Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (United States) Français (Belgique) Nederlands (Nederland)

AdminPulse - Stap voor stap opstarten

Bijgewerkt

Als je met een nieuwe tool start, moet je heel wat zaken invullen en instellen. Met dit stappenplan, opgedeeld in thema’s, geven we je een praktische gids bij de opstart van AdminPulse.

Werk je liever visueel? Dan hebben we naast deze lijst ook een aantal korte video’s gemaakt waarin we verschillende topics toelichten. Neem dus zeker een kijkje op https://adminpulse.eu/snel-weg-met-adminpulse. In de lijst hieronder duidt het icoon 🎥 aan dat er een video beschikbaar is voor dat onderwerp.

Algemene configuratie van je AdminPulse-omgeving

Gegevens van je eigen bedrijf invullen 

Vul eerst de gegevens van je eigen bedrijf in via Instellingen > Eigen bedrijf  🎥 . Als je eerst het ondernemingsnummer invult, haalt AdminPulse adres, btw-gegevens en nog een aantal andere gegevens automatisch uit de KBO.

De andere gegevens vul je zelf aan. Veel van deze info komt op je facturen en andere documenten, dus zorg ervoor dat alles correct staat.

Nuttige artikels: 

Goed om te weten:

  • Een relatie is altijd aan één eigen bedrijf gelinkt. Je kan dus niet vanuit twee eigen bedrijven naar dezelfde relatie factureren.
  • In verschillende schermen krijg je een filter voor eigen bedrijf.
  • Je kan een eigen bedrijf niet zelf verwijderen. Neem contact op met Support als dat toch nodig is.

Licentiebeheer en toegang voor medewerkers

Via Instellingen > Licentiebeheer stel je je betaalmethode in en kies je voor hoeveel licenties je betaalt. Per medewerker die moet kunnen inloggen in AdminPulse, heb je één licentie nodig.

Maak daarna de medewerkersaccounts aan via Instellingen > Medewerkers  🎥 . Vul zeker deze velden aan in de medewerkersprofielen:

  • Rol
  • Teams
  • Interne kost (per uur) (van belang voor de rentabiliteit)

Nuttige artikels: 

Instellingen

Ga de algemene instellingen (Instellingen > Algemene instellingen) volledig na en vul alles aan wat relevant is voor jouw kantoor.

Nuttige artikels: 

Homepagina als persoonlijk dashboard 

Bezoek de homepagina en pas de lay-out aan zodat die als jouw persoonlijk dagelijks dashboard dient. 🎥 

💡 Herhaal dit gerust later opnieuw. Zodra er meer data beschikbaar is, worden de widgets nog waardevoller.

Nuttig artikel: 

Overzicht: Homepagina

Integraties

Integreer AdminPulse in je softwarelandschap door het te koppelen aan je andere tools via Instellingen > Geconnecteerde applicaties.

Een aantal nuttige en veelgebruikte integraties:

Maak kennis met een aantal specifieke onderdelen van AdminPulse

Relatiedossiers (wie zijn je klanten en contacten?)

Nu je AdminPulse-omgeving een basisconfiguratie heeft, kan je je relaties beginnen toevoegen  🎥 . Elke persoon of entiteit waarmee je samenwerkt of die relevant is, krijgt een eigen relatiedossier.

Relatiedossiers aanmaken

Nuttige artikels:

Relatiedossiers vervolledigen

Hieronder hebben we per sectie in het relatiedossier enkele nuttige tips gebundeld.

💡 Het vervolledigen van relatiedossiers kan je ook later doen, nadat je AdminPulse verder hebt opgezet.

Nuttige tips en artikels voor elke sectie van de relatiedossiers:

Kwaliteitstoetsing

De kwaliteitstoetsing helpt je om snel te zien of elke relatie voldoet aan de wettelijke en interne vereisten dankzij duidelijke toetsingspunten per klant.  🎥 

Nuttig artikel:

Documenten

In deze stap richt je je documentbeheer in AdminPulse in en zorg je ervoor dat documenten vlot geïmporteerd, aan relaties gelinkt, gelabeld en teruggevonden kunnen worden.  🎥 

Prijslijst en prijstabellen (hoe factureer je je werk?) 

In AdminPulse registreer je je werk en kosten zodat je die later kan factureren aan je klanten. Zorg er daarom voor dat je prijsstructuur goed is opgezet via Registratie > Prijslijst en Registratie > Prijstabellen.  🎥

De prijslijst is je basisprijs per soort werk (de standaardkolom van de standaard prijstabel). Zet deze eerst goed op.

👉 Wanneer maak je zeker een nieuw prijslijstitem aan?

  • Als het een ander tarief heeft.
  • Als je een andere beschrijving wil zien op je factuur (in de factuurlijnen). Een factuurlijn is de som van alle registraties op hetzelfde (hoofd)prijslijstitem aan hetzelfde tarief met hetzelfde btw-percentage.
    💡 Beschrijvingen van subklasses zie je enkel in het factuurdetail.

Goed om te weten:

  • Er zijn geen prijslijstitems nodig puur voor rapportering van tijd die je registreert via taken. Voor zaken waarvoor je niet met taken werkt, kan het wel interessant zijn om verschillende prijslijstitems aan te maken in functie van rapportering.
  • Standaard grootboekrekening: die wordt gebruikt bij de aanmaak van een nieuw prijslijstitem en voor factuurlijnen gebaseerd op een prijslijstitem zonder eigen grootboekrekening. Het is dus belangrijk om de grootboekrekening in te vullen bij alle elementen van de prijslijst.

Nuttige artikels:

  • De prijslijst
  • Prijsprofielen aanmaken en koppelen aan medewerkers: Prijsprofielen
  • Prijstabellen: prijs per prijsprofiel aanpassen (kolommen) (kan met tab-toets): Prijstabellen
  • Prijstabellen: extra tabel(len) aanmaken voor verschillende klanten (tabellen links).

Registraties (hoe registreer je werk?) 

In AdminPulse registreer je je werk: gewerkte tijd, kilometers en kosten. Dat vormt de basis voor rapportering en facturatie. 🎥
Geplande registraties vullen manuele registraties aan.

Nuttige artikels:

Taakplanning en taaksjablonen (hoe organiseer je het werk?)

Gebruik taken om het werk in je kantoor te plannen en te structureren. Je koppelt taken aan je relaties, volgt ze op in verschillende schermen (Dashboard, Taakbord, Taak overzicht, Taaklijst) en past je taaksjablonen aan zodat alles correct ingepland en toegewezen wordt.

Taken aan relaties koppelen

Taken opvolgen

Taaksjablonen

Taaksjablonen nakijken en personaliseren: zo zorg je ervoor dat éénmalige en terugkerende taken per relatie altijd op dezelfde manier verlopen, met dezelfde deeltaken – ideaal om niets te vergeten en je werk te standaardiseren.

Nuttige tips:

  • ‘Taak toewijzen aan’ invullen in de hoofdtaak (en in deeltaak indien afwijking ten opzichte van de hoofdtaak). Of op ‘Niet toegewezen’ laten als dat beter aansluit bij de manier van werken in je kantoor. Je kan de taken ook filteren op de medewerker/verantwoordelijke van het dossier zonder dat ze toegewezen zijn.
  • Item uit de prijslijst linken aan de hoofdtaak (en aan deeltaak indien afwijking ten opzichte van de hoofdtaak).
  • Taakschema nakijken en indien nodig aanpassen. Dit is optioneel; voor de standaardtaken is er een werkend schema voorzien.
  • Type deeltaken aanpassen indien nodig.
  • E-mailsjablonen 🎥 
    • voor taakbeheer aanmaken en/of aanpassen
    • linken aan deeltaken indien nodig

Nuttige artikels:

Facturatieplanning (hoe stroomlijn je de facturatie?)

Met facturatieplanning automatiseer je een belangrijke stap in je facturatieflow. Je maakt een facturatieschema op maat en koppelt het individueel of in bulk aan je klanten, zodat AdminPulse factuurvoorstellen aanmaakt die genummerd en verstuurd kunnen worden.

Stappen en nuttige artikels:

 

Heb je deze lijst doorlopen? Dan staat de basis van je AdminPulse-omgeving stevig en kan je vlot verder groeien met de andere functies.

Blijf je met vragen zitten of bots je ergens op vast? 
Stel ze gerust aan de trainer tijdens de training, raadpleeg de andere artikels in dit Helpcentrum, gebruik onze AI-chat in AdminPulse of neem contact op met Support via een ticket – we helpen je graag verder.

Gerelateerd aan

Verwante artikelen