Le rapport Capacité des employés (Tâches > Capacité des employés) vous aide à comparer la capacité disponible de chaque employé avec la charge de travail déjà planifiée pour une période sélectionnée.
Utilisez ce rapport pour repérer rapidement les employés qui risquent d’être surchargés, les personnes qui ont encore de la capacité et les tâches qui représentent la plus grande charge de travail.
Le rapport Capacité des employés fait partie de la gestion de la charge de travail dans le planificateur de capacité. Il combine les heures de travail et les paramètres de productivité des employés avec les tâches planifiées dans la planification des tâches.
Dans cet article, vous découvrez quelles données le rapport affiche, d’où elles proviennent et comment utiliser l’affichage, le regroupement et les filtres pour analyser la charge de travail.
👉 Cet écran fait partie du module planificateur de capacité, disponible sur demande. Si vous souhaitez l’utiliser, faites-en la demande via la page consacrée au planificateur de capacité.
Quelles données retrouvez-vous dans le rapport ?
Le rapport affiche une ligne par employé. Chaque ligne combine les données de capacité de cet employé avec la charge de travail planifiée pour la période sélectionnée.
Les colonnes fixes à gauche du rapport sont :
- Employé : le nom de l’employé.
- Rôle d'utilisateur : le rôle d’utilisateur de l’employé. Cette colonne est masquée par défaut et peut être activée via Modifier les colonnes.
Viennent ensuite les colonnes de capacité, regroupées sous l’en-tête Capacité :
- Capacité hebdomadaire totale : le total des heures de travail par semaine, avec le pourcentage de productivité entre parenthèses, par exemple 40h (100%). Cette colonne est masquée par défaut.
- Capacité hebdomadaire : le nombre d’heures de travail productives par semaine, après application du pourcentage de productivité aux heures de travail.
- Capacité annuelle : le nombre total d’heures de travail pour l’année complète, diminué des jours d’absence accordés. Cette colonne est masquée par défaut.
- Capacité totale : le total des heures de travail productives pour toute la période sélectionnée. Cette colonne est masquée par défaut.
- Capacité restante : le total des heures de travail productives entre aujourd’hui et la fin de la période sélectionnée, diminué du solde restant des compteurs d’absence. Les absences qui n’ont pas encore été prises sont ainsi déjà prises en compte.
- Capacité disponible : la capacité restante diminuée des heures de tâches déjà planifiées et des absences planifiées. Il s’agit de la capacité encore libre.
Une capacité disponible négative signifie qu’il y a plus de travail planifié que de capacité encore disponible selon les paramètres définis.
💡 Lorsque vous passez la souris sur le titre d’une colonne de capacité, une infobulle affiche une explication de la logique de calcul de cette colonne.
Après les colonnes de capacité, vous voyez la colonne Occupation : une barre visuelle qui indique quel pourcentage de la capacité restante est déjà planifié.
- Vert : moins de 80% de la capacité restante est planifiée.
- Jaune : entre 80% et 100% est planifié.
- Rouge : plus de 100% est planifié — l’employé est surchargé.
👉 La colonne Occupation est uniquement visible lorsque le mode d’affichage est défini sur Durée et qu’aucune tâche principale spécifique n’est sélectionnée dans les filtres. Dès que vous sélectionnez une tâche principale ou que vous passez à Nombre de tâches ou Nombre de relations, la colonne disparaît.
À droite de la colonne Occupation, vous voyez des colonnes dynamiques : les heures planifiées par tâche, par mois ou par trimestre, selon l’affichage sélectionné. Tout à droite, la colonne Totaux affiche la somme de toutes les colonnes dynamiques.
En bas du tableau, vous trouvez deux lignes spécifiques :
- Non attribué : les tâches qui sont bien planifiées, mais qui ne sont pas attribuées à un employé spécifique. Ces tâches sont prises en compte dans le calcul de la capacité disponible, ce qui peut entraîner une valeur négative pour cette ligne.
- Totaux : la somme de toutes les lignes d’employés par colonne, y compris la ligne Non attribué.
👉 Contrôlez régulièrement la ligne Non attribué. Les tâches de cette ligne consomment bien de la capacité, mais ne sont pas encore liées à un employé.
💡 Les employés qui ne sont plus actifs peuvent quand même apparaître dans le rapport si des tâches leur sont attribuées dans la période sélectionnée. Leur nom s’affiche en rouge. Leurs valeurs de capacité ne sont pas prises en compte dans la ligne Totaux.
D’où viennent les données du rapport ?
Le rapport combine deux sources de données : les paramètres de capacité des employés et les tâches planifiées dans la planification des tâches.
Les valeurs de capacité (capacité hebdomadaire, capacité restante, etc.) sont calculées sur la base des heures de travail et du pourcentage de productivité de chaque employé. Ces données sont définies par employé via Paramètres > Employés > ouvrir la fiche de l’employé > créer ou modifier le calendrier. Les employés sans heures de travail affichent un tiret dans toutes les colonnes de capacité.
Les heures planifiées dans les colonnes dynamiques proviennent des tâches qui répondent à toutes les conditions suivantes :
- La tâche n’est pas encore terminée.
- Une durée planifiée est définie pour la tâche. Les tâches sans durée planifiée ne sont pas prises en compte dans le rapport.
- La tâche est liée à un modèle de tâche. Les tâches sans modèle de tâche ne sont pas reprises, à l’exception des sous-tâches dont le modèle a été supprimé par la suite. Celles-ci apparaissent dans la colonne Sans modèle.
- La date limite de la tâche tombe dans la période sélectionnée. Si l’option Utilisez la date d'exécution plutôt que la date limite est activée, la date d’exécution est utilisée lorsqu’elle est définie.
Les absences sont prises en compte de deux manières. Les absences planifiées sont déduites de la capacité disponible ; elles sont définies via Grh > Absences par employé. En outre, le solde restant des compteurs d’absence est déduit de la capacité restante. Le rapport tient ainsi également compte des absences qui n’ont pas encore été planifiées concrètement.
👉 Un employé affiche des tirets au niveau des heures planifiées ? Cela signifie qu’aucune tâche ne remplit les conditions ci-dessus pour cette personne dans la période sélectionnée.
Modes d’affichage et regroupement
Vous choisissez vous-même comment les colonnes dynamiques sont affichées et comment elles sont regroupées. Ces options se trouvent dans la zone des filtres.
Via Mode d'affichage, vous choisissez ce qui apparaît dans les colonnes dynamiques :
- Durée : la durée planifiée en heures et minutes, par exemple 3h30. Il s’agit de l’affichage standard.
- Nombre de tâches : le nombre de tâches planifiées.
- Nombre de relations : le nombre de relations uniques pour lesquelles des tâches sont planifiées.
Via Groupe, vous choisissez comment les colonnes sont regroupées :
- Par tâche : chaque colonne représente un modèle de tâche. Il s’agit de l’affichage standard. Cette vue montre la charge de travail par tâche.
- Par mois : chaque colonne représente un mois. Cette option est disponible lorsque la période sélectionnée couvre plus d’un mois. Cette vue montre la charge de travail au fil de l’année, par mois.
- Par trimestre : chaque colonne représente un trimestre. Cette option est disponible lorsque la période sélectionnée couvre plus d’un trimestre. Cette vue montre la charge de travail au fil de l’année, par trimestre.
💡 Dans le regroupement par mois ou par trimestre, chaque cellule peut aussi afficher un pourcentage entre parenthèses. Ce pourcentage indique quelle partie de la capacité de l’employé est déjà planifiée dans cette période. La capacité par mois ou par trimestre tient compte des absences planifiées et des récupérations de cette période. Le pourcentage est uniquement visible en mode d’affichage Durée et lorsqu’aucune tâche principale spécifique n’est sélectionnée.
💡 Dans le regroupement par mois ou par trimestre, une cellule peut recevoir une couleur pour indiquer le niveau d’occupation de cette période. Cela permet de repérer plus rapidement les mois ou trimestres où la charge de travail planifiée devient élevée.
💡 En cliquant sur le titre d’une colonne, vous appliquez un tri. Une petite flèche vers le haut ou vers le bas indique si le tri est croissant ou décroissant. Les lignes Totaux et Non attribué restent toujours en bas, quel que soit le tri.
Sur quoi pouvez-vous filtrer ?
En haut du rapport, vous pouvez définir des filtres pour affiner l’aperçu.
- Période (De – À) : choisissez la date de début et la date de fin de la période pour laquelle vous souhaitez consulter la charge de travail. Utilisez les boutons raccourcis pour sélectionner une période courante : cette semaine, prochaine semaine, ce mois, mois prochain, trimestre précédent, ce trimestre, trimestre prochain, ou une année complète via les boutons annuels. L’année précédente, l’année en cours et l’année suivante sont affichées avec l’année exacte, par exemple 2025, 2026 ou 2027.
- Toutes les tâches principales : filtrez sur une tâche principale spécifique pour voir uniquement la charge de travail liée à cette tâche.
- Tags d'employé : filtrez les employés sur la base d’un tag précis.
- Tous les profils d'utilisateur : filtrez sur un profil d’utilisateur spécifique. Vous pouvez ainsi limiter le rapport aux employés ou aux attributions pertinents pour ce profil.
- Équipes : limitez le rapport aux employés d’une équipe spécifique.
- Propres entreprises : filtrez sur une ou plusieurs propres entreprises. Ce filtre est uniquement disponible si votre bureau travaille avec plusieurs propres entreprises.
- Type d'employé : filtrez sur un ou plusieurs types d'employés. Les types disponibles sont Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire et Étudiant. Vous pouvez ainsi limiter le rapport, par exemple, aux collaborateurs internes ou aux indépendants.
- Utilisez la date d'exécution plutôt que la date limite : activez cette option si vous voulez que les tâches planifiées soient placées à leur date d’exécution plutôt qu’à leur date limite. Si aucune date d’exécution n’est définie, AdminPulse utilise la date limite.
💡 Les filtres sont automatiquement sauvegardés. Si vous souhaitez chercher autre chose, cliquez d’abord sur Réinitialiser les filtres. Vous évitez ainsi que d’anciens filtres donnent une image incorrecte.
💡 Vous pouvez également créer des recherches sauvegardées via Sauvegarder recherche. Sauvegardez une combinaison de filtres sous un nom et rechargez-la rapidement plus tard. C’est pratique si vous utilisez régulièrement la même combinaison de filtres.
Modifier les colonnes
Toutes les colonnes de capacité ne sont pas visibles par défaut. Via le bouton Modifier les colonnes avec l’icône en forme de roue dentée, en haut à droite du tableau, vous choisissez les colonnes que vous souhaitez afficher. Votre choix est sauvegardé pour votre prochaine visite.
Exporter vers Excel
Vous souhaitez analyser ou partager les données ? Cliquez sur le bouton Exporter vers Excel en haut du rapport. L’export tient compte de tous les filtres actifs et de l’affichage sélectionné.
👉 L’export est traité en arrière-plan. Vous recevez une notification dès que l’export est lancé, et le fichier est téléchargé dans votre navigateur dès qu’il est prêt.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches