Voor een vlotte migratie van Admin-IS of Admin-Consult naar AdminPulse is het belangrijk dat jouw gegevens up-to-date zijn. Door je informatie correct voor te bereiden, zorg je ervoor dat de overgang efficiënter verloopt.

Hier vind je de stappen die je best vooraf uitvoert en de controlepunten na de migratie.

Voorbereidingen in Admin-IS/Admin-Consult

Zorg ervoor dat je relaties correct en volledig ingevuld zijn. Hoe gedetailleerder deze gegevens zijn, hoe vlotter de migratie zal verlopen en hoe minder correcties er achteraf nodig zijn.

Relaties

Inactieve relaties: Vink 'Geen klant meer' aan voor relaties die niet langer actief zijn.
Dubbele relaties vermijden: Controleer of er dubbele vermeldingen zijn, zoals een bedrijfsleider die ook als eenmanszaak geregistreerd staat. Gebruik hiervoor het rapport: Controle > Dubbele relaties.

👉 Opgelet: dit rapport toont enkel natuurlijke personen. Sporadisch komt het voor dat ook rechtspersonen dubbel zijn aangemaakt. Om hiervan een overzicht te krijgen is het nodig dat je een export naar Excel doet van je relaties, en daarin filtert op dubbele waarden.

Datum Algemene Vergadering: Vul voor rechtspersonen (indien van toepassing) de datum of formule van de Algemene Vergadering in.
Afsluitdatum controleren: Zorg ervoor dat de afsluitdatum en de afsluitdatum van het eerste boekjaar overal ingevuld zijn, ook bij eenmanszaken.

Optionele controles

Facturatieschema's en recurrente kosten: Controleer of deze correct ingesteld zijn als ze gemigreerd moeten worden. Kijk na of de bedragen, frequenties en gekoppelde relaties kloppen.
Prestatiecodes: Ga na of de omschrijvingen van de prestatiecodes correct zijn. Vink 'In gebruik' af voor codes die niet gemigreerd moeten worden.
DMS-migratie: Controleer of de naamgeving van categorieën en keywords in het DMS correct is.

Acties na de migratie naar AdminPulse

Na de migratie is het belangrijk om bepaalde gegevens en instellingen na te kijken. Deze onderstaande onderwerpen worden verder toegelicht tijdens de opleiding.

Medewerkers- en algemene instellingen

Medewerkergegevens aanvullen: Vul ontbrekende gegevens van medewerkers aan (Instellingen > Medewerkers).
Saldo verlof initialiseren: Controleer of verlofsaldi correct zijn ingesteld (HRM > Afwezigheden tellers).
Algemene instellingen nakijken: Controleer de algemene instellingen en koppel geconnecteerde applicaties (Instellingen > Algemene instellingen & Geconnecteerde applicaties).

Facturatie en registraties

Prijslijsten en prijstabellen: Maak nieuwe Prijslijsten en Prijstabellen aan of controleer bestaande als ze gemigreerd zijn (Registratie > Prijslijst & Prijstabellen).
Facturatieschema's en recurrente kosten: Kijk na of ze correct zijn overgezet en pas ze indien nodig aan (Relatiedossiers > Facturatieplanningen & Geplande registraties)
Factuurteksten en lay-out: Controleer of alle factuurteksten correct zijn en pas de lay-out aan waar nodig (Instellingen > Factuursjablonen & Factuurteksten)

Taskflow en documentbeheer

Taskflow: Controleer de Taskflows en pas deze aan volgens de behoeften van jouw kantoor (Instellingen > Taskflowinstellingen).
Brief- en e-mailsjablonen: Controleer en personaliseer sjablonen voor brieven en mails (Instellingen Briefsjablonen & E-mailsjablonen).
DMS-mappenstructuur: Kijk de mappenstructuur na en pas deze aan indien nodig (Instellingen > Mappenstructuur).

Relaties en kwaliteitstoetsing

Relaties aanvullen: Wijs taken toe aan relaties en vul ontbrekende gegevens aan (Relatiedossiers > Relaties).
Kwaliteitstoetsing: Zorg ervoor dat de Kwaliteitstoetsing volledig en correct is door ontbrekende gegevens aan te vullen (Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing).

Optionele acties

Eigen bedrijven en Teams aanmaken: Voeg extra Eigen bedrijven of Teams (Afdelingen) toe indien nodig (Instellingen > Eigen bedrijf & Teams).
Opdrachten aanmaken: Maak nieuwe Opdrachten (Projecten) aan indien deze worden gebruikt (Instellingen > Opdrachtsjablonen).
Niet-gefactureerde prestaties ingeven (Registratie > Nieuwe registratie).
Instellingen voor aanmaningen personaliseren: Pas de instellingen voor betalingsherinneringen aan (Instellingen > Instellingen herinneringen).

Toegang tot Admin-Is, Admin-Consult en DMS na de migratie

Na je migratie naar AdminPulse blijft je oude Admin-IS of Admin-Consult-omgeving raadpleegbaar in consultatiemodus (read-only). Ook het DMS kan in read-only blijven staan.

Op de vervaldag van je licentie schakelt het systeem automatisch over naar consultatiemodus.
Deze modus is gratis en laat je toe om alle gegevens te blijven bekijken, zolang het systeem (server, PC, laptop of cloudomgeving) beschikbaar is.
Dit blijft zo, ook na 1 januari 2029. Let wel: vanaf dan wordt er geen ondersteuning meer aangeboden bij technische problemen.
Wil je toch nog gegevens kunnen aanpassen of toevoegen? Dan heb je één betalende gebruiker nodig.

Gerelateerd aan