Inhoudstafel
3. Prijslijst en prijstabellen
5. Taakplanning - taaksjablonen aanpassen
6. Relatiedossiers vervolledigen
1. Algemene configuratie
- Eigen bedrijf/bedrijven volledig aanvullen
Relatie is altijd aan één bedrijf gelinkt. Je kan dus niet vanuit twee bedrijven aan dezelfde relatie factureren.
In verschillende schermen krijg je dan een filter voor eigen bedrijf.
Je kan een eigen bedrijf niet zelf verwijderen.
- Licentiebeheer – aantal licenties + maand/jaarcontract bevestigen
- Algemene instellingen volledig nakijken en aanvullen
AdminConnect of Exporter niet vergeten
Facturen exporteren met Exporter
Formaat factuurnummer: veel boekhoudpakketten kunnen niet om met letters en tekens in het factuurnummer, dus best kiezen voor een formaat met enkel cijfers (dus niet ‘FAC-0001’ bijvoorbeeld).
- Team(s) creëren (voor de meeste klanten niet van toepassing)
-
Medewerkers creëren en volgende velden aanvullen:
- Rol
- Team(s)
- Interne kost (per uur) (van belang voor de rentabiliteit)
Integraties
- POM : Deze integratie draagt bij aan het terugdringen van het aantal openstaande facturen.
-
Digitale handtekening: Deze integratie maakt digitale handtekening mogelijk en zorgt voor een enorme tijdswinst.
- Boekhoudpakketten : Zet een live sync op tussen AdminPulse en je boekhoudpakket (Yuki, ExactOnline, Octopus, ... etc)
2. Relaties
-
Relaties importeren en/of aanmaken
- Import CSAM: Documentherkenning
- Een nieuwe relatie aanmaken
-
Nakijken op dubbele relaties en in dat geval verwijderen
- Maak zeker gebruik van de Globale Acties in het deel Relaties om AdminPulse op een efficiënte manier te verrijken.
- Relatiedossiers overzicht
3. Prijslijst en Prijstabellen
-
Prijslijst (= basisprijs / = standaard kolom van standaard tabel) opzetten
Wanneer maak je zeker een nieuw item aan in prijslijst?
- Als het een ander tarief heeft
- Als je een andere beschrijving wil zien op je factuur (in de factuurlijnen). Een factuurlijn is de som van alle registraties op hetzelfde (hoofd)prijslijstitem aan hetzelfde tarief.
- Beschrijvingen van sub-items kan je enkel in een detail zien
-
Geen prijslijstitems nodig voor rapportering voor tijd geregistreerd via taken. Voor zaken waarvoor je niet met taken werkt kan het dus wel interessant zijn om verschillende prijslijstitems te maken in functie van rapportering.
- Standaard grootboekrekening: wordt enkel gebruikt bij aanmaak van een nieuw prijslijstitem. En dus niet voor factuurlijnen waar geen grootboekrekening is ingevuld. Het is dus van belang om de grootboekrekening in te vullen bij alle elementen van de prijslijst.
- Prijsprofielen aanmaken & koppelen aan medewerkers : Prijsprofielen
- Prijstabellen: prijs per prijsprofiel aanpassen (kolommen) (Dat kan met tab-toets) : Prijstabellen
- Prijstabellen: extra tabel(len) aanmaken voor verschillende klanten (tabellen links)
- Prijstabellen koppelen aan de relaties waar nodig
4. Facturatieplanning (eerste manuele stap automatiseren)
- Facturatieschema’s: verwijderen wat je niet nodig hebt en aanpassen wat je gebruikt :Facturatieplanning
- Factuurteksten aanpassen en koppelen aan facturatieschema’s : Factuurteksten
-
Facturatieplanning aan klanten koppelen:
- In regie via globale actie in relaties of via Facturatieplanningen
- Forfait in klantenfiches of via Facturatieplanningen
Overzicht facturatieplanningen
- Factuursjablonen: verwijderen wat je niet nodig hebt en aanpassen wat je gebruikt (logo, lay-out,…) – dit voor factuur, detail en creditnota en in de talen die van toepassing zijn.
