Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (United States) Français (Belgique) Nederlands (België)

AdminPulse - Stap voor stap opstarten

Bijgewerkt

Wanneer je met een nieuwe tool start, moet je heel wat gegevens invullen en instellingen configureren. Met dit stappenplan, ingedeeld per thema, bieden we je een praktische gids om vlot van start te gaan met AdminPulse.

Algemene configuratie van je AdminPulse-omgeving

Gegevens van je eigen bedrijf invullen

Begin met het invullen van de gegevens van je eigen bedrijf via Instellingen > Eigen bedrijf. Een groot deel van deze informatie verschijnt op je facturen en andere documenten, dus controleer zorgvuldig of alles correct is ingevuld.

Nuttige artikelen:

Goed om te weten:

  • Een relatie is altijd gekoppeld aan één eigen bedrijf. Je kunt dus niet vanuit twee eigen bedrijven aan dezelfde relatie factureren.
  • In verschillende schermen is een filter voor eigen bedrijf beschikbaar.
  • Je kunt een eigen bedrijf niet zelf verwijderen. Neem contact op met Support als dat toch nodig is.

Licentiebeheer en toegang voor medewerkers

Via Instellingen > Licentiebeheer stel je je betaalmethode in en bepaal je voor hoeveel licenties je betaalt. Voor iedere medewerker die moet kunnen inloggen in AdminPulse is één licentie nodig.

Maak vervolgens de medewerkersaccounts aan via Instellingen > Medewerkers. Vul in de medewerkersprofielen in ieder geval de volgende velden in:

  • Rol
  • Teams
  • Interne kost (per uur) (belangrijk voor de rentabiliteit)

Nuttige artikelen:

Instellingen

Loop alle algemene instellingen (Instellingen > Algemene instellingen) volledig na en vul alles in wat relevant is voor jouw kantoor.

Nuttige artikelen:

Homepagina als persoonlijk dashboard

Bezoek de homepagina en pas de lay-out aan, zodat deze fungeert als jouw persoonlijke dagelijkse dashboard.

💡 Doe dit eventueel later nog een keer. Naarmate er meer data beschikbaar is, worden de widgets steeds waardevoller.

Nuttig artikel:

Overzicht: Homepagina

Integraties

Integreer AdminPulse in je softwarelandschap door het te koppelen aan andere tools via Instellingen > Geconnecteerde applicaties.

Een aantal nuttige en veelgebruikte integraties:

Maak kennis met een aantal specifieke onderdelen van AdminPulse

Relatiedossiers (wie zijn je klanten en contacten?)

Nu je AdminPulse-omgeving een basisconfiguratie heeft, kun je beginnen met het toevoegen van relaties. Iedere persoon of organisatie waarmee je samenwerkt of die relevant is, krijgt een eigen relatiedossier.

Relatiedossiers aanmaken

Nuttige artikelen:

Relatiedossiers aanvullen

Hieronder hebben we per sectie in het relatiedossier een aantal handige tips gebundeld.

💡 Je kunt het aanvullen van relatiedossiers ook later doen, nadat je AdminPulse verder hebt ingericht.

Nuttige tips en artikelen per sectie van het relatiedossier:

Kwaliteitstoetsing

De kwaliteitstoetsing helpt je om snel te zien of elke relatie voldoet aan wettelijke en interne vereisten, dankzij duidelijke toetsingspunten per klant.

Nuttig artikel:

Documenten

In deze stap richt je het documentbeheer in AdminPulse in en zorg je ervoor dat documenten eenvoudig kunnen worden geïmporteerd, aan relaties gekoppeld, gelabeld en teruggevonden.

Prijslijst en prijstabellen (hoe factureer je je werk?)

In AdminPulse registreer je je werk en kosten, zodat je die later kunt factureren aan je klanten. Zorg er daarom voor dat je prijsstructuur goed is ingericht via Registratie > Prijslijst en Registratie > Prijstabellen.

De prijslijst bevat je basisprijs per soort werk (de standaardkolom van de standaard prijstabel). Richt dit eerst goed in.

👉 Wanneer maak je zeker een nieuw prijslijstitem aan?

  • Als het een ander tarief heeft.
  • Als je een andere beschrijving op je factuur wilt zien (in de factuurregels). Een factuurregel is de som van alle registraties op hetzelfde (hoofd)prijslijstitem, tegen hetzelfde tarief en met hetzelfde btw-percentage.
    💡 Beschrijvingen van subklasses zie je alleen in het factuurdetail.

Goed om te weten:

  • Je hebt geen prijslijstitems nodig puur voor de rapportage van tijd die je registreert via taken. Voor werk waarvoor je niet met taken werkt, kan het wel interessant zijn om verschillende prijslijstitems aan te maken voor rapportagedoeleinden.
  • Standaard grootboekrekening: deze wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuw prijslijstitem en voor factuurregels op basis van een prijslijstitem zonder eigen grootboekrekening. Het is dus belangrijk om de grootboekrekening in te vullen bij alle elementen in de prijslijst.

Nuttige artikelen:

Registraties (hoe registreer je werk?)

In AdminPulse registreer je je werk: gewerkte tijd, kilometers en kosten. Dat vormt de basis voor rapportage en facturatie.
Geplande registraties vormen een aanvulling op handmatige registraties.

Nuttige artikelen:

Taakplanning en taaksjablonen (hoe organiseer je het werk?)

Gebruik taken om het werk in je kantoor te plannen en te structureren. Je koppelt taken aan je relaties, volgt ze op in verschillende schermen (Dashboard, Taakbord, Taak overzicht, Taaklijst) en past je taaksjablonen aan, zodat alles correct wordt ingepland en toegewezen.

Taken aan relaties koppelen

Taken opvolgen

Taaksjablonen

Controleer en personaliseer je taaksjablonen. Zo zorg je ervoor dat eenmalige en terugkerende taken per relatie altijd op dezelfde manier verlopen, met dezelfde deeltaken. Ideaal om niets te vergeten en je werk te standaardiseren.

Nuttige tips:

  • Vul ‘Taak toewijzen aan’ in bij de hoofdtaak (en bij de deeltaak als die afwijkt van de hoofdtaak). Of laat dit op ‘Niet toegewezen’ staan als dat beter past bij jullie manier van werken. Je kunt taken ook filteren op de medewerker/verantwoordelijke van het dossier, zonder dat ze expliciet zijn toegewezen.
  • Koppel een item uit de prijslijst aan de hoofdtaak (en aan de deeltaak als die afwijkt van de hoofdtaak).
  • Controleer het Taakschema en pas het indien nodig aan. Dit is optioneel; voor de standaardtaken is er al een werkend schema voorzien.
  • Pas het type deeltaken aan als dat nodig is.
  • E-mailsjablonen
    • aanmaken en/of aanpassen voor taakbeheer
    • indien nodig koppelen aan deeltaken

Nuttige artikelen:

Facturatieplanning (hoe stroomlijn je de facturatie?)

Met facturatieplanning automatiseer je een belangrijke stap in je facturatieflow. Je maakt een facturatieschema op maat en koppelt dit individueel of in bulk aan je klanten, zodat AdminPulse factuurvoorstellen aanmaakt die je kunt nummeren en verzenden.

Stappen en nuttige artikelen:

 

Heb je deze lijst doorlopen? Dan staat de basis van je AdminPulse-omgeving stevig en kun je daarna eenvoudig verder met de andere functies.

Blijf je met vragen zitten of loop je ergens tegenaan?
Stel ze gerust aan de trainer tijdens de training, bekijk de andere artikelen in dit Helpcentrum, gebruik onze AI-chat in AdminPulse of neem contact op met Support via een ticket. We helpen je graag verder.

Gerelateerd aan

Verwante artikelen