et la marge disponible.
- Périodiquement : contrôlez la durée planifiée, les durées spécifiques par relation, les attributions de tâches et les pourcentages de productivité.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches