Le rapport Matrice de planification des tâches par relation (Tâches > Matrice de planification des tâches par relation) donne un aperçu du temps planifié par relation, réparti par modèle de tâche. Vous voyez en un coup d’œil combien de temps est planifié par tâche et où ce temps s’écarte du paramètre standard.
Utilisez ce rapport pour vérifier si la durée planifiée est réaliste pour les relations qui demandent plus ou moins de travail que la moyenne. Vous repérez ainsi plus rapidement les écarts et les points d’attention dans la planification des tâches.
Ce rapport fait partie de la gestion de la charge de travail dans le cadre du planificateur de capacité. La durée planifiée par tâche et par relation contribue au calcul de la charge de travail dans AdminPulse.
Dans cet article, vous découvrez quelles données le rapport affiche, ce que signifient les valeurs dans les cellules, comment filtrer et adapter l’aperçu, comment exporter vers Excel et comment modifier ou réinitialiser la durée planifiée pour plusieurs relations à la fois.
👉 Cet écran fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Si vous souhaitez l’utiliser, faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Quelles données voyez-vous dans le rapport ?
Le rapport affiche une matrice dans laquelle chaque ligne représente une relation, éventuellement avec une mission, et chaque colonne représente un modèle de tâche. Dans les cellules, vous voyez la durée planifiée pour cette tâche auprès de cette relation, affichée en heures et minutes, par exemple 1:30.
Vous ne voyez donc pas seulement qu’une tâche est planifiée, mais aussi le poids de cette tâche dans la charge de travail prévue.
Les colonnes fixes du rapport sont :
- Relation : le nom de la relation.
- Mission : le nom de la mission liée à la relation. Cette colonne est uniquement visible si votre bureau travaille avec des missions.
Vous voyez également une colonne par modèle de tâche avec la durée planifiée.
Que signifient les valeurs dans les cellules ?
Les valeurs dans les cellules affichent la durée définie pour cette tâche auprès de cette relation.
- Valeur en italique : la relation utilise la durée standard définie sur le modèle de tâche. Il n’y a pas d’écart.
- Valeur normale : une durée différente du standard est définie pour cette relation.
- Tiret (-) : aucune durée planifiée n’est configurée pour cette tâche.
👉 Lorsque vous passez la souris sur une valeur non italique, une infobulle affiche la durée standard et la durée différente côte à côte. Vous voyez ainsi rapidement l’importance de l’écart.
👉 La durée standard est définie sur le modèle de tâche via Paramètres > Modèles de tâche. Ouvrez la tâche et complétez, à gauche dans les détails de la tâche, la valeur dans Durée planifiée par défaut (min).
Une durée différente est définie par relation via Dossier relation de la relation > section Gestion des tâches > Programmation des tâches. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée auprès d’une tâche et adaptez la valeur dans Durée planifiée. Vous pouvez ainsi prévoir une durée d’exécution plus longue ou plus courte que le standard pour une relation spécifique.
Filtrer et adapter le rapport
Vous pouvez affiner le rapport à l’aide des filtres en haut de l’écran, du choix des colonnes affichées et des icônes de filtre dans les en-têtes de colonne.
Filtres en haut du rapport
En haut du rapport Matrice de planification des tâches par relation, vous pouvez définir des filtres pour afficher uniquement les données pertinentes pour vous.
- Chercher relation : limitez l’aperçu à une relation spécifique.
- Toutes les tâches principales : filtrez sur une tâche principale ou affichez toutes les tâches principales.
- Propres entreprises : filtrez sur une ou plusieurs propres entreprises au sein de votre bureau. Ce filtre est uniquement disponible si votre bureau travaille avec plusieurs propres entreprises.
- Équipes : limitez l’aperçu aux relations liées à une ou plusieurs équipes.
- Tags des relations : affichez uniquement les relations avec un ou plusieurs tags spécifiques.
- Avec missions : filtrez sur le modèle de mission sur lequel la mission est basée.
💡 Les filtres sont automatiquement sauvegardés. Si vous souhaitez chercher autre chose, cliquez d’abord sur Réinitialiser les filtres. Vous évitez ainsi que d’anciens filtres donnent une image incorrecte.
💡 Vous pouvez également créer des recherches sauvegardées. Sauvegardez une combinaison de filtres sous un nom et rechargez-la rapidement plus tard. C’est pratique si vous utilisez régulièrement la même combinaison de filtres.
Zoomer sur une tâche principale et ses sous-tâches
Si vous sélectionnez une tâche principale spécifique en haut du rapport, la structure des colonnes change. Vous voyez alors la tâche principale elle-même et toutes ses sous-tâches dans des colonnes séparées.
Vous obtenez ainsi, par relation, une vue détaillée du temps planifié au niveau de la tâche principale et des sous-tâches.
Modifier les colonnes
Cliquez sur Modifier les colonnes en haut à droite du tableau pour choisir les modèles de tâche que vous souhaitez afficher comme colonnes. Votre choix est sauvegardé afin que vous ne deviez pas reconfigurer les colonnes la prochaine fois.
Filtrer via les en-têtes de colonne
Vous pouvez également affiner l’aperçu via les icônes de filtre dans les en-têtes de colonne.
Par tâche principale, vous pouvez filtrer sur la périodicité. Choisissez une périodicité spécifique, ou sélectionnez Sans calendrier pour afficher uniquement les relations pour lesquelles aucun calendrier n’est configuré pour cette tâche.
Vous avez sélectionné une tâche principale spécifique en haut du rapport ? Vous pouvez alors aussi filtrer par en-tête de colonne sur Avec différence ou Sans différence. Vous voyez ainsi rapidement pour quelles relations la durée planifiée s’écarte du standard, ou non.
Exporter vers Excel
Vous souhaitez analyser ou partager les données ? Cliquez sur Exporter vers Excel en haut du rapport. L’export tient compte de tous les filtres actifs et des colonnes sélectionnées.
👉 L’export est traité en arrière-plan. Vous recevez une notification dès que l’export est lancé. Le fichier est téléchargé dans votre navigateur dès qu’il est prêt.
Modifier ou réinitialiser la durée planifiée pour plusieurs relations à la fois
Vous souhaitez modifier la durée planifiée d’une tâche pour plusieurs relations à la fois, ou la réinitialiser à la valeur standard du modèle de tâche ? Utilisez l’action globale Modifier durée planifiée.
Cette action est surtout utile lorsque vous souhaitez adapter de manière ciblée les écarts pour une sélection de relations, par exemple après un changement dans votre méthode de travail.
- Définissez d’abord les filtres, afin que l’aperçu corresponde aux relations que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez les lignes souhaitées à l’aide des cases à cocher au début de chaque ligne. La case à cocher en haut du tableau vous permet de sélectionner toutes les lignes affichées en une seule fois.
- Cliquez sur Action globale et choisissez Modifier durée planifiée.
- Définissez la modification :
- Choisissez la tâche principale.
- Choisissez si la modification s’applique uniquement à la tâche principale ou à une sous-tâche spécifique.
- Complétez la durée planifiée souhaitée, ou cochez Réinitialiser à la valeur du modèle de tâche pour réinitialiser les écarts.
- Cochez si la modification doit aussi être appliquée aux tâches en cours sur le tableau des tâches. Sans cette option, la nouvelle durée s’applique uniquement à la planification des tâches, et donc aux tâches qui seront encore créées.
- Confirmez l’action. AdminPulse exécute la modification en arrière-plan. Vous recevez une notification dès que le traitement est lancé.
💡 Vous souhaitez qu’une nouvelle durée planifiée s’applique à toutes les relations ? Adaptez alors la durée planifiée standard sur le modèle de tâche via Paramètres > Modèles de tâche. Dans la fenêtre de confirmation, vous pouvez éventuellement aussi réinitialiser les écarts existants par relation.
Utilisez surtout l’action globale dans ce rapport pour adapter une sélection spécifique de relations.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches