Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (België)

AdminPulse - Stap voor stap opstarten

Bijgewerkt

Inhoud

Algemene configuratie

Relaties

Prijslijst en prijstabellen

Facturatieplanning

Taakplanning - taaksjablonen aanpassen

Relatiedossiers vervolledigen

Documenten

 

Algemene configuratie 

  • Eigen bedrijf/bedrijven volledig aanvullen:
    • Eigen bedrijf
    • Meerdere eigen bedrijven

      LET OP!
      • Relatie is altijd aan één bedrijf gelinkt. Je kan dus niet vanuit twee bedrijven aan dezelfde relatie factureren.
      • In verschillende schermen krijg je dan een filter voor eigen bedrijf.
      • Je kan een eigen bedrijf niet zelf verwijderen.  

LET OP! Formaat factuurnummer: veel boekhoudpakketten kunnen niet omgaan met letters en tekens in het factuurnummer, dus je kan het beste best kiezen voor een formaat met enkel cijfers (dus niet ‘FAC-0001’ bijvoorbeeld). 

  • Medewerkers creëren: Medewerkers 
    Daarbij moeten de volgende velden worden aangevuld:     
    • Rol 
    • Team(s)
    • Interne kost (per uur) (van belang voor de rentabiliteit).

 

Integraties

 

Relaties 

  • Nakijken op dubbele relaties en in dat geval verwijderen: Relatiedossiers (overzicht)

    TIP!     Maak zeker gebruik van de Globale Acties in het deel Relaties om AdminPulse op een efficiënte manier te verrijken.

 

Prijslijst en Prijstabellen 

  • Prijslijst (= basisprijs / = standaard kolom van standaard tabel) opzetten: De prijslijst

    LET OP! Wanneer maak je een nieuw item aan in prijslijst?
    • Als het een ander tarief heeft
    • Als je een andere beschrijving wil zien op je factuur (in de factuurregels). Een factuurregel is de som van alle registraties op hetzelfde (hoofd)prijslijstitem aan hetzelfde tarief.
    • Beschrijvingen van sub-items kan je enkel in een detail zien.
    • Geen prijslijstitems nodig voor rapportering voor tijd geregistreerd via taken. Voor zaken waarvoor je niet met taken werkt kan het dus wel interessant zijn om verschillende prijslijstitems te maken in functie van rapportering.
      • Standaard grootboekrekening: wordt enkel gebruikt bij aanmaak van een nieuw prijslijstitem. En dus niet voor factuurregels waar geen grootboekrekening is ingevuld. Het is dus van belang om de grootboekrekening in te vullen bij alle elementen van de prijslijst.
  • Prijsprofielen aanmaken & koppelen aan medewerkers: Prijsprofielen 

  • Prijstabellen: prijs per prijsprofiel aanpassen (kolommen) (Tab-toets): Prijstabellen
     
  • Prijstabellen: extra tabel(len) aanmaken voor verschillende klanten (tabellen links)
  • Prijstabellen koppelen aan de relaties waar nodig.

 

 Facturatieplanning (eerste handmatige stap automatiseren)

  • Facturatieschema’s: verwijderen wat je niet nodig hebt en aanpassen wat je gebruikt: Facturatieplanning 
  • Factuurteksten aanpassen en koppelen aan facturatieschema’s: Factuurteksten  
  • Factuursjablonen: verwijderen wat je niet nodig hebt en aanpassen wat je gebruikt (logo, lay-out,…) Dit moet gebeuren voor factuur, detail en creditnota en in de talen die van toepassing zijn.
  • E-mailsjabloon voor facturatie aanpassen: E-mailsjablonen
     
  • E-mailsjabloon voor automatische herinneringen aanpassen (in geval van betalingsopvolging & automatische herinnering in AdminPulse)

     LET OP! Als je automatische herinneringen aanzet, goed weten wat je doet. Drie voorwaarden: 
    • Instellingen herinneringen aanpassen: Instellingen herinneringen
    • Formuleringen in de gebruikte mails aanpassen
    • Facturen matchen in AdminPulse.

 

Taakplanning – Taaksjablonen aanpassen 

  • Item uit prijslijst linken aan hoofdtaak (en aan deeltaak indien afwijking versus hoofdtaak) 
  • Taak toewijzen aan invullen in hoofdtaak (en in deeltaak indien afwijking versus hoofdtaak). Of op ‘niet toegewezen’ laten als dat meer aansluit bij de manier van werken in het kantoor. Je kan de taken ook filteren op de medewerker/verantwoordelijke van het dossier zonder dat ze toegewezen zijn. 
  • Taakschema nakijken en aanpassen indien nodig.  

TIP! Dit is optioneel, voor de bestaande taken zit er een werkend schema in. 

  • Taaksjablonen nakijken en waar nodig aanpassen (check elk ‘vet’ veld) 
  • Type deeltaken waar nodig aanpassen: Typen deeltaken
     
    LET OP! De ‘standaard tijdsduur’ wordt alleen onder specifieke voorwaarden geregistreerd, namelijk ENKEL in het taakbord met instelling automatische tijdsregistratie (dus niet in taakoverzicht, met globale actie of uit documentherkenning). Is dus mogelijk, maar is een manier van werken die we zelf sterk afraden. Men kan beter met een globale actie tijd registreren voor die deeltaken, dan voorkomt men dat het hier wel en daar niet geregistreerd is. Het is dus raadzaam die standaard tijdsduur overal op 0 te zetten. Zit sinds kort ook niet meer in de standaard configuratie. 
  • E-mailsjablonen voor taakbeheer aanmaken en/of aanpassen 

 

Relatiedossiers vervolledigen

 

A. Identificatie 

 

B. Gelinkte relaties

 

LET OP! Dezelfde relatie meermaals linken (begunstigde, bedrijfsleider, aandeelhouder).

 

C. Communicatie 

  • Communicatiekanalen 
  • Communicatie-instellingen.

TIP! In 90% van de gevallen is het niet nodig hier iets in te stellen: enkel wanneer er naar meerdere mailadressen tegelijk gestuurd moet worden of waar er afgeweken moet worden van het hoofd-mailadres. 

 

D. Facturatie 

  • Factuurgegevens die afwijken van de algemene instellingen 
  • Facturatieplanning instellen 
  • Geplande registraties 
  • Financiële informatie.

 

E. Accountant info 

  • Volmachten (eventueel via CSAM-mandaten) 
  • BTW-tijdvak.

 

F. Brieven 

Hiervoor kan je in de configuratie sjablonen aanpassen en/of toevoegen.  
Daarna kan je het beste de overige sjablonen verwijderen.

 

G. Legaal 

  • Einde boekjaar 
  • Einddatum eerste boekjaar 
  • Formule voor datum AV.

 

H. Antiwitwas 

 

I. UBO

  • Hoe moet de UBO berekening voor elke relatie verlopen: UBO 

 

J. Taakbeheer

Taken kunnen aan relaties worden gelinkt via Globale Acties of via Relaties of Taakplanningen (overzicht) worden toegevoegd: Automatiseren van taakplanning en Taakplanning overzicht. 

 

Documenten 

 

Verwante artikelen