- E-mailsjabloon voor facturatie aanpassen : E-mailsjablonen
-
E-mailsjabloon voor automatische herinneringen aanpassen (in geval van betalingsopvolging & automatische herinnering in AdminPulse)
Als je automatische herinneringen aanzet, goed weten wat je doet. Drie voorwaarden:
- Instellingen herinneringen aanpassen
- Formuleringen in de gebruikte mails aanpassen
- Facturen afpunten in AdminPulse
- Instellingen herinneringen
5. Taakplanning – Taaksjablonen aanpassen
- Item uit prijslijst linken aan hoofdtaak (en aan deeltaak indien afwijking versus hoofdtaak)
- Taak toewijzen aan invullen in hoofdtaak (en in deeltaak indien afwijking versus hoofdtaak). Of op ‘niet toegewezen’ laten als dat meer aansluit bij de manier van werken in het kantoor. Je kan de taken ook filteren op de medewerker/verantwoordelijke van het dossier zonder dat ze toegewezen zijn.
- Taakschema nakijken en aanpassen indien nodig.
Dit is optioneel, voor de bestaande taken zit er een werkend schema in.
- Taaksjablonen nakijken en waar nodig aanpassen (check elk ‘vet’ veld)
-
Type deeltaken waar nodig aanpassen
De ‘standaard tijdsduur’ wordt alleen onder specifieke voorwaarden geregistreerd, namelijk ENKEL in het taakbord met instelling automatische tijdsregistratie (dus niet in taakoverzicht, met globale actie of uit documentherkenning). Is dus mogelijk, maar is een manier van werken die we zelf sterk afraden. Men kan beter met een globale actie tijd registreren voor die deeltaken, dan voorkomt men dat het hier wel en daar niet geregistreerd is. Het is dus raadzaam die standaard tijdsduur overal op 0 te zetten. Zit sinds kort ook niet meer in de standaard configuratie.
- Emailsjablonen voor taakbeheer aanmaken en/of aanpassen
- Emailsjablonen waar nodig linken aan de deeltaken
Automatiseren van taakplanning
6. Relatiedossiers vervolledigen
A. Identificatie
- Verantwoordelijke & medewerker
- Vennoot & back-up-medewerker
- Teams
- Eigen bedrijf
- Nr boekhouding
- Labels
Vennoot verantwoordelijke en medewerker
B. Gelinkte relaties
Zelfde relatie meermaals linken (begunstigde, bedrijfsleider, aandeelhouder)
C. Communicatie
- Communicatiekanalen
- Communicatie-instellingen.
In 90% van de gevallen niet nodig hier iets in te stellen: enkel wanneer er naar meerdere mailadressen tegelijk gestuurd moet worden of waar er afgeweken moet worden van het hoofd-mailadres
D. Facturatie
- Factuurgegevens die afwijken van de algemene instellingen
- Facturatieplanning instellen
- Geplande registraties
- Financiële informatie
E. Accountant info
- Volmachten (eventueel via CSAM-mandaten)
- BTW-periodiciteit
- eID
F. Brieven
Hiervoor kan u in de configuratie sjablonen aanpassen en/of toevoegen.
Daarna best de overige sjablonen verwijderen.
G. Legaal
- Einde boekjaar
- Einddatum eerste boekjaar
- Formule voor datum AV
H. Anti-witwas
I. UBO UBO
J. Taakbeheer
Taken kunnen ook aan relaties gelinkt worden via Globale Acties in Relaties toegevoegd worden of via Taakplanningen (overzicht).
Automatiseren van taakplanning
7. Documenten
- Taskflow instellingen
- Documentlabels aanmaken + eventueel automatiseren van toekennen van labels aan documenten
- Documenten importeren
- Documenten waar nodig manueel linken & ordenen
- Mappenstructuur + eventueel automatiseren van toekennen van documenten aan specifieke mappen